Sinds kort ondertekent en verwerkt de Dienst Rekrutering en Selectie van Stad Gent 90.000 brieven digitaal. ‘into it' tekende, samen met Digipolis, de ICT-partner van de stad, voor het ontwerp, de ontwikkeling en integratie van het innovatieve Digitaal HandtekenPlatform (DHP). Dankzij deze vooruitstrevende oplossing daalt de administratieve last aanzienlijk, zowel voor de burger-sollicitant als voor Stad Gent. Doel is om op termijn het pilootproject uit te breiden naar andere diensten.

In een notendop

het DHP zet tekstdocumenten, zoals een uitnodiging voor een selectieronde of de resultaten van de sollicitatieproef, om naar pdf-bestanden klaar om te ondertekenen door de bevoegde personen. Het tekenen gebeurt met behulp van de elektronische identiteitskaart (eID) en de bijbehorende pincode. Op die manier wordt de digitale ‘brief' een authentiek document dat formeel ondertekend is en een tijdstempel draagt. Het kan daarna niet meer worden gewijzigd zonder dat het zijn rechtsgeldigheid verliest.

Dienstverlening

"Dat betekent dat we jaarlijks zo'n 90.000 documenten digitaal kunnen aanmaken en archiveren", zegt Stefan Vanbroeckhoven, directeur van de Dienst Rekrutering en Selectie. "Op die manier versterken we onze dienstverlening aan de burger want de sollicitanten krijgen uiterst snel een authentiek en juridisch geldig document in hun mailbox. Iedereen wint tijd en intern verhogen we bijkomend onze efficiëntie. Bovendien besparen heel wat archiefruimte en maakt het DHP een einde aan de papierberg. Kortom, we werken efficiënter en besparen kosten."

Primeur Stad Gent én Vlaanderen

Samen met Digipolis, de geïntegreerde ICT-partner van de Stad Gent, nam ‘into it' het ontwerp, de ontwikkeling en integratie van het DHP voor zijn rekening. "In eerste instantie de analyse van de invoering van de digitale handtekening bij de elektronische HR-processen. Daarnaast moesten de nieuwe processen en applicaties in het bestaande rekruteringssysteem e-Recruitment worden geïntegreerd", legt Michallis Pashidis, projectmanager bij ‘into it', uit. "Behalve het digitaal ondertekenen door één of meerdere personen, moest ook een cascade mogelijk zijn (wie tekent eerst, enz.), net zoals een automatische verwittiging of rappel via e-mail." Bovendien kan dezelfde persoon verschillende documenten tegelijk ondertekenen of dat weigeren en ook motiveren. Daarnaast ontwikkelde ‘into it' nog tal van onderliggende workflowprocessen.

Ten slotte ontwierp ‘into it' het DHP als een modulaire applicatie. Dat laat toe het workflowsysteem en de module voor het digitaal ondertekenen afzonderlijk te gebruiken, op een heel vlotte en gebruiksvriendelijke manier uit te breiden of te integreren in een andere omgeving of departement. In een volgende fase wil Stefan Vanbroeckhoven het DHP compatibel maken met een tablet-pc. "Zo is de ondertekenaar niet langer gebonden aan zijn vaste computer of lokaal netwerk en kan hij van om het even waar een juridisch geldige handtekening plaatsen. Een primeur voor de Stad Gent en voor Vlaanderen."

-- --

Heb je zelf nieuws over je bedrijf? Mail naar redactie@bloovi.be en we nemen het op in ons Sectornieuws.

Je kan je nieuws ook tweeten met #bloovi