Je productiviteit verhogen: een belangrijke vraag waar de laatste tijd veel om te doen is. Digitalisering geeft geen meetbare verhoging meer van de productiviteit. Maar hoe kan je dat dan wel doen? In deze blogpost geef ik je enkele tips mee.

Efficiëntie op zich geeft nooit resultaat

Het gebruik van de nieuwste IT-tools en automatisering is zeer verschillend van persoon tot persoon en bedrijf tot bedrijf. Productiviteitsverhoging volgt niet automatisch op het gebruik van meer productieve middelen. Een verhoging van de productiviteit komt vooral door de toepassing van de geschikte middelen op de juiste zaken.

Efficiëntie is geen doel maar een middel. Het is zinloos zolang het huiswerk niet gedaan is. Om resultaten te boeken, start je met effectiviteit (of met andere woorden: de ‘juiste dingen’). Deze stap wordt dikwijls overslaan. Daardoor wordt er efficiënt gewerkt aan de verkeerde dingen. Daardoor blijven resultaten uit.

Wat baat het om efficiënt bezig te zijn met de verkeerde dingen?

Je snap dus wel waarom de juiste dingen bepalen van cruciaal belang is. Die kan je bepalen door de volgende vragen te stellen:

  1. Welke doelstellingen zijn belangrijk?
  2. Welke taken zijn nodig om de doelstellingen te behalen?
  3. Wat verwacht de klant?
  4. Wat wil de klant oplossen of wat is zijn probleem?
  5. Hoe kan ik de problemen van de klant oplossen?
  6. Op basis van welke criteria kiest mijn potentiële klant zijn leverancier of product?
  7. Hoe ervaart de klant mijn product (en niet: hoe kijk ik naar mijn product)?
  8. Wat creëert meerwaarde in mijn activiteit en wat niet?
  9. Wat is het minimum dat ik nodig heb om te starten?

Het eerste antwoord dat in jou opkomt, is zelden het juiste. Om daar dieper op in te gaan kan je de ‘fives times why’-techniek gebruiken.

Five times why is een Japanse techniek die zijn sporen heeft verdiend in de automobielindustrie. Je kan het gebruiken om zowel jezelf, je teams of de klanten te bevragen. Uiteraard gebruik je open vragen. Gesloten vragen kan je alleen beantwoorden met ja of neen in tegenstelling tot open vragen. Open vragen zijn dikwijls ‘w’-vragen, zoals wat, waarom en wanneer. Five times why werkt als volgt:

Stel een pertinente vraag over wat je wilt weten, bijvoorbeeld ‘wat verwacht de klant?’

Antwoord: ‘een goede service’

Je ziet snel dat dit antwoord te vaag is om iets mee aan te vangen. Voor de volgende stap neem je het eerste antwoord en maak je er de volgende vraag van.

‘Wat is een goede service?’

Antwoord: ‘Een snelle en accurate service’

Hier merk je op dat de antwoorden niet SMART zijn (dat leg ik later nog uit). Voor de volgende stap maak je van de antwoorden terug een vraag:

‘Wat is een snelle en accurate service?’

En ga zo maar door.

De techniek noemt five times why omdat je meestal vijf niveaus diep moet gaan om de grondoorzaak te vinden. Wanner weet je als je diep genoeg gegaan bent? Als je de laatste vraag niet meer kan beantwoorden, keer je terug naar het laatste antwoord. Dat is de grondoorzaak, de oorzaak waar je naar op zoek bent.

Een nadeel aan deze techniek is dat je voldoende inzicht moet hebben om de juiste vragen te stellen. Coaching door een ervaren ondernemer/adviseur kan nuttig zijn!

Beslis ook wat niet nodig, nutteloos of ongewenst is. De eerste stap gaat over keuzes maken. Om de juiste keuzes te maken, is inzicht nodig. Dat vraagt kennis, tijd, analytisch denken.

Inzicht vraagt Slow Thinking, of het inzetten van System Two. Dat vergt inspanningen en de weg is bezaaid met vooroordelen. System One (fast thinking) en System Two (slow thinking) zijn een concept van psycholoog Daniel Kahneman, die jarenlang menselijk falen en vooroordelen bestudeerde. Zijn inzichten zijn zo belangrijk, ook op het gebied van ondernemerschap, dat hij samen met zijn collega Amos Tversky een Nobelprijs won.

We worden gedreven door een instinctieve kracht die Daniel Kahneman System One noemt. Deze ‘fast thinking’ werkt echter slecht in een nieuwe en complexe situatie zoals het ondernemen.

‘Slow thinking’ geeft betere resultaten, maar vraagt een constante inspanning, discipline en het objectief evalueren van eigen fouten. Dat doen we niet, ook niet als we geconfronteerd worden met problemen. Van problemen en complexe beslissingen willen we zo vlug mogelijk af zijn en dus laten wij fast thinking de controle overnemen. Het échte gevaar is dat we onbewust gestuurd worden door fast thinking. De meeste onder ons hebben nog nooit over dit concept gehoord.

