Waarom cashflowbeheer zo belangrijk is: “Als ondernemer heb je geen zekerheid, maar kan je wel de onzekerheid zoveel mogelijk beperken”

Jan Speelman - Country Manager Netherlands & Belgium Agicap

Voor een ondernemer is het van levensbelang te weten hoeveel geld er binnenkomt en wegvloeit. Want alleen zo zal hij erin slagen de nodige buffers op te werpen of zich te wapenen tegen een toekomst die vandaag onzekerder lijkt dan anders. Alleen: hoe komt die ondernemer tot dat inzicht in zijn cashflow? Het van oorsprong Franse Agicap biedt ondernemers een SaaS-platform dat efficiënter cashmanagement garandeert en toelaat betrouwbare voorspellingen te doen.

Als ondernemer moet je snel kunnen schakelen en een gezonde cashflow hebben om dat mogelijk te maken. Dat heeft de vierde coronagolf nog maar eens bewezen: wanneer events worden geannuleerd of restaurants gesloten, hebben de ondernemers erachter een buffer nodig om dat op te vangen.

“De cashflow is de bloedlijn van het bedrijf”, benadrukt Jan Speelman, countrymanager Agicap voor Nederland en België. “Daarom is het belangrijk dat de ondernemer er ook voldoende inzicht uit haalt: wat drijft de kosten en en de inkomsten en hoe beïnvloedt dat de cashflow? Met dat inzicht kan hij zich beter wapenen tegen fluctuaties of sluitingen, en kan hij zijn commitments naar leveranciers, verhuurder of personeel beter naleven.”

Facturen van 1000 euro uitsturen

Niet alleen in barre economische tijden moet de ondernemer zijn cashflow opvolgen. Ook als het goed gaat, is dat een must. Stel dat zich een opportuniteit voordoet, bijvoorbeeld een investeringsproject of een talent dat zich aandient en dat je kan aanwerven: ook dan moet je als ondernemer snel kunnen schakelen, op basis van inzicht in de cashflow.

“Wat we echter merken, is dat veel kmo’s op dat vlak achter de feiten aanlopen en soms zelfs eenmaal per kwartaal – en dan vaak nog op aansporen van hun boekhouder – met de inkomende en uitgaande facturen bezig zijn. Ze volgen weliswaar de dagelijkse business op, maar kijken te weinig vooruit. Omdat ze dat te tijdrovend vinden, of omdat ze niet goed weten waar te beginnen. Op die manier zijn ze veel te weinig bezig met de controle over hun eigen toekomst.”

“Simpel voorbeeld: je kan een factuur van 1000 euro uitsturen naar een klant, maar zolang dat geld niet op de rekening staat, kan je er niets mee doen. Terwijl veel bedrijven die 1000 euro al in rekening brengen. Als corona dan al voor iets positiefs heeft gezorgd, dan wel dat bedrijven die erdoor getroffen worden vandaag veel meer met hun cashflow bezig zijn. Maar het kan nog altijd beter.”

Combinatie van uitdagingen

Tekort aan grondstoffen, stijgende energieprijzen, laattijdige leveringen en betalingen van leveranciers … De meldingen erover lijken vandaag schering en inslag. Zijn het daarom vandaag meer uitdagende tijden voor de ondernemer? “Elke tijd kent zijn eigen uitdagingen”, antwoordt Jan Speelman filosofisch. “Maar vandaag lijkt alles extra challenging omdat zich een combinatie van factoren aandient: er is de war for talent, het grondstoffen- en materialentekort, corona zelf, de inflatie die blijft stijgen,…”

“Als je daarenboven klanten verliest of minder omzet draait, dan wordt het echt wel puzzelen. Wat de huidige situatie eigenlijk vooral bevestigt, is hoe onzeker de toekomst altijd is. Ook als het goed gaat, kan het opeens keren: dat is geen doemdenken, maar realiteit. En daar moet je als ondernemer continu klaar voor zijn.”

“Historische data kunnen de ondernemer in dat opzicht helpen om bepaalde trends en dynamieken te ontwaren. Maar de voorspellende waarde ervan is zodanig afhankelijk van context dat er eigenlijk vooral forecasts nodig zijn om die onzekerheid van de toekomst te counteren. Daarom maken we het met ons SaaS-platform de ondernemer zo gemakkelijk mogelijk om die forecastst te genereren: een druk op de knop volstaat om de real-time toestand van de organisatie te zien én een forecast die de situatie binnen een kwartaal, een half jaar tot zelfs een jaar zo dicht mogelijk benadert. Op basis van verschillende mogelijke scenario’s, waarin bijvoorbeeld rekening wordt gehouden met onverwachte inkomsten of uitgaven.”

