Hoe vaak heb jij je sociaal secretariaat de laatste weken gebeld of gemaild? Alsof de complexiteit van de sociale en fiscale wetgeving nog niet genoeg was voor COVID-19 komen daar nu nog een pak nieuwe vraagtekens bij, in de vorm van technische werkloosheid, Corona ouderschapsverlof, verlof voor zelfstandigen, en ga zo maar door. In tijden als deze wordt de waarde van een vinnig sociaal secretariaat als Besox alleen maar meer in de verf gezet. “De combinatie van digitalisering en een persoonlijke dossierbeheerder laat ons toe om snel, flexibel en proactief mee te denken met onze klanten”, zegt Christophe Morbee, zaakvoerder van Besox.
Negentig procent van de ondernemingen uit de particuliere sector in ons land doet voor de berekening van de salarissen van hun 2,7 miljoen medewerkers een beroep op een sociaal secretariaat. De berekeningen zijn bij elk secretariaat hetzelfde, de meerwaarde wordt gecreëerd door slim in te spelen op de sociale en fiscale wetgeving. De puzzel kan voor elke onderneming op maat worden gelegd, en evolueert ook constant mee met de groei van de onderneming.
Onbeperkt betaald verlof
“Er zijn ontzettend veel creatieve oplossingen”, zegt Morbee. Bij Besox zelf mogen werknemers bijvoorbeeld zoveel betaald verlof nemen als ze willen. “Het werd aanvankelijk voor een stunt aangezien”, legt hij uit. “Maar de maatregel wordt positief ervaren door onze medewerkers. Het schept een vertrouwensband en een gevoel van vrijheid. Bovendien blijkt het een extra troef te zijn om nieuwe werknemers aan te trekken.”
Christophe Morbee nam het sociaal secretariaat in 2015 over van zijn vader, en sindsdien gaat het snel voor Besox. Van één kantoor in Knokke ging het naar acht locaties, waaronder ook Gent en Antwerpen. In 2018 voegde Besox dankzij een aantal overnames bankieren, verzekeringen en beleggingen toe aan zijn portefeuille, wat van het snelgroeiend bedrijf een one-stop shop maakt voor kmo’s en andere ondernemingen.
Sociaal lokaal
Van zijn vader leerde Morbee het persoonlijk contact met klanten naar waarde schatten, en dat is nog steeds één van de pijlers van Besox. “In tegenstelling tot de grote sociaal secretariaten, werken we persoonlijk en lokaal, eerder dan gecentraliseerd”, legt de zaakvoerder uit.
“We geloven sterk in een vlakke structuur met lokale teams van ongeveer 20 mensen. Elk team bestaat uit een aantal dossierbeheerders, aangevuld met gespecialiseerde HR- en juridische profielen.”
Bij Besox beschikt elke klant over één vaste contactpersoon, die regelmatig ter plaatse komt meevolgen en meedenken over optimalisaties op vlak van payroll en andere HR onderwerpen. “Zeker in tijden als deze loont die aanpak heel erg”, zegt Morbee. “Omdat onze dossierbeheerders hun klanten zo goed kennen, laat het ons toe om snel, flexibel en creatief om te springen met de overheidsmaatregelen.”
HR app
Een heel grote troef is de combinatie van persoonlijke aanpak met doorgedreven digitalisatie. Besox werkte met tech start-up Officient een intuïtief digitaal platform uit op maat van Vlaamse kmo’s en start-ups, inclusief verlofkalenders, rapporterings- en simulatietools en digitale contract flows. “Omdat Vlaanderen zo’n kleine markt is met een complexe wetgeving, is er heel lang te weinig geïnvesteerd in IT-oplossingen”, zegt Morbee. “Onze digitale tools halen bij onze klanten heel wat administratieve last weg, ze geven inzicht in de cijfers, en op basis daarvan kunnen betere beslissingen gemaakt worden. Het lijkt een evidentie, maar de sector is extreem oubollig en digitalisering staat bij velen nog in de kinderschoenen.”
Omdat Vlaanderen zo’n kleine markt is met een complexe wetgeving, is er heel lang te weinig geïnvesteerd in IT-oplossingen
Bedrijven op zoek naar digitale oplossingen, komen dan ook steeds vaker bij Besox aankloppen. Zo stapte Vlerick Business School recent over, en steeds meer start-ups vinden hun weg naar het digitale platform. Besox ontwikkelde recent, als eerste en voorlopig enig sociaal secretariaat, ook een app voor werknemers, zodat die onder meer met één druk op de knop verlof kunnen aanvragen en hun loonbrieven opvolgen.
Overstappen in één klik
Daarnaast heeft Besox geïnvesteerd in het vereenvoudigen van het overstapproces van één sociaal secretariaat naar een ander. “Tot een aantal jaar geleden was de overstap een complex en langdradig gegeven”, aldus Morbee. “Iets waar je als onderneming maar beter goed en diep over nadacht. Vandaag houdt het echter niet meer zoveel in. Eenmaal het contract is getekend, kunnen we vrij eenvoudig toegang vragen tot de gegevens bij een ander sociaal secretariaat en laden we die in op ons systeem.”
Als de drempel hoog gehouden wordt, stipt Morbee aan, dan is dat door de contracten van de meeste secretariaten, die stipuleren dat een onderneming anderhalf jaar op voorhand moet opzeggen. “Anderhalf jaar? Dat is prehistorisch!”
Nieuwe loonmotor
Besox zou graag nog een pak verder gaan in het digitaliseren en automatiseren van de activiteiten. “Er is nog zoveel dat kan verbeterd worden voor onze klanten”, zegt Morbee. “En als ik echt groots mag dromen, dan zou ik een aantal IT’ers naar ons hoofdkantoor in Knokke lokken om een nieuwe loonmotor te schrijven.”
Loonmotors, de software die lonen berekenen, zijn bijna ongewijzigd gebleven sinds de jaren tachtig. “Daarmee zouden we echt brokken maken”, klinkt het enthousiast. Afgaand op de snelheid waarmee Besox evolueert, en op het enthousiasme van Morbee, zou dat wel eens vroeger dan later kunnen zijn.
Besox biedt als enige sociaal secretariaat een online tool aan die de loonkost van een werknemer berekent per uur, per dag, per maand of per jaar. Start hier zelf de berekening.
