Productiviteit. Het blijft een woord dat continu terugkomt: op je werk, in functioneringsgesprekken, tijdens evaluaties en als je zelf kijkt naar hoe je dag is verlopen. Hoeveel heb je gedaan in die paar uur? En was het genoeg? Met alle prikkels, van onder andere technologie, wil onze productiviteit nog wel eens te wensen over laten. En nu uit onderzoek van Workfront ('The State of Work 2020') blijkt dat 41 procent vindt dat IT vaker een belemmering dan een toegevoegde waarde is voor hun productiviteit, is het een uitdaging om op een juiste manier met IT op de werkvloer om te gaan.

Zo worden social media, de bergen e-mails en talloze tools en programma’s als belemmerend ervaren. Maar toch kunnen specifieke IT-programma’s en handige tools ook rust en overzicht brengen. Ik deel vijf praktische tips (en tools) om structuur te brengen in je werk- en denkprocessen en je productiviteit een boost te geven, zónder dat je daarin wordt belemmerd door IT. En een tipje van de sluier: het gaat niet om het verbannen van technologie, maar om de gebruikswijze ervan.

Tip 1: Structuur aanbrengen en organiseren

Door alle taken die we dagelijks moeten uitvoeren en de overload aan mails die we dagelijks ontvangen, willen we nog wel eens de structuur en het overzicht verliezen. Kies daarom voor handige tools zoals EverNote of OneNote: online systemen waarin alle ideeën, notities, belangrijke documenten en online knipsels opgeslagen kunnen worden. Vanuit dit overzicht kun je gemakkelijk een actie-document samenstellen dat gesynchroniseerd wordt met al je devices.

Als je taken en verantwoordelijkheden vervolgens overzichtelijk zijn genoteerd, is het zaak om prioriteiten te stellen en het overzicht te behouden in de volgorde van werken. Daarom zijn er tools zoals Wunderlist. Online takenlijsten waar je, punt voor punt, je taken kunt afvinken en weg kunt werken.

Tip 2: Verbeter je focus en train je aandacht

Het behouden van focus, vooral in een kantoortuin of de ‘werkplek van de toekomst’, kan een uitdaging zijn. Maar, geen zorgen. Door het aanpassen van diverse slimme details kun je je focus al verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan geluid, kleur of licht. Het horen van rustgevende geluiden kan een positieve uitwerking hebben op onze productiviteit en concentratie. Daarom is er Noisli: een app waarmee je een eigen geluidenset kunt creëren om daarmee je focus te verbeteren.

Naast het doorvoeren van kleine aanpassingen om je focus te verbeteren, kun je ook je aandacht trainen. Mindfulness technieken kunnen hier van toegevoegde waarde zijn, evenals een geheugentrainer.

Tip 3: Overzicht in de mogelijkheden buiten je kantoor

Buiten kantoor werken of werken op een moment dat het jou uitkomt, helpt bij het verhogen van je productiviteit. Door flexibel te zijn (zowel jij als je werkgever) verminder je de afleidingen die je op kantoor ervaart daarmee ook je dagelijkse stress, met als gevolg dat je vaak sneller en beter je werk kan doen.

De flexibiliteit om out of office te werken is al een belangrijke stap, maar wanneer je niet op kantoor bent, moet je natuurlijk wel aan je projecten kunnen werken en weten wáár je dat precies kunt doen (behalve thuis). Want je meetings en afspraken gaan natuurlijk gewoon door, ook buiten de deur. Daarom zijn er tools zoals Work Hard Anywhere die je een overzicht geven van diverse kantoren, cafés en zakelijke meeting-locaties. Hierdoor kun je snel zien van welke meetingrooms of flexplekken je gebruik kunt maken.

Tip 4: Vermijd afleiding

Eén van de grootste afleidingen, zowel op kantoor als thuis, is het altijd online ‘moeten’ zijn. Het merendeel van de werkende mensen heeft het gevoel dat ze altijd bereikbaar moeten zijn, voor zowel hun collega’s als klanten. Het gevolg? Een overprikkeld brein, stress tijdens werk en in sommige gevallen zelfs de keuze om ontslag te nemen.

Om dergelijke afleiding en overload aan prikkels te voorkomen zijn er apps die helpen om ‘stilte’ te creëren. Offtime, Flipd of Moment zijn hier goede voorbeelden van. Deze tools dempen je notificaties, of laten enkel notificaties zien die prioriteit hebben. Zo kun jij beter en langer focussen.

Tip 5: Ga slim om met de technologie

Technologie laat ons sneller, efficiënter en beter werken. Mits we er goed mee omgaan. Veel mensen zijn verslaafd geraakt aan notificaties, hun smartphone of het checken van het nieuws of mail. Op het moment dat je je dat realiseert én leert hoe je goed met de technologie kan omgaan, zal het je (werkende) leven verbeteren en merk je vanzelf dat je stukken productiever wordt.

Dit kun je vaak doen door kleine, praktische en slimme aanpassingen in je structuur. Zo check je bijvoorbeeld niet meer elke vijf minuten je mail, maar maximaal drie keer per dag, op vaste tijdstippen. Of leg je je telefoon in je tas, in plaats van op je bureau. Maar vooral: maak (slim!) gebruik van alle technologische oplossingen die nog zullen komen.