Duurzame klantenrelaties uitbouwen

“We kunnen trouwens nog korter op de bal spelen en forecasts doen op dagbasis – wat we voor sommige bedrijven effectief uitvoeren – maar verder dan een jaar gaan we doorgaans niet: we leggen de horizon op die redelijke grens, want daar voorbij wordt de onzekerheid alleen maar groter. Vooral omdat betalingstermijnen op facturen doorgaans niet verder gaan dan vier maanden.”

“Onze forecasts zijn overigens niet statisch, maar worden minstens op dagelijkse basis bijgewerkt. Doordat dit automatisch gebeurd, zien we dat klanten er veel vaker mee bezig zijn dan wanneer ze het manueel deden. Daarnaast kunnen ze ook vergelijkingen maken tussen hun voorspelling en de realiteit. Hierdoor krijgen ze real-time inzicht in de mate waarin ze ‘on track’ zijn ten opzichte van hun plan en kunnen ze tijdig bijsturen.

“We bieden bij dat alles ook de nodige hands-on ondersteuning, zeker naar kleinere ondernemers toe die minder financieel inzicht hebben dan grote organisaties. Dat is waar wij met Agicap echt het verschil kunnen maken en meerwaarde genereren: ondernemers inzichten leren puren uit real-time cijfers en forecasts. We hebben daar ook zelf baat bij, want het laat ons toe duurzame klantenrelaties uit te bouwen en ons te differentiëren door écht met lokale bedrijven samen te werken en ons te committen om ons aan te passen aan hun noden, taal en cultuur.”

Betere recepten uitdenken

Beter cashflowbeheer en het inzetten van forecasts hebben nog een ander voordeel: er is weliswaar nog altijd een boekhouder nodig, of een controller of CEO die intern de financiën opvolgt, maar de gespendeerde tijd gaat een stuk omlaag en dus ook de investering qua kosten en tijd.

“Gewoon omdat de ondernemer zelf veel minder tijd moet steken in het bijeenvoegen van data in een Excel sheet. Die vrijgekomen uren kan de ondernemer spenderen aan het analyseren van die data en het maken van strategische beslissingen op basis daarvan, of aan zijn corebusiness zelf zodat hij daar meer impact mee kan maken. Vijf uur per maand meer tijd hebben om je team te versterken, een deal binnen te halen of betere recepten uit te denken, kan een wereld van verschil maken en veel meer opbrengen dan de investering in ons platform.”

“Wij willen met andere woorden geen kost vormen voor bedrijven, wij willen dat ze dankzij ons financieel beter worden – door inzicht te geven in potentiële opportuniteiten of risico’s. Wat die bedrijven vervolgens met dat inzicht doen, is voor hun rekening. Happy to think along, maar het is aan de ondernemer om te ondernemen.”

“Al dien ik wel te vermelden dat we met Agicap momenteel volop producten bouwen waarmee we die volgende stap wél kunnen zetten. Zo werken we aan een toepassing waarmee klanten kennis kunnen maken met aanbieders van financiering, zodat ze hun financieringsbehoefte gemakkelijker kunnen aanpakken. Kortom, we willen evolueren van een tool die cashflow monitort en forecasts doet naar een veel bredere finance tool voor partners.”

Niet zomaar een vlag planten

Met de tool en vooral de forecasts wil Agicap ondernemers ontzorgen door onzekerheid weg te nemen. Maar behoort onzekerheid niet inherent tot het bestaan van de ondernemer, willen we nog weten? Die factor zal toch nooit helemaal kunnen uitgewist worden? “Klopt absoluut”, beaamt de countrymanager. “Je kent misschien het gezegde no plan survives first contact with the enemy? Dat betekent dat iedereen die een project wil verwezenlijken, flexibel moet zijn. Het is belangrijk om een plan te hebben, maar aanpassingsvermogen is daarbij essentieel, want er kan altijd iets tussenkomen of onverwachts gebeuren.”

“Net daarom is het nuttig om die plannen regelmatig tegen het licht te houden. Ondernemen is meer dan een vlag planten en een jaar later kijken hoe het ermee gesteld is. Je moet bijsturen om zo dicht mogelijk bij je oorspronkelijke plannen te blijven. Als ondernemer heb je geen zekerheid, maar je kan wel proberen de onzekerheid zoveel mogelijk te beperken.”