De introductie van hybride werkvormen en een toename in thuiswerkers maken dat het gebruik van flexplekken toeneemt. Bovendien blijkt uit recent onderzoek dat alsmaar meer freelancers lid willen worden van een netwerkclub. Veel mensen werken waar ze willen, wanneer ze willen, zij het op kantoor of daarbuiten. Want dankzij hot-desking kan de bureaustoelendans zelfs in de kantoortuin niet meer worden ontsprongen. Hoe houd je werknemers productief in deze flexibele tijden?

De 9-tot-5 kantoorcultuur is iets uit de geschiedenisboeken. Het liefst werken we thuis, op kantoor of in een creatieve hub. Ieder heeft zo zijn voorkeur en geeft zijn eigen invulling aan productiviteit. Waar in vroegere tijden de werkplek volledig op de persoon was afgestemd, is dat nu niet meer reëel. Freelancers en hybride werknemers werken op afstand en de werknemers in loondienst zijn steeds meer gewend aan hot-desks, oftewel flexplekken. Hoe zorg je dat de flexwerkplek zo productief mogelijk wordt benut? Ik geef je vier tips:

1. Leg de keuze bij de werknemer

Uit een recent rapport van Steelcase blijkt dat de meest betrokken werknemers diegenen zijn die inspraak hebben in waar en wanneer ze mogen werken. Voor freelancers is keuzevrijheid een gegeven. Er is niemand die hen vertelt waar ze moeten werken, dat bepalen ze helemaal zelf. In loondienst is dat met de toename in hot-desking nu aan het veranderen.

De flexibele werkplek wordt niet door iedereen even enthousiast ontvangen, een vaste locatie werkt voor sommige werknemers nou eenmaal het beste. Werkgevers kunnen hot-desking wel aantrekkelijker maken door bijvoorbeeld stiltehokjes, brainstormlokalen of teamruimtes aan te bieden. Attendeer de medewerker eens op de positieve kant: heeft hij vandaag zin in rust, maar voegt hij zich morgen liever weer bij het team voor de nodige inspiratie en creativiteit? Dankzij een flexplek kiest hij dat helemaal zelf en kan hij de locatie aan zijn stemming en behoeftes aanpassen. Uiteindelijk is iedereen op zijn eigen manier het meest productief.

2. Zorg voor de juiste voorzieningen

Uit hetzelfde rapport blijkt dat – de digitale revolutie ten spijt – maar liefst 80 procent van de respondenten nog steeds gebruik maakt van de vaste telefoonlijn en computer, en maar een kleine 40 procent een laptop en smartphone gebruikt. De cijfers tonen maar al te duidelijk aan dat flexibiliteit op de werkvloer nog een lange weg te gaan heeft. Zonder de juiste technologische ondersteuning houdt hot-desken of thuiswerken natuurlijk snel op.

In zowel een kantoortuin als een gezamenlijke freelance-hub zijn een aantal zaken onmisbaar. Snelle en betrouwbare wifi, extra beeldschermen en privacyscreens zijn basisvereisten. Daarnaast is het gebruik van docking stations ideaal. De laptop wordt via USB verbonden aan het dock, dat weer in verbinding staat met het netwerk, eventuele extra schermen en accessoires. Plug and play is het devies.

3. Profiteer van digitale ontwikkelingen

Bij 20 procent van de kantoorprofessionals leiden nieuwe IT-tools, apps en andere digitale ontwikkelingen tot extra stress. Dat is een van de resultaten van het onderzoek van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO). 28 procent van de ondervraagde professionals gebruikt meer dan zeven digitale tools en 24 procent geeft aan dat er geen training wordt gegeven bij de introductie van een nieuwe digitale innovatie.

Technologie is er om de productiviteit te ondersteunen en niet te belemmeren. Helaas komt een derde van de respondenten door onervarenheid of drukte er onvoldoende aan toe om de technologische tools die hem of haar ter beschikking staan te gebruiken. Zorg dus voor tijd en gelegenheid voor de benodigde training en kennis. Anders is het zonde van de investering en de misgelopen winst in productiviteit.

4. Maak het comfortabel

Productiviteit ziet er voor elk bedrijf en zelfs voor elke persoon, anders uit. Bij het ontwerpen van een werkplek worden de gouden regels flexibiliteit, functionaliteit en design meestal gehanteerd. Maar wat te denken van comfort? Niemand werkt prettig als zijn stoel scheef is afgesteld en het scherm van zijn buurvrouw beter in het zicht staat dan dat van hemzelf. Dus zorg voor privacyscreens, faciliteer in de comforteisen en zorg dat een flexplek meerwaarde biedt. Het gezelschap van anderen kan hierin juist weer als pluspunt worden meegenomen, als de mogelijkheid bestaat om zich terug te trekken uit de drukte. Ook dat is comfort.

Flexibiliteit is geven en nemen. Waar de voordelen van deskhoppen voor de werkgever evident zijn, is de winst voor de werknemer niet altijd zo zichtbaar. Door te faciliteren en communiceren kan veel frustratie worden weggenomen en gaat de flexplek van kwelling naar voorrecht.