Funding ophalen is voor vele start-ups een continue strijd. Ga je in zee met investeerders of een bank? Of ga je langs bij familie en vrienden? Een voor een pistes die mogelijk zijn. Maar waar vele start-ups nog vragen rond hebben, is het ophalen van subsidies. Hoe pak je dit aan? Bij wie moet je daarvoor zijn? En wat zijn de voordelen ervan?

Wendy Geeraert, co-founder van Co-libry, haalde niet één maar drie subsidies binnen. Co-libry is een digitaal vastgoedplatform dat enorm veel data kan capteren en op een innovatieve manier gaat verwerken. Op basis van die data doet Co-libry aanbevelingen vanaf de zoektocht naar de geschikte woning tot en met de verhuis. Zij zorgen ervoor dat jij als zoeker de juiste informatie, op het juiste moment krijgt en zo de beste beslissingen kan nemen.

Wendy Geeraert, co-founder van Co-libry

Horizon 2020 subsidie

“Vorige zomer waren we op zoek naar funding bronnen en kwamen al snel uit bij enkele business angels. Toch was dat niet helemaal waar we naar op zoek waren en ging onze zoektocht verder tot we per toeval terecht kwamen bij de Horizon 2020 en de Open Data Incubator call. Horizon 2020 is een Europese subsidie waar je je onder andere kan aanmelden bij een specifieke call die voor jou van toepassing is. De procedure van deze call was laagdrempelig in vergelijking met anderen. Je maakt een dossier aan, stuurt dat door en je wordt uitgenodigd voor een gesprek met een jury. Drie dagen na het gesprek wisten we dat we de subsidie binnengehaald hadden. Niet alleen haalden we 100.000 euro op, maar we mochten ook deel uitmaken van het incubatieprogramma met internationale coaches. Zeer handig want als start-up heb je heel wat vragen die je graag eens aftoetst met een expert. Daarnaast kregen we een ticket voor een marketing en sales bootcamp in Madrid.”

Innovatiesubsidie

“Omdat onze eerste ervaring zo positief was bij het ophalen van een subsidie, gingen we op zoek naar andere subsidies. We kwamen al snel terecht bij het Innovatiecentrum Antwerpen waar we ons dossier voorlegden. Zij gaven meteen aan dat het een ambitieus dossier was als start-up, maar dat we voor een innovatiedossier bij Agentschap Innoveren en Ondernemen moesten gaan. Verder heb ik ook beroep gedaan op extern advies van bureaus die dergelijke dossiers uitschrijven, vooral om mijn dossier te valideren. Als zij het goed genoeg vinden, dan weet je dat het goed zit en je het zelf ook kan schrijven. Ik ben ingenieur/architect dus ik associeer mezelf niet als een schrijfwonder. Maar deze externe bureaus werken veelal enkel aan de vorm van het dossier en het inhoudelijke, daar ben je als start-up zelf verantwoordelijk voor.

We hebben wel veel advies gekregen van het Innovatiecentrum zoals bijvoorbeeld welke woorden moet je gebruiken en welke niet wat erg belangrijk is in deze dossiers. Ik werkte toen fulltime, dus het schrijven van het dossier deed ik gewoonlijk van 21u00 ’s avonds tot 3u00 ’s morgens en dat gedurende 10 dagen. Want het was uiterst belangrijk voor ons dat we het voor het einde van de maand konden indienen om zo vanaf de eerste van de volgende maand, de gemaakte kosten (als er een goedkeuring is) te recupereren.

Veel start-ups denken dat het dossier 100% in orde moet zijn alvorens je dat indient maar in de realiteit heb je na het indienen meestal nog twee maanden om je voor te bereiden op de verdediging van jouw dossier en ook om nog de laatste aanpassingen te doen na de revisie van Agentschap Innoveren en Ondernemen. Bij de verdediging van een innovatiedossier wordt vaak de nadruk gelegd op het technische en innovatieve aspect, dus hadden we bewust beroep gedaan op een van onze externe partners om de verdediging van het technische aspect op zich te nemen. Bleek dat dat niet nodig was, onze innovatie bleek duidelijk uit het dossier en stond niet ter discussie. Maar als start-up waren de vragen vooral gericht naar de businesskant. Zijn we als start-up capabel om dit dossier te trekken? Zullen we binnen 4 jaar nog bestaan? Zullen we de meerwaarde en tewerkstelling voor Vlaanderen realiseren? Na de verdediging zei ons buikgevoel ons dat we deze subsidie konden vergeten maar toch kregen we enkele weken later het goede nieuws dat de jury in ons als team en Co-libry als innovatief platform geloofden.

