Er zijn veel tools beschikbaar om jouw sociale media kanalen te monitoren en beheren. Vandaag kijken we in detail naar HootSuite en in het specifiek Hootsuite Pro. Is het de moeite waard om hiervan gebruik te maken? Bloovi-schrijver Wouter Schikhof nam Hootsuite Pro onder de loep:

Hootsuite?

HootSuite is een social media platform dat gebruikt kan worden voor beheer, monitoring en analyse van jouw social media efforts. HootSuite biedt verschillende pakketten voor bedrijven en individuen. De gratis versie geeft toegang tot een brede waaier aan functionaliteiten die interessant zijn voor zowel startende- als grotere bedrijven die al zeer actief zijn op sociale media. 

HootSuite is als oplossing beschikbaar in een web gebaseerde versie en ook als applicatie voor iOS (iPhone & iPad) en Android. Voor je aan de slag wil, moet je een account aanmaken. Je kan inloggen met een bestaand e-mailadres ofwel via Google+, Twitter of Facebook. 

Vanaf dat je een account hebt kunt je aan de slag met de opzet. Standaard is een Hootsuite-account gratis. Voor een pro-account betaal je € 8,99 per maand. Als je voor het eerst registreert ben je als gebruiker niet verplicht betalingsgegevens in te vullen als je met de gratis tool wilt werken. HootSuite synchroniseert automatisch alles tussen de web interface-versie en de app. Zo kan je makkelijk switchen van apparaat en toch overal dezelfde gegevens zien. HootSuite maakt het ook mogelijk om automatisch je tweets te voorzien van custom URL parameters. 

Multi social channel management

De grote troef van HootSuite is dat het je in staat stelt om op een zeer eenvoudige wijze een grote variatie aan sociale media kanalen te volgen zoals o.a.: Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+ pagina’s, Foursquare, Wordpress, YouTube, Flickr en Instagram. Hootsuite biedt naast een privé account ook de mogelijkheid om als bedrijf te registreren. Je kan ook van privé-gebruiker overstappen naar een formule voor bedrijven als uw behoeften veranderen.

De setup van Hootsuite is eenvoudig. Je klikt op social netwerk toevoegen en de volgende box opent zich. Je kunt vervolgens het social profiel toekennen aan je eigen persoonlijk profiel. Voor bedrijven bestaat er de mogelijkheid om sociale accounts te linken aan een organisatie. Dit is een Pro functie die zeer handig is als je HootSuite gebruikt voor je bedrijf.

De opbouw van HootSuite is eenvoudig. Hootsuite maakt gebruik van een eenvoudig Dashboard. Via dit dashboard kun je verschillende tabbladen aanmaken. Per tabblad kun je vervolgens maximaal 10 kolommen activeren. Als gebruiker heb je zelf de vrijheid om de kolommen in te delen naar je persoonlijke voorkeur. Het is een drag & drop systeem en dit maakt de tool krachtig en gebruiksvriendelijk. 

In mijn dashboard heb ik tabbladen gemaakt per sociaal netwerk. Vervolgens heb ik per tabblad kolommen toegevoegd van informatie die ik wil volgen. Voor twitter zijn dit bijvoorbeeld de kolommen met mentions, nieuwe volgers, DM’s maar ook bijvoorbeeld twitterlijsten die ik volg. Deze opzet stelt mij in staat om eenvoudig tussen sociale netwerken wisselen en ik kan per kanaal zeer snel “streams” van nabij volgen.

Voor Facebook, Google+ bedrijfspagina en Linkedin zijn er andere kolommen die kunnen worden ingedeeld naar eigen voorkeur. En dat maakt Hootsuite zeer krachtig terwijl de opzet eenvoudig is. 

Cross platform posting

De kracht van HootSuite zit hem naast het ordenen van alle netwerken in een interface ook in het simultaan kunnen delen van updates over de verschillende netwerken. Ofwel cross platform posting. Je kunt dus je updates tegelijkertijd uitsturen over Facebook, Twitter, LinkedIn enzovoort. 

