NIEUWE WET :: Elektronisch factureren makkelijker vanaf 1 januari 2013

Elektronisch factureren is niet nieuw.  Al in 2004 werd de elektronische factuur in het Belgisch recht geïntroduceerd in een wet ter omzetting van een Europese richtlijn.  Elektronische facturen waren echter aan heel wat voorwaarden onderworpen en bovendien bleek dat de verschillende Europese lidstaten een wel erg verschillende invulling gaven aan de richtlijn. Hierdoor is elektronisch factureren, zeker bij crossborder transacties, nooit écht populair geworden bij bedrijven en dat ondanks de nochtans spectaculair snelle groei van (grensoverschrijdende) e-commerce.

De Europese Unie is dan ook enkele jaren geleden opnieuw achter de tekentafel gaan zitten en heeft – in het kader van een aantal aanpassingen aan de BTW-richtlijn - nieuwe en soepelere regels voor elektronisch factureren ingevoerd die voor de echte doorbraak van de digitale factuur moeten zorgen in de ganse unie.  Die Richtlijn 2010/45/EU is inmiddels vertaald naar Belgisch recht middels twee wetsvoorstellen die ervoor moeten zorgen dat België vanaf 1 januari 2013 helemaal warm loopt voor de elektronische factuur.

De beide wetsontwerpen (Wetsontwerp van 18 oktober 2012 tot wijziging van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde (I) (pdf, 1.21 MB) en Wetsontwerp van 18 oktober 2012 tot wijziging van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde (II) (pdf, 162 KB) ) regelen eigenlijk grotendeels een aantal BTW-aangelegenheden, maar bevatten ook een aantal interessante verduidelijkingen en versoepelingen aangaande elektronische facturen.

Enkele principes die in België ook al golden onder de wet van 2004 worden bevestigd.  Zo wordt herhaald dat elektronische facturen rechtsgeldig zijn als de ontvanger aanvaardt dat zijn factuur hem elektronisch wordt toegestuurd.  Die aanvaarding hoeft niet uitdrukkelijk gegeven te worden.  Ze kan even goed impliciet zijn, bijvoorbeeld door de betaling zonder protest van de klant.

Daarnaast zijn er enkele principes die aangepast of verduidelijkt worden:

Elektronische en papieren facturen worden vanaf 1 januari volledig gelijkgeschakeld en (fiscaal) op precies dezelfde manier behandeld. De nieuwe wet zegt nog steeds dat de uitgever en ontvanger van elektronische facturen de "authenticiteit, integriteit, herkomst en inhoud van hun factuur moeten kunnen garanderen".  Vroeger kon dit enkel door een keuze voor ofwel EDI (een vaste standaard van elektronische datauitwisseling met betrekking tot facturen) ofwel een geavanceerd systeem van elektronische handtekening.  Hierdoor waren bedrijven verplicht om aanzienlijke investeringen te doen of een externe partner te zoeken voor hun elektronische facturatie.  Deze verplichting, die de facto al in 2010 verdween, wordt nu vervangen door een vrije keuze voor bedrijven om zelf te zorgen voor de gepaste technologische zekerheden.  De wetgever legt geen enkele techniek of formaat op.  Hierdoor kan een eenvoudig pdf-document, ook zonder elektronische handtekening, nu zonder enig probleem als een geldige elektronische factuur gezien worden.  De enige vereiste is dat de uitgever het onmogelijk maakt om de inhoud en herkomst van een factuur te manipuleren na de uitgifte ervan.

Elektronische facturen moeten elektronisch gearchiveerd worden.  In principe zullen nu ook papieren facturen elektronisch gearchiveerd kunnen worden.  Papieren archivering moet in België gebeuren.  Elektronische archivering mag echter ook buiten België, voor zover ervoor gezorgd wordt dat er een directe (elektronische) toegang is tot de facturen in kwestie vanuit België.  Hiermee wordt archivering in de cloud mogelijk gemaakt.  Het is in elk geval niet langer nodig om elektronische facturen ook nog eens afzonderlijk in papieren vorm te archiveren. De bewaringstermijn voor facturen wordt van 10 naar 7 jaar gebracht. Beide wetsontwerpen bevatten daarnaast een lange reeks fiscale regels met betrekking tot (elektronisch) factureren, verkoop op afstand en levering van diensten en goederen die voer zijn voor fiscalisten.  Wellicht komt onze huisfiscalist hier binnenkort nog uitgebreid op terug in een afzonderlijk artikel.

Conclusie

Een en ander betekent dat elektronisch factureren wel degelijk eenvoudiger wordt.  Een aantal regels waren al in 2012  versoepeld, maar worden in deze nieuwe wet definitief verduidelijkt en vastgelegd.  Onder meer e-commerce ondernemingen kunnen er alleen maar hun voordeel mee doen.  De administratie en de nodige veiligheidsvoorschriften en de daaraan verbonden investeringen voor elektronisch factureren worden immers aanzienlijk lichter en dat is goed nieuws voor de e-commerce ondernemer, die makkelijk en goedkoop verder kan evolueren naar een 100% online zakenmodel.

Heeft u vragen over elektronisch factureren of over e-commerce, contacteer dan ons IP/IT Media departement onder leiding van Bart Van den Brande.