Vijf redenen waarom jouw medewerkers niet met elkaar communiceren

“De medewerkers in mijn bedrijf praten niet met elkaar. Met elkaar praten? Zo moeilijk is dat toch niet?” De intonatie in de stem van zaakvoerder van het bedrijf met iets meer dan 40 werknemers was een mengeling van frustratie en verbazing. Opvallend is dat hij niet de enige teamleider is met deze bedenking. Toch zijn er soms duidelijke redenen waarom medewerkers niet elkaar met communiceren. Ik zet graag vijf belangrijke redenen op een rij en hoe je daar meteen mee aan de slag kan.

1. De medewerkers kennen elkaar niet

Met elkaar communiceren veronderstelt natuurlijk dat je elkaar al kent. Soms loopt het daar al fout. Zelfs in organisaties van 30 à 40 personen blijkt dat de verschillende medewerkers elkaar gewoonweg niet kennen. Zelfs de naam van de (nieuwe) collega’s is vaak al een probleem.

Als je merkt dat daar het schoentje wringt, is het belangrijk om te kijken wat er in jouw organisatie al aanwezig is om elkaar te (leren) kennen. Is er ergens een overzicht van alle medewerkers in het team of organisatie? Een basis word-document dat online gedeeld kan worden, kan al voldoende zijn.

Dit lijkt vanzelfsprekend, maar verschillende organisaties die we vanuit Starfish ontmoeten, hebben een tijdje geleden besloten om dat niet meer te doen. Daar betalen ze in de meeste gevallen nu stilaan de tol voor. Een dergelijk overzicht is echt wel cruciaal: bij voorkeur online. Maar ook op papier heeft het nog altijd een grote meerwaarde. We gaan daar onmiddellijk nog dieper op in.

2. De medewerkers weten niet wat de andere collega doet

Je mag de naam van je collega al kennen, maar in een bedrijf ben je in de eerste plaats om samen aan een groot geheel te werken. En dan is het belangrijk om te weten welke collega je kan contacteren voor een specifieke taak. Ook daar durft het wel eens vast te lopen.

Een overzicht met alle medewerkers en hun taken is opnieuw een heel goed hulpmiddel. Namen alleen (zie punt 1 hierboven) volstaan dus niet in dit overzicht. Liefst vind je bij elke collega welke taken die opneemt én ook hoe je de collega in kwestie kan contacteren (telefoonnummer en mailadres).

Een dergelijk bestand opstellen hoeft niet veel tijd de kosten, maar als je met meer dan 30 à 40 medewerkers bent, is dat toch een tijdrovende taak. Misschien is het goed om te bekijken of je een gemeenschappelijk document aanmaakt waar verschillende collega’s (of elke medewerker?) in kan werken? Dan ben je als HR- of communicatiemedewerker niet de bottleneck voor de verschillende updates van zo’n document. Want als zo’n overzicht niet altijd up-to-date is, zal het niet meer gebruikt worden. En zullen er ook geen nieuwe contacten ontstaan.

3. De medewerkers hebben nog geen persoonlijke raakvlakken

Uiteraard is de eerste doelstelling van collega’s om samen te werken aan de doelstelling van het bedrijf. Maar uit verschillende onderzoeken blijkt dat de persoonlijke raakvlakken minstens even belangrijk zijn.

Uit het fijne en inspirerende boek ‘Never eat your lunch alone’ bleek dat medewerkers die altijd lunchen met collega’s meer op de hoogte zijn van wat er leeft, maar vaak ook sneller doorgroeien. Omdat ze weten wie ze waarvoor kunnen contacteren. Maar ook omdat een emotionele band vaak veel sterker is dan een zakelijke professionele band. De TED Talk van auteur Keith Ferrazzi (zie hieronder) is ook erg inspirerend.

Als werkgever of teamleider is het belangrijk om dit informele aspect ook formeel te maken. Een drink op het einde van de week is bijvoorbeeld een goed idee. Of in deze corona-tijden een online aperitief. Het klinkt een beetje geforceerd, maar het helpt wel.

4. De medewerkers hebben te weinig tijd om informeel met elkaar te praten

Over ‘forceren’ gesproken, soms moet je de zoektocht naar persoonlijke raakvlakken tussen collega’s ook wat forceren. Mensen die elkaar kennen, gaan niet altijd uit zichzelf de eerste stap zetten. Een kennismakingsronde ‘1 op 1’ onder collega’s lokt in het begin vaak weerstand uit, maar blijkt achteraf quasi altijd een voltreffer te zijn. Durf dit dus (een beetje) te forceren.

Ook de online versies blijken goed te werken. Bovendien kan je bijvoorbeeld bij Zoom het systeem zelf ‘at random’ laten kiezen met welke collega je zal kennis maken. Maak dit wel niet te lang, zorg voor twee of drie kennismakingsgesprekken. Als je dit tweewekelijks of maandelijks herhaalt, leert iedereen de andere collega’s op termijn zeker kennen. En voor nieuwe collega’ is het een vlotte start om hun weg in het bedrijf te vinden.

5. De medewerkers krijgen niet het goede voorbeeld

En jij? Hoe ga jij als zaakvoerder of teamleider hiermee om? Geef je zelf wel het goede voorbeeld? Ik gebruik tijdens opleidingen regelmatig onderstaand fragment uit de film ‘The Devil Wears Prada’ met een geweldige Meryl Streep als de onuitstaanbare hoofdredacteur die haar werknemers geen blik gunt.

Tijdens deze oefening werd één van de deelnemers heel erg bleek. Toen ik bij hem polste of alles ok was, gaf hij schoorvoetend toe dat hij nu voor de eerste keer ervaarde hoe denigrerend het overkomt als je verder blijft werken en je collega niet aankijkt als die voor je bureau staat en wacht op een antwoord op zijn vraag. Een eye-opener waar hij nog niet bij stil had gestaan.

Geef jij het goede voorbeeld en praat je met de verschillende leden van je team? Niemand zal ontkennen dat je het behoorlijk druk hebt. Maar drukte mag geen alibi zijn om zelf niet het goede voorbeeld te geven en met collega’s te praten. Ook jij zal merken dat het de werking alleen maar ten goede komt en je het bovendien alleen maar gelukkiger maakt. Want in contact komen met mensen, maakt je ook als teamleider gelukkiger. Hoe dat komt, daar gaan we in een volgende blogpost graag dieper op in.