Je kent misschien de uitdrukking “what got you here, won’t get you there.” In eerste instantie red je het op kantoor behoorlijk met Excel. Op die manier spaar je ongetwijfeld zelfs wat geld uit…
… dat je door inefficiëntie en tijdverlies echter meteen verliest. Ja, een Excel-spreadsheet komt vaak goed van pas. Toch wordt er de toepassing al te vaak gebruikt voor klantenbeheer, facturen en artikellijsten. Maar daarvoor schiet 's werelds bekendste spreadsheet nu eenmaal tekort. En zodra je onderneming groeit, groeit ook de nood aan meer schaalbare tools.
Excel excelleert… als spreadsheet
Excel wordt soms smalend ’s werelds slechtste CRM-tool genoemd, om de eenvoudige reden dat de software daar niet voor ontwikkeld werd. Je kunt perfect klant- of contactgegevens ingeven in een Excel-bestand, maar daar stopt het ook. Wie zijn je klanten? Welk profiel hebben ze? Wat brengen ze op? Met die informatie zou je beter op hun behoeften kunnen inspelen en zo sterkere verkoopresultaten realiseren.
Natuurlijk biedt Excel ook voordelen. Het is eenvoudig in gebruik, en de meeste mensen kunnen er al mee werken. Bovendien vind je alle gegevens terug op één enkele pagina. Excel is niet zomaar de evergreen van MS Office. Maar het duurt niet lang vooraleer je tegen de beperkingen aanloopt.Tijd kost geld
Met Excel kun je een hoop doen, maar je doet het wel allemaal zélf. Dat betekent: alle gegevens die jij of je medewerkers aan een werkblad toevertrouwen, moeten ze er handmatig instoppen. Met het invoeren en onderhouden van je klantgegevens alleen verlies je zo al veel tijd. Daarnaast zet je zo de deur op een kier voor menselijke fouten.
Niet alleen contactbeheer is in Excel een tijdrovende handmatige klus. Wil je je verkoopresultaten visualiseren in een handige statistiek, dan moet je eerst zelf aan de slag. Wat denk je: de juiste gegevens selecteren, rijen en kolommen maken, grafiek invoegen en opmaken - een staafdiagram of toch weer een mooi taartdiagram?
Ook wie offertes en facturen maakt in Excel weet dat hij zelf de correcte formules zal moeten invoeren, niks automatisatie. En onthoud: wat niet automatisch gebeurt, gebeurt soms foutief of gewoon helemaal niet.
Denk aan het tijdperk van de klant
Samenwerken in Excel is daarnaast behoorlijk gelimiteerd. Natuurlijk kan je Excel-files delen, maar realtime collaboratie? Onmogelijk: Excel staat niet toe dat meerdere gebruikers tegelijk in dezelfde spreadsheet werken. Heb jij dus zo snel mogelijk toegang nodig tot bepaalde gegevens, maar je collega heeft de spreadsheet geopend? Dan zal je je beurt moeten afwachten. Of een zoveelste kopietje moeten aanmaken, dat je dan achteraf zeker niet mag vergeten samen te voegen. Het werkt, maar snel en praktisch is het allesbehalve.En ook: naarmate je bedrijf groeit en je klantenrelaties uitbreiden, wordt een Excel-sheet al gauw onvoldoende. Zo zal Excel je niets kunnen vertellen over de upsell-mogelijkheden bij een bepaalde klant. Of je komt niet te weten wanneer je hem moet opbellen voor een opvolgingsgesprek. In het tijdperk van de klantrelatie betekent dit dat je uitgelezen kansen laat liggen.
Excel vs. CRM: voor- en nadelen
Ter illustratie som ik de voor- en nadelen van de 2 opponenten op. Onderstaande tabel spreekt voor zich.
CRM als sales- en marketingtool
Een CRM-systeem geldt als het centrale klantenbestand, en vormt de ideale bron voor verschillende communicatie- en marketingdoeleinden. Aan de hand van een CRM-systeem kan je bovendien alle interacties tussen je organisatie en haar cliënteel in één databank bijhouden.Dus wie een CRM in huis haalt, krijgt daar een ook een slimme sales- en marketingtool bij. Zo zal deze krachtige oplossing je bijvoorbeeld helpen om meer uit je offerte te halen. Inderdaad, online offertes via een CRM-tool kunnen de conversieratio aanzienlijk verhogen. Niet onbelangrijk, als je weet dat de effectieve ondertekening een van de grootste struikelblokken is in het verkooptraject. Zeker als die offerte ook nog eens per post werd verstuurd. Dat maakt van het hele gebeuren een tijdrovende klus, waardoor de klant afhaakt of de offerte gewoon blijft liggen.
Wil je als onderneming écht iets blijven doen omdat je het in het verleden ook steevast zo gedaan hebt? Veranderen is nooit eenvoudig, maar blijft de sleutel tot groei, succes en vooruitgang. Kiezen voor CRM kan daarbij een enorme stap voorwaarts zijn.
