Isabel Carrion (Orange België) over de digitalisering van HR: “We beschikken nu over een Rolls Royce maar zijn nog zo gewend aan ons oude 2CV’tje”

Isabel Carrion, Chief People Officer bij Orange België

Na een jaar thuiswerken keert België langzaamaan terug naar kantoor. Of naar een nieuwe baan? Orange en Workday reflecteren over goed werkgeverschap en hoe digitale technologie essentieel is om schaars talent te behouden. “De digitalisering van HR is een echt succesverhaal. Het heeft tijd vrijgemaakt voor belangrijkere zaken. We zijn veel flexibeler geworden en leveren betere kwaliteit terwijl we minder tijd kwijt zijn aan administratie”, aldus Isabel Carrion, Chief People Officer bij Orange België.

Strijd om beschikbaar talent

Wereldwijd overweegt 40% van de werknemers dit jaar een andere baan te zoeken, zegt Microsoft in hun 2021 Work Trend Index. Na een jaar noodgedwongen thuiswerken hebben veel mensen het gevoel dat ze hebben stilgestaan. Bijna een derde van de Belgische werknemers denkt dat hun kansen op een succesvolle carrière in het afgelopen jaar zijn afgenomen, zegt Dorien Roes.

Roes is country manager BeLux voor Workday, leverancier van software voor HR en financieel management uit de cloud. “Uit recent onderzoek dat wij hebben laten uitvoeren, blijkt dat 42% van met name jongere Belgische werknemers denkt dat ze door corona cruciale kansen hebben gemist om nieuwe vaardigheden op te doen en meer verantwoordelijkheden op zich te nemen.”

Dat stelt werkgevers voor een uitdaging, weet Isabel Carrion, Chief People Officer bij Orange België. Haar organisatie werd onlangs voor het tiende jaar op rij verkozen tot Top Employer. “De coronacrisis heeft organisaties aangespoord om een digitale transformatie in te zetten, maar dat betekent ook dat een strijd om beschikbaar talent is losgebarsten”, zegt Carrion. Voor werkgevers is het cruciaal om op dit moment de juiste mensen aan zich te binden.

Hoeveel thuiswerken is gezond?

Daarbij is het uitermate belangrijk de terugkeer naar kantoor op een goede manier te begeleiden. Om meerdere redenen, stelt Roes: “Je wilt natuurlijk beschikbaar talent behouden en nieuw talent aantrekken. Maar door alle snelle veranderingen zijn het onzekere tijden. Je wilt er ook voor zorgen dat je werknemers onder die omstandigheden gezond, gelukkig en productief blijven.”

Het denken over thuiswerken is door de coronacrisis duidelijk veranderd, constateert Carrion. “Bij Orange boden we al langer de optie om tot twee dagen per week thuis te werken, maar voor de coronacrisis maakten daar relatief weinig mensen gebruik van. Na een jaar lang 100% thuiswerken wordt daar nu wel duidelijk anders tegenaan gekeken.”

Wat overigens niet wil zeggen dat thuiswerken de nieuwe norm wordt. “Managers zijn er beducht op dat we niet het menselijk contact gaan verliezen”, zegt Carrion. “Alleen al om de bedrijfscultuur te behouden, is het niet wenselijk dat het personeel ook na coronacrisis al te veel thuis blijft werken. Orange hecht veel waarde aan interne mobiliteit: werknemers krijgen veel kansen om door te groeien naar nieuwe functies, ook bij totaal andere afdelingen. Maar dat werkt alleen als mensen zich ook kunnen optrekken aan collega’s.”

Niet geschikt voor iedere rol

Bij Orange is daarom veel gesproken over hoe ver de oude thuiswerkregeling moet worden verruimd. “Er gingen stemmen op om drie dagen per week thuiswerken toe te staan, maar dat is wel meteen meer dan de helft van de werktijd. We hebben er nu voor gekozen om het komende jaar 50% thuiswerk toe te staan - dus bijvoorbeeld: om de week, twee of drie dagen. Na een jaar gaan we dan evalueren wat het effect daarvan is geweest.”

