YOLOpreneur Karen Dendas maakte zichzelf misbaar in haar bedrijf: “Het is verrassend wat er kan gebeuren als je een stap terug zet”

Techonderneemster en auteur Karen Dendas (©Ad Astra Fotoatelier)

Van pitch in de mailbox van een uitgeverij tot een plek op de longlist voor ‘Managementboek van het Jaar’ op ongeveer een jaar tijd, het is een timeline waar veel auteurs zouden voor tekenen. Karen Dendas deed het met ‘YOLOpreneur’, een boek waarin ze haar eigen praktijkervaring omzet in een hapklare handleiding voor elke ondernemer die misbaar wil worden in zijn eigen bedrijf. Maar hoe slaagde Dendas daar zelf in, zodat ze aan het boek, haar bedrijf én zichzelf kon werken? We vroegen het haar.

Karen Dendas is medeoprichter van Datalink, founder van Teamify en sinds kort dus ook auteur van YOLOpreneur. Datalink was de eerste onderneming in het rijtje, en meteen ook de voedingsbodem van waaruit de twee vertakkingen groeiden. “Datalink heb ik op mijn twintigste opgestart, samen met mijn partner. We vroegen ons btw-nummer aan toen we ongeveer een half jaar samen waren” lacht de onderneemster. “Maar we zijn een goede tandem. Waar mijn partner altijd het technische brein was, was ik meer de visionaire ondernemer die zaken groter wil maken. Die wisselwerking maakte dat ons verhaal aansloeg.”

Wat volgde voor het IT-bedrijf was het klassieke verhaal. “Eerst was het nog een two-men-show, tot je op een gegeven moment tot het besef komt dat je een team nodig hebt. Dus begin je aan te werven en voor je het weet, heb je plots een hoop ‘assistenten van jezelf’ rondlopen. Tot die tijd lieten we ons leiden door buikgevoel, waardoor we gingen micro-managen en zo ook zelf de spilfiguren bleven.” En dat werkte… in het begin. “De fundamenten zaten goed en het bedrijf groeide. Tot we beseften dat onze medewerkers het dan wel goed hadden, en bijvoorbeeld geregeld vakantie konden nemen, maar dat dat er voor ons nog steeds niet inzat.”

Transformatieproject op vakantie

De échte klik, die kwam er dan ook op reis. “We trokken met z’n tweeën naar het buitenland, maar eigenlijk zat ons hele kantoor in onze koffer. We beantwoordden nog steeds doorlopend vragen van medewerkers en klanten, maar dan aan het zwembad.” Het deed Dendas en haar partner besluiten om een transformatieproject op poten te zetten.

“In de eerste plaats wilde ik ervoor zorgen dat we niet meer essentieel waren. Dus zijn we tools gaan zoeken voor repetitieve zaken en hebben we mensen meer verantwoordelijkheid gegeven, zodat het niet meer alleen de Karen-en-Danny-show was. Daarna hebben we samen met ons team alle kennis die in ons hoofd zat zorgvuldig gedocumenteerd. Speciaal daarvoor heeft onze software developer een platform ontwikkeld. En sindsdien kennen we een soort opluchting, omdat we er niet meer altijd zelf moesten zijn.”

IT-ondernemers met helikopterview

Die software, Teamify, werd uiteindelijk zelfs gelicentieerd, op vraag van andere ondernemers. “Maar een lege tool is meestal niet het antwoord, uiteindelijk gaat het om een mindshift. Hoe start je met dat documenteren, wie moet dat doen, en hoe? Het is daar waar menig ondernemer op vastloopt. Dat is ook waarom ik tijdens de lockdown ons traject ben beginnen uitschrijven - tot ik plots een manuscript had. Het was mijn man die dan zei dat ik het naar een uitgever moest sturen. En dat heb ik gedaan.”

Het boek is een praktische handleiding om als ondernemer misbaar te worden in je zaak, gebaseerd op de shift die Dendas en haar partner zelf maakten in hun zaak. “Dat ons traject zo makkelijk in een stappenplan te gieten was, heeft te maken met de sector. Wij zijn IT-ondernemers, wat betekent dat we heel vaak processen bekijken vanuit een helikopterview. Dat overzicht ontbreekt soms bij ondernemers uit andere sectoren, omdat zij van nature meer experts zijn dan echt procesdenkers.”

