Als er één iemand uit onze contreien op het vlak van zelfsturing eigenlijk geen introductie hoeft dan is het Allard Droste wel. De bedrijfsleider schreef het boek ‘Semco in de polder’, waar hij uitlegt hoe hij eigenhandig een zelfsturende structuur neerpootte in zijn bedrijf. “Eigenlijk hou ik niet van de term zelfsturing, het is wat egocentrisch om het zo te omschrijven. Daarom noem ik het liever samensturing”, legde Droste uit tijdens een interview met Bloovi op WebTomorrow.

“Alles komt neer op vertrouwen”

Bij de vraag wat zelfsturing precies inhoudt heeft Droste een simpel antwoord. “Alles komt neer op vertrouwen”, knikt Allard. “Zelfsturing wil eigenlijk zeggen dat de leider zijn troepen vertrouwt, maar ook dat mensen onderling vertrouwen hebben in elkaar. Mensen moeten daarom dus als volwassenen worden behandeld. Klinkt logisch, maar in veel organisaties is dat niet het geval. Vanuit dat wederzijds vertrouwen tussen collega’s en de goede verstandhouding met de baas gaan mensen vanzelf aan de slag. Je merkt dat mensen niet langer regels nodig hebben om te functioneren. Daarom noem ik zelfsturing eigenlijk liever samensturing”, vertelt Allard Droste.

Aangezien alles neerkomt op intermenselijk gedrag kan zelfsturing echt overal geïmplementeerd worden. We zijn immers allemaal mensen

“Ja, het kan overal werken”

Allard’s vader heeft carrière gemaakt in het leger. Daarom heeft hij ook een strikte opvoeding gekregen en houdt hij steevast vast aan bepaalde principes. “Een afspraak is een afspraak. Geen half werk, maar van de eerste keer goed. Die structuur die ik heb thuis meegekregen en die manier van aanpak is ook terug te vinden in ons bedrijf. Over het feit of zelfsturing werkt denk ik heel zwart-wit”, legt Allard uit. “Aangezien alles neerkomt op intermenselijk gedrag kan zelfsturing echt overal geïmplementeerd worden. We zijn immers allemaal mensen”.

De reden van onze sterke aanpak ligt in de mentaliteit die op de werkvloer heerst. Als je mindset is om alles zo goed mogelijk te doen en de klant (en je collega’s) zo goed mogelijk te helpen, dan gaat alles vanzelf.

Zelfsturend, maar toch strak georganiseerd?

“Het valt op dat onze eigen klanten vaak zeggen dat onze organisatie enorm strak georganiseerd is”, glimlacht Allard. “En dat komt niet omdat we bepaalde A4’tjes of uitgekiende processen hebben. De reden van onze sterke aanpak ligt in de mentaliteit die op de werkvloer heerst. Als je mindset is om alles zo goed mogelijk te doen en de klant (en je collega’s) zo goed mogelijk te helpen, dan gaat alles vanzelf. Een mooi voorbeeld hiervan is een gemeente in Nederland (de fusiegemeente Hollands Kroon n.v.d.r.) die alle regels heeft afgeschaft. Het bestuur is naar de burgers toegegaan en vroeg hoe ze het beter konden doen. Het resultaat: een zelfsturende gemeente. De groendienst mag bijvoorbeeld zelf bepalen welke taken ze eerst gaan doen. Hierdoor is de wachttijd voor een bepaald probleem om te lossen gezakt van 6 maanden naar 3 dagen”, getuigt Allard.

Als ik echter één raad kan geven, dan is het wel dat je klein moet beginnen. Begin met één project, één team, één vestiging, één klant.

De juiste mentaliteit

Zelfsturing implementeren is volgens Allard ook een kwestie van ingesteldheid bij de baas. “Als je als baas wil experimenteren met zelfsturing moet je het gewoon proberen”, legt Allard uit. “Het nadeel daarvan is dat je soms twee stappen vooruit en een stap achteruit zet. Maar het voordeel is dat je meteen feedback krijgt van wat je doet. Bovendien is wachten op het ideale moment, of wachten dat iemand het voor jou doet ook niet ideaal, want dan is het niet van jezelf. Je moet er gewoon voor gaan. Besef wel dat het een kwestie is van volhouden, durven, echt durven. En vertrouwen”, benadrukt hij. “Als ik echter één raad kan geven, dan is het wel dat je klein moet beginnen. Begin met één project, één team, een vestiging, een klant en daarna wordt het vanzelf grootser.”

Maar de juiste mentaliteit moet ook ingebakken zitten bij je werknemers. “Bij ons gaan 80 à 90 procent van de gesprekken op het werk over de klant en het product. Niet over hoe je de baas probeert te overtuigen van je gelijk, bepaalde ‘politieke’ manoeuvres of beter willen zijn dan collega’s. Nee, bij ons gaat het vooral over de klant en daar wordt iedereen ook een pak vrolijker van”, knikt hij. “Als je dit zou doortrekken naar de hele maatschappij, denk ik dat ziekteverzuim enorm omlaag gaat, mensen worden vrolijker en bovendien werkt zo’n gedrag ook aanstekelijk. Als je bij veel bedrijven ook op een vrolijke en correcte manier geholpen wordt, word je daar zelf ook enthousiaster van. Volgens mij kan het alleen maar de goede kant opgaan”, klinkt het overtuigd.

Als je écht gelooft in zelfsturing moet je daarom die privileges afbreken. Niet meer denken in bottom-up of top-down, je bent een van de mensen in het bedrijf.

Als je baas niet mee is, heeft het geen zin

Toch heb je als baas dat helemaal zelf in de hand. Allard vindt immers dat veel bedrijfsleiders zich een pak privileges toeschrijven die ervoor zorgen dat de kloof tussen werknemers en de baas blijft bestaan. “Veel leidinggevenden realiseren niet hoeveel privileges ze zichzelf toekennen. Denk maar aan voordringen bij het koffieautomaat omdat ze een meeting in moeten of een speciale parking vlakbij de ingang van het kantoor”, vertelt Allard. “Als je écht gelooft in zelfsturing moet je daarom die privileges afbreken. Niet meer denken in bottom-up of top-down, je bent een van de mensen in het bedrijf.”

De beslissing om over te gaan naar een zelfsturende structuur moet gedragen worden door de top van je bedrijf. Anders heeft het geen zin.

Los daarvan blijft de eigenaar, baas of directieteam van het bedrijf toch een cruciale rol spelen. “De beslissing om over te gaan naar een zelfsturende structuur moet gedragen worden door de top van je bedrijf”, zegt Allard peinzend. “De eigenaar, baas, directieteam moet erachter staan in een of andere vorm. Ze moeten durven zeggen: ‘we gaan het anders doen en ik steun jullie daarin.” Als dat niet het geval is geeft Allard zelfsturing weinig kans op slagen. “Soms ontstaan neigingen tot zelfsturing van onderuit. Dat is heel nobel en zelfs fantastisch, maar als de baas er niet bij betrokken wordt zal je zien dat hij je op een bepaald moment terugfluit. Als de baas zich niet goed voelt bij het feit dat hij niet geïnformeerd is, zal hij die vrijheden gaan inperken en ben je weer terug bij af.”

Alles begint dus bij een leider die beseft dat het anders moet gaan gebeuren. Daarom moet je als leider geen antwoord hebben op die vraag. Maar moet je wel uitspreken dat je ervoor open staat om samen met je mensen het anders aan te pakken. Bekijk het volledige interview met Allard Droste in onderstaande video: