Alles is onderhevig aan verandering. Zo ook de wereld waarin je onderneming zich bevindt. Volgens economen en marktspecialisten bevindt de huidige samenleving, waaronder ook de bedrijfswereld, zich meer en meer in een VUCA-toestand. VUCA is de afkorting van Volatile, Uncertain, Complex en Ambiguous. Dat wil zeggen dat we leven in een snel veranderende, onzekere wereld die zeer complex en vaag is.

Om aan de noden van deze samenleving als onderneming te kunnen voldoen is agility enorm belangrijk. Als bedrijf moet je wendbaar kunnen zijn om in te spelen op de veranderingen die op je pad terecht komen. Het inspelen op deze mogelijke veranderingen en het toepassen van nieuwe ideeën kan je voorbereiden aan de hand van change management.

Het belang van change management

Ondernemingen die inzetten op change management hebben aandacht voor verandering. Je houdt tendensen in de wereld in de gaten en zorgt ervoor dat je paraat bent om verandertrajecten snel in te voeren in je bedrijf.

Wanneer je accepteert dat verandering onvermijdelijk is en beseft dat je hoe dan ook mee moet met vernieuwingen, dan heb je de moeilijkste horde al genomen. Vasthouden aan de manier hoe je eerst werkte, terwijl je nieuwe processen negeert, zorgt voor achteruitgang:

“By now, you shoud know that the nail in any business coffin is engraved with the words, 'That’s how we’ve always done it'. The most successful companies today are the ones that are constantly seeking to improve their processes, most specifically the ones that deal with customer journeys. […] But modern businesses simply can’t survive on stubbornness or attachment to the past if they want to succeed in the here and now – much less the future.”

Het is belangrijk te weten wie in je onderneming erg positief staat ten opzichte van verandering. Als je effectief nieuwe zaken wil aanbrengen, weet je bij wie te beginnen. Je kan sneller inspelen op de nieuwe zaken die van belang kunnen zijn voor je bedrijf. Hoe sneller je kan inspelen op nieuwe aspecten, des te minder tijd je verliest. Jürgen Ingels haalt het in het tv-programma De Leeuwenkuil vaak aan: succes komt door tijd te reduceren. Als je sneller bent dan de concurrentie, dan sta je er veel beter voor.

“If you can’t develop new plans and strategies fast enough, then your competitors begin to outshine you.” Met deze quote vat ik het algemene belang van change management samen. Als je weigerachtig staat tegenover verandering, als je nieuwe tendensen in tal van verschillende gebieden niet erkent, als je al zo lang talmt met innovatieve ideeën toe te passen binnen je onderneming,... dan breng je je onderneming in gevaar. Je zal beginnen achter te lopen op je concurrenten. Als zij sneller inspelen op de wensen van de klanten, of goedkoper en sneller de diensten kunnen leveren, dan word je onvermijdelijk weggeconcurreerd. Dat is al lang geweten en geldt voor veel meer gebieden dan enkel de economie. Een zeer bekende uitspraak, foutief toegeschreven aan Charles Darwin, bevestigde dat al: “It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent that survives. It is the one that is most adaptable to change.”

Er is meer verandering dan je denkt

Het is makkelijk om bij verandering onmiddellijk te denken aan nieuwe communicatiemiddelen, productieprocessen en digitale uitvindingen. Maar verandering is veel meer dan deze voorbeelden. Als je rekening wil houden met vernieuwingen, moet je rekening houden met alle gebieden waarmee je onderneming in aanraking komt.

Een simpel voorbeeld is een nieuwe werknemer. De tijd dat werknemers ergens beginnen en voor 20 jaar of meer in hetzelfde bedrijf blijven, ligt al lange tijd achter ons. Er is nu eenmaal veel verloop in medewerkers, dus om hierop voorbereid te zijn zet je best in op een onboarding-traject. De nieuwe collega zal zich goed verwelkomd en begeleid voelen en zal zich veel beter kunnen inpassen. Dat is maar één klein voorbeeld die verandering vlotter doet inpassen in je onderneming.