Medewerkers spelen een cruciale rol

Het begint met een helikopterview over je eigen onderneming, maar uiteindelijk gaat het vooral om het meekrijgen van je medewerkers, meent Dendas. “Daarvoor helpt het om iemand te hebben die van structuur houdt. Bij ons was dat een office manager, die echt onze sidekick werd voor het project. Dat kan je ook met consultants doen, maar het moeilijke daaraan is dat die na een tijdje verdwijnen, terwijl de shift moet blijven leven in de cultuur van je onderneming.”

Om dat leven erin te houden, zorgde Dendas ervoor dat de kennisbank die ze bouwden ook echt nuttig was. “We zijn begonnen met de belangrijkste, meest voorkomende processen, waardoor mensen snel doorhadden wat de meerwaarde was. De documentatie die we opstellen is ook erg praktisch, denk maar aan checklists die je kan afvinken, of model-e-mails die zo gebruikt kunnen worden. Door het op die manier aan te pakken hebben we niet echt weerstand gevoeld.”

Integendeel, zegt ze nog. “Medewerkers zijn blij met meer autonomie.” Maar die autonomie kunnen geven, is niet makkelijk. “Je medewerkers klein houden is een bekende valkuil voor perfectionistische ondernemers. Maar als je hen vertrouwen geeft, gaan ze zich net meer ontplooien. Het is verrassend wat er kan gebeuren als je een stap terug zet.”

Je eigen rol kiezen

Het is niet zo dat Karen Dendas alles uit handen heeft gegeven, benadrukt ze. “Ik doe nog bepaalde dingen zelf, maar die taken zijn wel overdraagbaar. Dingen die je graag doet, moet je blijven invullen. Zo doe ik nog veel marketing zelf, maar wel samen met een freelancer, die het zou kunnen overnemen als dat nodig is. Mijn man vindt het nog steeds leuk om IT-infrastructuur te auditen en te verbeteren, dus blijft hij dat doen.”

“Het is fijn dat je als ondernemer kan kiezen: dit is mijn rol en al de rest waar ik minder sterk in ben, kan ik loslaten. Dat was moeilijk in het begin, maar de tools en checklists hebben het vergemakkelijkt omdat je weet dat er een methode beschikbaar is waardoor het team niets zal vergeten.”

Op dit moment werkt Dendas zelf nog maar tien uur operationeel in de zaak, de rest van de tijd werkt ze aan strategieën, processen en wie weet, ook nog een nieuw boek. “Voor ik YOLOpreneur schreef, heb ik ervoor gezorgd dat ik misbaar was zodat ik op een bepaald moment nog maar vier dagen in de zaak werkte en een dag over had om aan andere zaken te werken. Nu is het zelfs omgekeerd: ik werk een dag in de zaak en vier dagen aan groei, strategie en nieuwe projecten. Dat is een grote switch, maar ik heb het geluk dat ik op een team kan rekenen dat graag mee aan de kar trekt.”

Wat Dendas dan met die gewonnen tijd doet? “Daar wil ik nog een boek over schrijven”, lacht ze. “Je zoekt een ding dat niet loopt, om dat te gaan perfectioneren. Of je neemt iets dat net goed werkt, om dat te gaan maximaliseren. Een concreet voorbeeld daarvan: vorig jaar was onze office manager een tijdje met zwangerschapsverlof. Ik heb die rol zelf terug opgepakt om te zien wat ik kon verbeteren. Zo was er nog veel ruimte voor automatisering, waardoor de hele functie herdacht kon worden. Het is pas door zo’n dingen te doen, dat je bestaande gewoontes opnieuw in vraag begint te stellen.”

Leren uit de ervaring van anderen

Zelf heeft de onderneemster ook veel gehad aan andere boeken. “Ik lees geen romans, enkel managementboeken”, zegt Dendas. “Ik hou ervan om te leren uit de ervaring van anderen. Ik ben ondernemer geworden vanuit een niet-academische insteek, dus wilde ik die kennis op een praktische manier aanvullen.”

“Mijn favoriete boek is de The E-myth. Daarin wordt beschreven hoe je je bedrijf moet bekijken als de eerste vestiging van een heel grote franchising. Daarmee bedoelen ze niet dat je dat echt moet gaan doen, maar dat je je onderneming wel moet inrichten op een manier waarop je die als een keten zou kunnen multipliceren.”

Maar ook van haar eigen boek had Dendas in de beginjaren veel kunnen leren. “Ik ben er zeker van dat ik met de kennis van die ik vandaag heb, na vijftien jaar ondernemerschap, niet was begonnen als manusje-van-alles. In plaats van te switchen van de ene rol naar de andere had ik eerder proactief nagedacht over de rol die het best aansluit bij mijn talenten.”