In een snel en complexe omgeving is dat geen goede aanpak.

Een krachtige tool: SMART

Smart is een enorm krachtige tool. Als je in contact staat met ervaren ondernemers, financiers of adviseurs, zal je zeer snel een opmerking krijgen als je niet SMART bezig bent. SMART is een letterwoord en vertrekt van het principe dat je dingen moet kunnen ‘activeren’ om iets mee te kunnen aanvangen. Om iets te kunnen activeren en resultaten te boeken moet jouw omschrijving SMART zijn:

  • Specifiek
  • Meetbaar
  • Aanvaardbaar
  • Realistisch
  • Tijdsgebonden

Meer daarover vertel ik je in een volgende bijdrage.

Productiviteitsverhoging vergt drie eenvoudige stappen

  1. Bepaal wat de juiste dingen zijn (effectiviteit)
  2. Bepaal de juiste volgorde van aanpak
  3. Bepaal wat de beste methode is (efficiëntie)

Een resultaat behalen is een binaire kwestie. Het is 1 of 0. Je slaagt wel of niet. Je moet dus voor de drie factoren optimaal scoren om het doel te bereiken. De juiste volgorde van uitvoering is ook bepalend voor het efficiënt gebruik van de middelen.

Ik geef je hierbij mijn 'Ansel'-formule, waarmee je jouw resultaat kan voorspellen. Het vermenigvuldigen van jouw score voor elke factor (effectiviteit, volgorde, efficiëntie) maakt het mogelijk om het resultaat te voorspellen. Je score geeft een indicatie hoeveel iteraties je nodig zal hebben om je doel te bereiken.

Zo bepaal je zelf je score

Maak eerst een voorspelling van de middelen die je nodig hebt om jouw doel te bereiken. Middelen zijn mensen, tijd en geld. Bepaal de nodige middelen voor deze drie factoren.

Beantwoord nadien de volgende drie vragen:

  1. In hoeverre weet je wat de juiste dingen zijn die moeten gebeuren? Geef jezelf een score van 1 tot 10 (score voor effectiviteit)
  2. In hoeverre weet je wat de juiste volgorde is van de taken die nodig zijn om het doel te bereiken? Geef jezelf een score van 1 tot 10 (score voor ervaring)
  3. In hoeverre weet je wat de beste methode is om de taak uit te voeren? Geef jezelf een score van 1 tot 10 (score voor efficiëntie)

Vermenigvuldig de drie resultaten en deel het product door 10. De uitkomst is jouw slaagpercentage.

Deel het getal 1.000 door jouw resultaat. De uitkomst die je dan bekomt, is het aantal iteraties die nodig zijn om je doel te bereiken. Met andere woorden: deze extra tijd en inspanning komt bovenop je voorspelling. Vaak valt dat tegen en is een andere aanpak nodig. Bedenk dat uitdagende doelstellingen en projecten gemiddeld 200% meer middelen en inspanningen vragen dan voorspeld.

De voordelen van deze oefening

Je wordt verplicht om jezelf eerst de vraag te stellen wat de juiste dingen zijn (effectiviteit). Je wordt ook geconfronteerd met de tijdsfactor en het gebruik ervan. Automatisering en IT scheppen de illusie dat we efficiënter bezig zijn en dus ook meer (afleiding) aankunnen. Dat is niet het geval.

Omdat we onvoldoende effectief bezig zijn, verliezen we veel tijd. Resultaten blijven uit en dat creëert druk. We proberen dan maar de taken sneller en intuïtiever af te werken (System One). Met fouten en rework tot gevolg. ‘Lean’ leert ons dat rework één van de belangrijkste oorzaken is van verlies. De beste organisaties presteren tot 30% beter dan de slechtste uit dezelfde sector.

De nadelen van deze formule

De formule is gebaseerd op een zelfevaluatie. De cijfers zijn dus relatief subjectief. De score hangt af van jouw zelfkennis en objectiviteit. Het is eigen aan ondernemers dat ze zichzelf overschatten. Wees dus streng met jezelf. Anderzijds heb je automatisch een correctiemechanisme: als je verkeerd bent, ga je het resultaat niet behalen en toch moeten herbeginnen.

Geen resultaat zonder correcte uitvoering

Je mag nog zo goed voorbereid zijn, het is de kwaliteit van de uitvoering die het resultaat bepaalt. Hier komt System One weer om de hoek kijken. Om dat te vermijden, is een externe partij belangrijk. Zorg dat iemand jouw traject in het oog houd. Een onafhankelijke persoon die waakt over de allocatie van de middelen, de timing, de prioriteiten en vooral de kwaliteit van de uitvoering.

Het is dikwijls zo dat succesfactoren veel werk en inspanning vragen meestal worden deze dus slordig en onvolledig uitgevoerd. Dat is ook een probleem op het hoogste niveau van organisaties. Managers en directieleden maken dezelfde fouten maar zijn niet gewoon om zich te laten coachen of begeleiden.

Dan wens ik je nog veel succes!