Voorbeelden van andere gebieden waarin verandering zeer vaak voorkomt, zijn:

  • Concurrentie: Enerzijds zullen er altijd nieuwe bedrijven opkomen die zullen concurreren met jou. Ze gaan het beter, sneller of goedkoper proberen te doen. Anderzijds zullen je bestaande concurrenten nieuwe manieren zoeken om meer klanten aan te trekken en om jouw huidige klanten te doen overstappen naar hen
  • Nieuwe productieprocessen en technologieën
  • Wetgeving: Wetgeving verandert voortdurend. Het beste voorbeeld is de Europese richtlijn GDPR die nu heel wat bedrijven aan het nadenken zet
  • Klanten: Of je nu levert aan bedrijven, overheden of particulieren, je zal steeds veranderende tendensen zien. Overheden veranderen voortdurend, bedrijven komen en gaan en particulieren blijven ook niet eeuwig klant. En je klanten die dezelfde blijven, kunnen ook andere diensten of producten gaan vragen. Je voorbereiden op de verschillende noden van je klanten is zeker geen overbodige luxe
  • Communicatie: Niet alleen veranderen je klanten en hun noden voortdurend. Ook de manier om hen te bereiken is onderhevig aan verandering. Mailen, telefonie, face-to-face, social media, radio, …
  • Waarden en normen: Niet enkel van je onderneming, maar ook van de maatschappij

Hoe ga je het best om met verandering binnen je onderneming?

Eén van de meest gekende theorieën om verandering aan te pakken binnen je bedrijf is die van John Kotter. In zijn 8-stappenplan uit 1996 schetst hij stap voor stap wat je moet doen om verandering toe te passen zodat die door bijna al je medewerkers wordt geaccepteerd.

Er is al veel geschreven over de theorie van Kotter. Die is toepasbaar op alle aspecten van verandering. Dit artikel gaat echter niet over de verschillende standpunten omtrent Kotter zijn theorie. Als je een uitgebreide uitleg wenst omtrent de 8 stappen van Kotter, kan je verschillende werken en sites raadplegen. Hier houd ik het bij een korte duiding bij de verschillende stappen.

  1. Create Urgency: Je moet je werknemers ervan overtuigen dat de verandering belangrijk is. Want als dat niet belangrijk is, waarom dan veranderen? In dit artikel heb ik al verschillende redenen aangehaald waarom verandering belangrijk is.
  2. Form a powerful coalition: Zorg dat je enkele belangrijke mensen overtuigd hebt van het belang van de verandering die je wil doorvoeren. Ideaal is een mix van personen: iemand die al lang bij het bedrijf werk, iemand die een zekere expertise heeft op het vlak waar je de verandering wil doorvoeren en iemand die goed kan overtuigen en verduidelijken.
  3. Create a vision for change: Met een duidelijke visie en een duidelijk doel kan je mensen achter jouw idee scharen. Zorg er wel voor dat het haalbaar is. Als je idee te utopisch is, zullen de mensen er van in het begin geen geloof in hebben.
  4. Communicate the vision: Vandaar het belang om iemand in je coalitie te hebben die goed kan spreken. Iemand die mensen kan overtuigen en die complexe zaken goed kan uitleggen. Als het niet duidelijk is welke verandering je wil doorvoeren en waarop dat precies slaat, dan zal je je werknemers niet kunnen overtuigen.
  5. Empower action: Zorg dat iedereen kan meehelpen aan de verandering. Mensen met ideeën, die willen helpen, moet je een stem geven. Geef opleidingen en verduidelijking aan werknemers die erom vragen. Zorg dat er geen obstakels zijn voor zij die willen meehelpen aan de nieuwe visie, aan de verandering.
  6. Create quick wins: Zorg dat je op korte termijn enkele successen boekt. Successen zullen mensen die er een beetje weigerachtig tegenover staan, kunnen overtuigen er toch in te gaan geloven.
  7. Build on the change: Volhouden! Blijf inzetten op de verandering, blijf de voorgaande zes stappen indachtig houden. De kans dat er tegenslagen opduiken is erg reëel. Je zal nooit zomaar iedereen kunnen overtuigen, maar laat je daar niet door tegenhouden.
  8. Make it stick: Blijf de resultaten opvolgen. Blijf alles communiceren, zowel de successen als tegenslagen. De verandering is doorgevoerd en nu is het belangrijk dat zo te houden. Hou er rekening mee dat je iets nieuw niet zomaar in een-twee-drie invoert. Dat zal tijd vergen.

Er is geen uniforme handleiding die je leert om te gaan met vernieuwing. Er zijn verschillende manieren om met verandering om te gaan en hoe het te implementeren in je bedrijf. Je zal sowieso voor- en tegenstanders hebben. Verandering is niet altijd populair. Er leeft angst dat het werk en de werkomgeving zal veranderen, of dat hun job op het spel staat. Never change a winning team, hoor je wel vaker. Maar zoals ik al schreef, klopt dat niet. De verandering omarmen en erop inspelen zorgt ervoor dat het bedrijf mee is met de nieuwste tendensen en niet hopeloos achterop raakt.