De digitale vooruitgang biedt veel voordelen, daar hoeven we geen artikel meer over te schrijven. Maar de versmelting van werk en privé zorgt er ook voor dat we ons werk overal naartoe nemen en dat we op het werk afgeleid worden. Gesplitste aandacht verlaagt je productiviteit, maar je kan je daar tegen wapenen.

Multitasken

"Multitasken" heeft wat van zijn buzz verloren omdat we meer en meer aanvoelen dat het dikwijls beter is te focussen op één iets tegelijk.

We doen het bijna allemaal: op een tweet reageren tijdens een meeting, een korte mail beantwoorden omdat het tijdens een te lang aanslepend telefoontje aanlokkelijk staat te blinken, ... Tegelijk voelen we ons ook tijdens onze ontspanning, onze batterij-opladen-momenten, vaak verplicht om iets direct af te handelen. "Terwijl ik het hier nu toch open heb...".

Een logisch gevolg daarvan is dat die onderbroken ontspanning ons minder voldoet dan we zouden willen, maar er zijn nog twee belangrijke consequenties:

  • Enerzijds dus je productiviteit. Je hebt vaak aandacht voor een aantal zaken tegelijk, maar zelden je volledige aandacht voor één bepaalde taak. Met tegelijk wordt niet per se letterlijk dezelfde seconde bedoeld, maar hoeveel onderbreken we langere to do's niet om even snel te kijken of er een nieuw mailtje is of om te zien of dat ene artikel die je regelmatig ziet terugkomen op Twitter wel niet heel belangrijk is? De tijd die je nodig hebt om je focus terug op die ene taak te richten, zorgt voor een aanzienlijke stijging in tijd die je nodig hebt om iets af te werken.
  • Daarnaast is er nog het minder voor de hand liggende gevolg, het continue. Je bent veel meer geneigd om voortdurend bezig te blijven. Na het afwerken van een taak, bekijk je social media, antwoord je op een paar mailtjes en je gaat over naar de volgende to do. Tijdens de lunch check je op je smartphone je Twitter lists en zet je een aantal interessante stukken content aan de kant "voor vanavond". Enzovoort...

Dit zijn onder andere redenen waarom veel mensen meer tijdrovende zaken houden voor 's avonds laat, 's morgens vroeg of op zondagnamiddag. 't Is stil, zowel offline als online. Je kan eens rustig doorwerken.

Maar we zouden Bloovi niet zijn, mochten we niet een paar oplossingen kunnen voorstellen ;-) Aan jou om te zien of je ze kan - en belangrijker: wil - toepassen.

Voor de managers

1 . Houd de meeting kort

Voor de gemiddelde meeting voorzie je best 3 kwartier tot een uur. (afhangend van het onderwerp). Ideaal neem je er achteraf een tas koffie bij en overloop je in een tiental minuutjes op een ontspannen manier de belangrijkste punten die werden aangehaald. Dat zorgt ervoor dat de essentie beter blijft hangen. Laat je mensen even op hun plooi komen en haal dan pas weer de zweep boven. Ideaal zet iedereen ook zijn smartphone af.

2 . Verlaag de reactiesnelheid

Spoor je mensen aan niet altijd direct te willen reageren op alles. Verwacht het dan uiteraard ook niet van hen. Werken ze beter door 2 uren hun mails af te zetten, laat ze. Promoot ook een cultuur waarin reacties, social media of email, ingepland worden op bepaalde momenten doorheen de dag. Hoe vaak ligt van het type job af. Die onderbrekingen stoort de focus op de taak waar ze mee bezig zijn. Bel ze desnoods, als het heel belangrijk is.

Maak ook afspraken met je mensen. Er zijn bijvoorbeeld bedrijven waar je iemand niet mag storen wanneer hij of zij een koptelefoon opheeft (ja, ook oortjes). Nog beter is wanneer er kleine ruimtes voorzien zijn waar een individu in alle rust en stilte kan doorwerken.

3 . Relax

Verwacht je van je mensen dat ze hard werken en dat ze de nine-to-five mentaliteit negeren, laat dan ook zien dat je hun inspanningen waardeert door aandacht te besteden aan hun energieniveau en motivatie. Heel wat bedrijven doen dit al door ontspanning te voorzien in de vorm van games, fussbal, ping-pong, ... Maar herinner je mensen er ook aan dat het OK is om één of twee keer per dag eventjes te stoppen en te relaxen. Het zal nog eens renderen ook.

Voor jou

1 . Prioriteiten stellen

Begin je dag met één specifieke taak, waarvoor je vooraf de tijd inplant. Dit kan dat ene puntje zijn waar je een hekel aan hebt, of net de belangrijkste to do van die dag. Door de ingeplande tijd weet je ook wanneer je precies zal stoppen (plan niet meer dan 90 minuten). Hierdoor kan je je volledig focussen en is het makkelijker om afleidingen te weerstaan. Bekom een paar minuutjes achteraf, voor je weer de wereld der communicatie induikt.

2 . Denken en redeneren

Zorg dat je geen slaaf wordt van het dringende. Er is altijd wel een prangende kwestie om aan te pakken, maar gun jezelf op geregelde momenten de tijd om even een stap terug te zetten. Denk na over je plannen op lange termijn, strategisch of dromend, jouw keuze. Laat hier ook je creativiteit maar eens goed gaan, in je hoofd zijn geen grenzen. Dit helpt je om 'the big picture" voor ogen te houden en zaken te relativeren. Daarnaast kan het je ook weer dat boostje aan motivatie geven om er daarna weer in te vliegen.

3 . Geniet van vakantie

Regelmatig een paar extra dagen voor jezelf voorzien zorgt voor een betere gezondheid en een verhoogde motivatie, dus meer productiviteit. Tenminste, als je er ten volle van geniet. Stel jezelf de vraag waarom je vakantie wil nemen en doe wat jouw wens op dat moment vervult. Wil je je honger naar cultuur stillen, doe dan iets in die richting. Maar heb je echte rust en ontspanning nodig, geef dan niet toe aan de verleiding om vooraf je dagen in te plannen om je vakantie te "optimaliseren". Dikwijls kom je daardoor met meer stress terug, dan wanneer je vertrok.

Tools helpen niet

Er bestaan tientallen tools om je te helpen efficiënter werken, apps, diensten, websites, ... Maar uiteindelijk helpen die maar tot een bepaald punt. Jij bent het uiteindelijk die de taken moet doen en dan nog liefst van topkwaliteit (lees: met voldoende focus). Dikwijls is een simpele to-do lijst op een plaats waar je makkelijk bij kan nog de beste oplossing. Ikzelf heb bijvoorbeeld een bestand met alles, op korte en op langere termijn. Maar mijn dagelijkse planning zet ik hier naast me op papier. Zit ik niet op mijn stoel, dan zit het papiertje in mijn broekzak. Simpel, maar efficiënt.

Doe waar jij je comfortabel bij voelt. Helpt een leuke tool omdat dat het plannen aangenamer maakt, zeker doen. Het punt is dat je gefocust aan de slag gaat en op tijd aandacht hebt voor ontspanning.