Ooit al aan een project gewerkt waar het niet duidelijk is wie - of zelfs iemand - de lead heeft? Wellicht wel. Het is immers geen sinecure om daar afspraken rond te maken zonder op iemands tenen te trappen. Toch hoeft het niet moeilijk te zijn. De werknemers van de alom geroemde social media tool Buffer hebben een simpele methode ontwikkeld door één simpele vraag te stellen aan mensen die samen betrokken zijn in een project. Dit is hoe ze het aanpakken:
Buffer is een bedrijf dat al vaak experimenteerde met het invoeren van innovatieve bedrijfsculturen. Het experimenteerde al met een totaal vlakke bedrijfsstructuur à la Zappos om dan terug te evolueren naar een structuur met een minimum aan managers. Het bedrijf staat er ook om bekend om werknemers toe te laten om te werken op de plaats waar ze het meeste energie halen om te wonen en op de tijdstippen die hen het beste uitkomen. Het Buffer-team zit verspreid over de hele wereld waardoor een groot deel van de communicatie dan ook online gebeurt. Een reden te meer om enkele duidelijke regels te hanteren zodat alles duidelijk verloopt.
Batman of Robin?
De ideale rolverdeling bepalen kan een moeilijke oefening zijn. Maar niet bij Buffer. Ze ontwikkelden immers een simpele metafoor om intern snel afspraken te kunnen maken rond wie welke verantwoordelijkheid opneemt. "Toen ik bij Buffer aan de slag ging was werd me gevraagd om mee te werken aan een marketingpodcast. De founder vroeg me meteen of ik het zag zitten om de rol van Robin op te nemen. Hij zei dat mijn collega Brian immers Batman ging zijn," legt Buffer-medewerkster Hailley Griffis uit.
"Ik begreep meteen welke rol ik moest spelen," schrijft ze in een blogpost. "Brian ging het voortouw nemen, maar hij kon iemand gebruiken om hem bij te staan. Binnen het marketingteam van Buffer wordt sinds dan gesproken in deze metafoor. Per project wordt onderling uitgemaakt wie Batman zal zijn, en wie de rol van Robin op zich zal nemen. Op die manier weet je direct wie de lead heeft over een bepaald project."
Volgens Hailey is de metafoor makkelijk te gebruiken, of je nu te maken hebt met een superklein ofwel- een erg groot team. Volgens haar zijn drie grote voordelen verbonden aan de Batman-metafoor:
1. Meteen weten wie in de lead is voor elk project
Volgens Hailley is meteen duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Batman is in de lead en stopt ook het meeste tijd in het project in kwestie. Robin staat Batman bij en helpt hem om zijn doelen te bereiken. Op die manier kan het duo iedere challenge overwinnen die op hun pad komt.
Het is niet alleen handig om binnen één bepaald team de rolverdeling vast te leggen, het is ook handig voor de rest van het bedrijf. Op die manier weten mensen buiten het team perfect wie waarmee bezig is en kunnen ze in een oogwenk de juiste persoon contacteren. In plaats van het hele marketingteam te moeten belasten met een vraag, kan je direct je vraag naar één bepaalde persoon sturen. Het Buffer-marketingteam creëerde daarvoor een handig overzicht:
2. Je kan meteen zien wie teveel hooi op zijn vork neemt
Een belangrijk aspect van een succesvol bedrijf uitbouwen is het evenwichtig verdelen van taken. Als je een taakverdeling maakt is het daarom essentieel dat niet telkens dezelfde persoon als Batman wordt aangeduid. Langs de andere kant kan je ook zien wie net te weinig hooi op zijn vork neemt. Ondanks in de films kan Batman niet telkens alle problemen oplossen, maar ook Robin kan niet alles tegelijk oplossen. Een evenwichtige verdeling is dus cruciaal.
3. Als iemand met vakantie is blijven projecten niet stil liggen
Zelfs Batman heeft af en toe een rustdag nodig. Wanneer dat het geval is, weet je dat je kan vertrouwen op Robin, die het even overneemt wanneer Batman van een welverdiende vakantie geniet ergens ver weg van Gotham City. "Zeker in kleine teams is het belangrijk dat mensen samen verantwoordelijk zijn voor steeds terugkerende taken," schrijf Hailley op de Buffer-blog. "Op die manier blijft er geen essentieel werk liggen".
Bron: Buffer-blog
