Wat maakt sommige mensen zo productief? Hoe komt dat bepaalde ondernemers steeds weten hun focus te bewaren? Kevin Kruse, schrijver bij Forbes, interviewde onlangs enkele bekende ondernemers. Elk van hen kreeg dezelfde vraag voorgeschoteld: wat is jouw geheime wapen voor productiviteit? Kruse bundelde 10 unieke kenmerken:
1. Ze tellen minuten, geen uren
De gemiddelde mens denkt in tijdsblokken van uren. Uiterst succesvolle mensen daarentegen, weten dat een dag 1.440 minuten telt en dat er niets zo kostbaar is als tijd. Geld kan je verliezen en terugwinnen, maar tijd gaat verloren. Hoe Olympische gymnast Shannon Miller het omschreef: “To this day, I keep a schedule that is almost minute by minute.” You must master your minutes to master your life."
2. Ze focussen zich op slechts een ding
Ultra productieve mensen weten wat hun belangrijkste dagtaak is. Daar werken ze non-stop twee uur aan verder, zonder onderbrekingen. Tom Ziglar, CEO van het gelijknamige bedrijf zei “Invest the first part of your day working on your number one priority that will help build your business.” Dus stel jezelf de vraag: welke taak oefent momenteel de grootste impact uit op het behalen van je doelstellingen? Welke mijlpaal zal jou een promotie opleveren?
3. Ze gebruiken geen to-do-lijstjes
Hoog tijd om die to-do-lijst buiten te gooien. Plan gewoon alles in op je calendar app. Want slechts 41% van to-do-list items wordt ooit uitgevoerd. En al die andere to-do's die op de lange baan werden geschoven? Die bezorgen je enkel stress en slapeloosheid.
Nu: 41% is best weinig. "Gebruik zeker een kalender en verdeel je hele dag onder in blokken van 15 minuten," adviseert Jordan Harbinger, co-founder van The Art Of Charm. "Het lijkt gekkenwerk, maar je slaagt er tenminste in om 95% van je taken af te werken."
4. Ze maken komaf met uitstelgedrag door naar de toekomst te reizen
Je toekomstige zelf mag je niet vertrouwen. Tenslotte zijn we nu eenmaal tijdsinconsistent. Vandaag kopen we groenten omdat we erin geloven dat we de hele week lang salades zullen eten. En een tijd later gooien we beschimmelde komkommers weg. Daarom: wat kan je vandaag doen zodat je er later ook baat bij hebt? Denk eens na over hoe jij jezelf waarschijnlijk zou saboteren in de toekomst (zelfkennis, weet je wel) en bedenk een oplossing om die gewoonte tegen te werken.
5. Ze gaan tijdig naar huis voor het avondeten
Er zal altijd werk zijn, meer dan ooit kan worden verwerkt in één dag. Maar succesvolle mensen weten wat prioritair is in het leven. Ja, werk, maar ook andere dingen. Die zijn voor iedereen anders, maar doorgaans gaat het om tijd met familie, sport en het goede doel. Die 1.440 minuten per dag zijn mooi verdeeld over hun waarden.
6. Ze hebben een notitieboekje
Richard Branson heeft al vaker gezegd dat hij Virgin nooit had kunnen uitbouwen zonder zijn simpel notitieboekje. Ja, dat neemt hij overal mee naartoe. Of hoe de Griekse Aristoteles Onassis zei: “Always carry a notebook. Write everything down…That is a million dollar lesson they don’t teach you in business school!” Het is duidelijk: ultra productieve mensen vinden innerlijke rust door alles neer te pennen.
7. Ze verwerken hun e-mails slechts een aantal keer per dag
Uiterst productieve mensen "checken" hun mail niet doorheen de dag. Ze zijn niet gebrand om meteen te antwoorden zodra hun gsm trilt. Net zoals alle andere activiteiten plannen ze het checken van e-mails zorgvuldig in. Snel en efficiënt. Sommigen doen dat 1 keer per dag, andere 's morgens, 's middags en 's avonds.
8. Ze vermijden meetings zo vaak mogelijk
Toen schrijver Kevin Kruse aan Mark Cuban vroeg naar dé ultieme tip voor een productieve werkweek, moest die laatste niet lang nadenken. “Never take meetings unless someone is writing a check.” Toegegeven, meetings zijn echte tijddoders. Ze beginnen laat, niet alle juiste mensen zijn aanwezig, topics worden uitgetrokken en je wordt moe. Eigenlijk zou je in staat moeten zijn om op eender welk moment een meeting te verlaten. En ook: organiseer zelf geen overbodige besprekingen. Als ze toch noodzakelijk zijn, houd de zaken dan kort en krachtig.
9. Ze zeggen bijna op alles 'nee'
Biljonair Warren Buffet zei ooit: “The difference between successful people and very successful people is that very successful people say ‘no’ to almost everything.” Onthoud dat, als het antwoord niet "Amai, JA!" luidt, het wel een "nee!" moet zijn. Niet te vergeten: je hebt maar 1.440 minuten op een dag. Geef ze niet zomaar weg.
10. Ze volgen de 80/20 regel
Beter bekend als het Pareto-principe, geldt dat 80% van alle uitkomsten het resultaat zijn van slechts 20% van alle activiteiten. Productievelingen weten welke activiteiten voor de allerbeste resultaten zorgen. De rest wordt genegeerd.
En jij? Hoe zorg jij ervoor dat jij productief blijft?