Op zich goed nieuws, maar wat we niet wisten, is dat je als start-up in de meeste gevallen de vereiste 55% eigen kapitaal moet kunnen aantonen bij aanvang van het dossier voor de subsidies worden uitbetaald. Zo zijn we dus na de goedkeuring bij verschillende banken langsgegaan. Dit proces nam wel enkele maanden in beslag en dat is voor een start-up een heel lange periode om te overbruggen. Ondertussen hebben we wel een officiële GO gekregen. Bij een lening of een achtergestelde lening moet je uiteraard wel rekening houden dat je voldoende omzet moet draaien om de lening te kunnen terugbetalen. Je zou dus ook kunnen kiezen voor externe investeerder zoals business angels.”

Kmo-groeisubsidie

“De kmo-groeisubsidie kreeg in mei 2016 een nieuwe vorm. Bedrijven die een groei willen realiseren, komen in aanmerking voor een groeisubsidie. Toen wij ons dossier indienden, stonden de voorwaarden nog niet volledig op punt waardoor er ook last minute veranderingen zijn aangebracht in het toegekende bedrag. Je kan steun aanvragen voor drie zaken:

  • Steun voor advies van een dienstverlener
  • Steun voor de aanwerving van een strategisch medewerker
  • Steun voor advies van een dienstverlener en de aanwerving van een strategisch medewerker

Wij hebben ons dossier ingediend voor zowel het advies van een dienstverlener en de strategisch medewerker. Op een halve dag was het dossier geschreven. Op 8-10 pagina’s moet je jouw dossier toelichten, kort en krachtig. Naast het voordeel dat het weinig voorbereiding vraagt, ondervond ik persoonlijk ook een klein nadeel aan het koppelen van de twee types steun. De eerste uitbetalingschijf wordt bij het begin betaald maar de tweede schijf, ook van de steun voor de dienstverlener, wordt pas betaald van zodra de medewerker een jaar in dienst is. En dat heeft een belangrijke impact op het werkkapitaal.”

Concrete tips en tricks

“Ik krijg van vele mede start-ups vragen rond subsidiëring. Hoe hebben we dat aangepakt? Bij wie moet je hiervoor te rade gaan? Welke subsidies zijn voor mij interessant? Uit mijn ervaringen bij drie verschillende subsidies, haalde ik heel wat lessen die ik ook graag wil delen:

  • Laat je goed informeren naar de voorwaarden verbonden aan de subsidie. Doe voldoende opzoekwerk zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
  • Gebruik de overbruggingsperiode tussen het indienen van een dossier en het verdedigen om alvast een partij te zoeken voor het bedrag dat je zelf moet aanbrengen (van toepassing bij een innovatiedossier).
  • Een subsidiedossier kan je best bekijken als een sales pitch. Kijk naar de voorwaarden van elke subsidie en schrijf jouw dossier en pitch naar die voorwaarden.
  • Zie dat je je kosten kan overbruggen. Doordat er bij ons twee subsidies parallel liepen en we al wat omzet draaien, hebben we de lange periode bij de behandeling van de innovatiesubsidie kunnen overbruggen.
  • Ga langs bij het Innovatiecentrum om te horen voor welke subsidies je in aanmerking komt, of het een haalbare kaart is om een dossier in te dienen en om te verifiëren of je dossier uiteindelijk goed geschreven is.
  • Betrek externe partijen zoals kennisinstellingen, imec en specialisten in jouw onderwerp om het dossier geloofwaardiger en betrouwbaarder te maken.
  • Zie het uitschrijven van deze dossiers niet enkel om de subsidies te behalen maar ook om je gedachten te ordenen, te concretiseren en zo over te brengen naar je team."

Co-libry is klaar om te volgende stap te zetten en dat hopen ze ook te doen als kandidaat van het internationale groeitraject Boost-Me van Netwerk Ondernemen. Veel succes!