Bij Workday is thuiswerken grotendeels gebonden aan rollen. “Sommige functies lenen zich nu eenmaal beter voor werken op afstand dan andere”, zegt Roes. “Beveiliging kun je moeilijk van thuis uit doen. Bij andere functies gaat dat makkelijker.”

Carrion herkent dat, en constateert ook dat op dat vlak in het afgelopen jaar nieuwe inzichten zijn ontstaan. “Voorheen wilden we helpdeskmedewerkers allemaal op kantoor hebben. Maar in het afgelopen jaar hebben we gezien dat die functie zich juist uitstekend leent voor werken op afstand.” Om de eerder genoemde interne mobiliteit te stimuleren, probeert Orange wel waar mogelijk iedere rol dezelfde thuiswerkopties aan te bieden.

Ook belangrijk is dat wordt nagedacht over de verdeling van werk tussen thuis en kantoor. “We moeten ons werk iets anders gaan organiseren”, zegt Carrion. “Als ik gefocust wil werken, doe ik dat graag thuis maar als ik naar kantoor ga, neem ik tegenwoordig soms niet eens mijn computer meer mee. Dan wil ik me volledig kunnen concentreren op mijn mensen.”

Inzicht dankzij technologie

Zowel Roes als Carrion benadrukken daarom het belang van inzicht. Als je meetbaar kunt maken hoe het je personeel vergaat, kun je knelpunten zichtbaar maken en bijsturen waar nodig. Daarbij is een cruciale rol weggelegd voor technologie. “Het afgelopen jaar was heel onzeker”, zegt Carrion. “Voor mij was het heel belangrijk om snel inzicht te krijgen in medische verklaringen, maar bijvoorbeeld ook in aangevraagde vakantiedagen.” Een disruptie als de coronacrisis kan in een organisatie van 1.800 Belgische medewerkers, zoals Orange, de continuïteit in potentie gemakkelijk in gevaar brengen. Goed en snel op de hoogte zijn van wat er speelt, is dan uitermate belangrijk.

Binnen Orange heeft de coronacrisis het belang van digitalisering goed duidelijk gemaakt. HR stapte nog voor de crisis over naar de cloud, en kon daar direct de vruchten van plukken. “Daarvoor hadden we een lappendeken van on-premises HR-oplossingen die nauwelijks met elkaar integreerden. Van enige flexibiliteit was geen sprake. Onze mensen moesten regelmatig dezelfde informatie meerdere keren invoeren. Eigenlijk waren we alleen bezig met vastleggen - we hadden nauwelijks mogelijkheden om vervolgens ook echt wat met die informatie te doen.”

De cloud oplossing die nu gebruikt wordt, maakt een wereld van verschil. “We hebben veel beter inzicht in ons personeel, waardoor we mensen veel beter en actiever kunnen begeleiden. En we zijn veel flexibeler geworden.”

Zoals met het autoreglement van Orange, dat inmiddels heeft plaatsgemaakt voor een mobiliteitsbeleid, waarbij werknemers veel meer vrijheid hebben om zelf een budget voor vervoer te besteden. “Sommigen hebben genoeg aan een klein autootje en een fiets. Anderen kiezen voor een snelle wagen, of juist voor het openbaar vervoer. Voor HR zijn dat soort flexibele oplossingen nu geen probleem meer.” Ook hebben medewerkers veel meer mogelijkheden om zelf zaken te regelen die voorheen door HR moesten worden opgelost. “Dat heeft onze dienstverlening verbeterd, terwijl de werkdruk bij HR aanzienlijk is verlaagd!”