Voor de gratis versie kan dit doen over 5 netwerken heen. Met de PRO versie kan je updates versturen over 50 netwerken tegelijk. Onder netwerk verstaan we niet alleen Facebook, Google+ en Twitter maar ook LinkedIn en Linkedin Groepen waar je lid van bent. Dus de reikwijdte is enorm.

Zelf ben geen voorstander van cross platform posting. Ik vind dat elk sociaal netwerk anders dient benadert te worden. Daarom lijkt het me als marketeer niet nuttig om je bericht zomaar overal te broadcasten op dezelfde manier. De boodschap en tone of voice moet aangepast zijn aan de doelgroep en netwerk!

Toch kan je wel gebruik maken cross platform posting binnen HootSuite. Zo kun je een post over nieuwe features in Google Analytics bijvoorbeeld automatisch in verschillende Web Analytics groepen posten op LinkedIn! Zeer handig! Hoe je omgaat met cross platform posting is en blijft een eigen keuze.

Planning en organisatie

Social media management vergt planning en organisatie. Een handige functie van Hootsuite Pro is de mogelijkheid om een organisatieprofiel aan te maken waaraan de verschillende sociale accounts zijn gekoppeld. Vervolgens kun je als organisatie verschillende teams aanmaken voor welke je kan bepalen tot welke sociale netwerken ze toegang hebben. Dit is zeer nuttig als je een onderscheid willen maken in Marketing & Customer Support in sociale media.

Per team kunnen de leden worden toegevoegd en kunnen de machtigen uitgedeeld worden. Een zeer eenvoudige maar krachtige manier van het kunnen organiseren van interne toegang. Het stelt je ook in staat om bijvoorbeeld uitgaande reacties te controleren aangezien deze het onderwerpen kunnen zijn van de controle van de account administrator.

Daarnaast kun je ook bijvoorbeeld tweets toewijzen aan personen uit je team voor opvolging als het gaat om customer care. Een handige feature voor bedrijven.

Interne communicatie

Maar organisatie van de teams is uiteraard niet alles. Om goed met elkaar en onderling te kunnen afstemmen is interne communicatie tussen teamleden ook zeer belangrijk als men met meerdere teamleden op een account werkt. In de praktijk wordt op verschillende manieren opgelost. Bij customer support zie je vaak dat de tweets worden afgesloten met ^ en dan initialen. Dit is een manier om te kunnen aangeven aan andere teamleden welke community manager het antwoord heeft verzorgd.

Maar Hootsuite heeft ook een zeer interessante chat feature. Deze maakt het mogelijk om binnen een organisatie naar teams of teamleden direct berichten te sturen. Een interne chat over HootSuite eigenlijk. Een nice-to-have maar wel een zeer nuttige.

Structureel met Sociale Media werken, vereist een content agenda die vertaald is naar posts en verschillende netwerken. HootSuite biedt naast het organiseren van toegang ook meerdere mogelijkheden om je werk te organiseren. Zo kun je social media posts vooraf programmeren en in bulk uploaden.

Let op hier gaat het vooralsnog alleen tekst formaat. Updates met images in bulk opladen gaat niet. Je kunt bij handmatige posts ook kiezen voor de optie automatische posts. HootSuite verzendt dan de post op het moment dat deze, volgens eerder geschiedenis, het meeste impact heeft gehad. Al deze mogelijkheden maken dus tijd vrij die je kunt wijden aan luisteren.

Social listening

Zoals ik al aan gaf maakt HootSuite het mogelijk om aan een stukje ‘sociale monitoring’ te doen. En dit gaat heel eenvoudig. Je kunt uiteraard met de optie snel zoeken op gebruikers, hashtags en trefwoorden. Binnen het luisteren op zoekwoorden kan je luisteren op exacte match, zinsdelen, woordcombinaties en andere mogelijkheden. En dit kan dan zelfs op basis van geografische lokatie.

Het handige van HootSuite is dat je deze opdrachten direct kunt opslaan als stream in een tabblad. Zo heb je overal deze stream bij de hand. Maar naast snel zoeken kun je zoekopdrachten ook organiseren in kolommen in een tabblad. Handig want zo kun je een tabblad maken en al verschillende onderwerpen monitoren in een oogopslag en dat ook binnen Facebook, Twitter en Google+! En ze kunnen vervolgens nog eens gedeeld worden met interne teams.