Vrijheid binnen duidelijke grenzen

De nieuwe vrijheid en flexibiliteit vragen tegelijkertijd ook verantwoordelijkheid, zegt Roes. “Naarmate je mensen meer vrijheid geeft, stijgt ook de behoefte aan duidelijke kaders.” Voor Carrion is dat onderdeel van de ‘culture of empowerment’ bij Orange. “Wij bieden een duidelijk kader waarbinnen onze medewerkers vrijheid hebben om te bewegen.”

Tijdens thuiswerken, als de dialoog met medewerkers beperkt is, wordt dat des te belangrijker. Doe het goed, en je kunt gaan sturen op resultaten en deliverables, in plaats van simpelweg aanwezigheid, zegt Carrion. “De ervaringen die wij in het afgelopen jaar hebben opgedaan, hebben zelfs sceptische managers over de streep gehaald.”

Hoewel Orange dus al forse stappen heeft gezet, heeft Carrion het idee dat de digitalisering nog veel meer potentieel in zich heeft. Roes knikt: “Het is ook echt belangrijk gezamenlijk te blijven kijken waar dankzij technologie nieuwe kansen ontstaan die bijdragen aan het succes van de organisatie.”

Nieuwe ontwikkelingen betekenen ook dat voortdurend nieuwe mogelijkheden ontstaan. Workday heeft bijvoorbeeld begin dit jaar Peakon overgenomen, een specialist in personeelsbetrokkenheid. Dankzij die technologie kunnen werknemers anoniem feedback geven over diverse topics en projecten. Werkgevers hoeven geen data meer te analyseren. Op basis van de deelname en antwoorden gaat het systeem hen acties en priotiteiten voorstellen.

Digitalisering loont de moeite

Digitalisering is soms een worsteling, weet Carrion. “Orange is sowieso een early adopter en ik ben zelf een grote fan van technologie. Maar ook ik heb een jaar nodig gehad om de organisatie te overtuigen van de stap naar een HR-oplossing uit de cloud. Voor de implementatie zelf hadden we vervolgens maar negen maanden nodig.” Business cases, use cases, voorbeelden van succesvolle implementaties (“het feit dat zelfs Airbus al was overgestapt heeft zeker geholpen”), analyses van de tijd die verloren en gewonnen wordt door de implementatie, en vele demonstraties, hebben de organisatie uiteindelijk overtuigd.

Sindsdien groeit het besef dat Orange mogelijkheden in huis heeft gehaald waarvan het einde nog lang niet in zicht is. “We beschikken nu over een Rolls Royce maar we zijn nog zo gewend aan ons oude 2CV’tje”, lacht Carrion. De oude manier van denken te doorbreken, beschouwt zij als één van de belangrijkste taken van het leiderschap. “Iedere leider moet een rolmodel zijn binnen zijn of haar eigen functie. De digitalisering van HR is een echt succesverhaal. Het heeft tijd vrijgemaakt voor belangrijkere zaken. We zijn veel flexibeler geworden en leveren betere kwaliteit terwijl we minder tijd kwijt zijn aan administratie.”

Aantrekkelijke werkgever blijven

Het belangrijkste, zegt Dorien Roes, is dat een organisatie met een gedigitaliseerde HR-afdeling beter in staat is een aantrekkelijke werkgever te zijn. “Je kunt meer mogelijkheden en meer vrijheden bieden, maar het helpt je ook beter voor je mensen te zorgen.”

Als je jaar na jaar Top Employer wilt blijven, kun je niet stil blijven staan, zegt Carrion. “Ik maak me wel eens zorgen of we hier in België wel genoeg doen om, met name op digitaal gebied, het talent te ontwikkelen dat we nodig hebben om te blijven concurreren met Azië en de VS. Voor mijn organisatie kan ik gelukkig zeggen dat wij, dankzij digitalisering, beter in staat zijn talent intern op te leiden en door te laten stromen. En dat we, ook voor talent van buiten, onder alle omstandigheden een buitengewoon aantrekkelijke werkgever blijven.”