Analytics

Naast alle features van community management, monitoring en organisatie biedt HootSuite ook verscheidene analyse mogelijkheden. Standaard beschikt HootSuite over een 11 standaard template rapporteren voor Twitter, Facebook, LinkedIn en zelfs Google Analytics. Zo worden van Google Analytics bijvoorbeeld data zoals  bezoekersaantal, top content , bounce rate,... geïmporteerd wanneer een Google Analytics wordt gelinkt aan HootSuite. 

Een aantal van deze rapporten of templates zijn gratis voor Free of Pro accounts. Geavanceerde rapporten worden aangeboden op basis van een punten systeem. Uiteraard kun je als gebruiker ook zelf een template bouwen met de rapportage elementen die je wil zien als gebruiker zoals bijvoorbeeld kliks op je uitingen door het gebruik van de Ow.ly url shortner.

Zelfs in de mobile applicatie heb je per individuele tweet of post een overzicht van de statistieken. Het enige nadeel is dat je voor het moment de mobile applicaties je niet de mogelijkheid hebt om de data range aan te passen daar waar je in de desktop versies dit wel kunt. Desalniettemin is dit maar een klein ongemak. Je kunt immers een automatische rapportage instellen die je wekelijks een gedetailleerd overzicht bezorgt in je mailbox. Wat wil je nog meer?

Applicaties & extensies

Naast sociale netwerken biedt HootSuite ook de mogelijkheid om je dashboards uit te breiden met applicatie die door derde partijen zijn ontwikkeld. Er zijn betalende applicatie en gratis applicaties.

Voor Twitter is bijvoorbeeld de gratis applicatie “JustUnFollow” die binnen je HootSuite omgeving een overzicht geeft van je volgers en ook de mogelijkheid biedt om automatisch een DM te sturen aan nieuwe volgers. Of dit aan te raden is of niet is stof voor discussie.

Met de HootSuite app-index waan je jezelf als een kind in een snoepwinkel. Er is een zeer groot aanbod van lekkers. Apps voor Tumblr, YouTube, Instagram, Yammer, Flickr, Stumbleupon, Slideshare, Dailymotion, Mailchimp, sugarCRM en zelfs Evernote zorgen ervoor dat je een schat aan informatie binnen dezelfde omgeving kunt opvolgen en kunt organiseren naar wens. Al dan niet tegen betaling maar zelfs binnen de gratis apps vindt u al pareltjes terug die uw honger zullen stillen.

Uiteraard kun je de vraag stellen wat hier alles het nut van is. “Trop = trop”. Niet alle informatie is nuttig voor u en het is ook niet mogelijk om alle streams dagelijkse op te volgen. Beperk u dus tot de essentie. Bedenk dus goed welke informatie u nodig hebt voordat u begint aan de opzet en indeling van HootSuite. Dan zult u zien dat u met HootSuite een krachtige tool in handen hebt voor het beheer van uw sociale media kanalen.

HootUps, u wordt verwelkomd in een warm nest.

HootSuite is relatief onbekend in België maar ondersteunt haar gebruikers via een uitgebreid netwerk van ambassadeurs. Zij ondersteunen lokale gebruikers in hun eigen landstaal via verschillende Twitter accounts wanneer er vragen zijn over de tool. Zij maken ook deel uit van een EMEA community waarin ze onderling Best Pratices uitwisselen met andere ambassadeurs.

Daarnaast organiseert HootSuite ook informele #HootUps waarin de verschillende aspecten van sociale media door deze ambassadeurs belicht worden en wordt toegelicht hoe je dit op de beste wijze kunt beheren.

Wedstrijd!

Wie Hootsuite PRO gratis wil proberen moet als de bliksem een mail sturen naar landgenoot en Community Coordinator EMEA van HootSuite Tom De Keukelaere. Geïnteresseerden krijgen een promocode opgestuurd!