Een succesvol bedrijf staat en valt met het team erachter. Skedify.me, het Gentse bedrijf van Arne Bassez en Christophe Thelen, beseft dat als geen ander. De scale-up achter het online appointment scheduling en videomeeting platform implementeerde een heel aantal protocollen, oorspronkelijk bedacht door Jim en Michele McCarthy, voor meer productiviteit, betere communicatie en vooral optimaal teamwerk. Founders Christophe Thelen en Arne Bassez doen vijf van hun ‘Core Protocols’ uit de doeken.

Waarom het founding team van Skedify.me het zo belangrijk vond om deze kernprotocollen te implementeren? “Als kennisbedrijf zijn je werknemers je belangrijkste assets, en wil je er alles aan doen om ze zichzelf maximaal te laten ontplooien”, leggen ze uit. “Echter zijn we allemaal sociale wezens met elk onze eigen manier van communiceren. En of je nu een sterk groeiende start-up, scale-up of een corporate bent, net daar loopt het veelal fout als mensen moeten samenwerken. Door deze simpel te implementeren ‘Core Protocols' creëer je een gemeenschappelijk draagvlak waarop elk individu kan terugvallen. En nu ons team de laatste maanden pijlsnel is gegroeid tot 20 toffe collega’s, legt ons dat geen windeieren. ”

1. De ‘Ask for Help’

“Hoeveel tijd en energie gaat er niet veel verloren omdat mensen niet snel een assumptie durven valideren bij een collega? En hoe kunnen we verwachten dat mensen groeien in hun rol als ze niet om op elk moment om hulp durven te vragen?”

Thelen windt er geen doekjes om: bij Skedify.me hoeft niemand bang te zijn om hulp te vragen. Daarvoor riep het bedrijf het ‘Ask for Help’ protocol in het leven. “We moedigen dat actief aan”, licht de ondernemer toe. “Waarom zou je in hemelsnaam geen gebruik maken van elkaars vaardigheden en inzichten? Bovendien valt er weinig te verliezen: een nee heb je, een ja kun je krijgen. Maar in de meeste gevallen zal je dankzij andermans hulp een taak beter en sneller kunnen uitvoeren. En je leert nog bij, ook.”

“De essentie erachter is simpel. Je kan op elk moment hulp vragen, en net zo goed een ‘nee’ of ‘nu niet’ krijgen zonder dat daar een verdediging of verdere uitleg aan moet hangen van de andere partij. En nog belangrijker, zonder dat een ‘nee’ of ‘nu niet’ een persoonlijke emotie heeft. Door deze spelregels open en duidelijk te communiceren creëer je een klimaat waar zelf de meest introverte persoon op elk moment een vraag durft stellen. Aan de collega die naast hun zit of de CEO", vult Bassez aan.

2. ‘Decider’ regel

Het ‘Decider’ protocol is een handige tool die je zonder veel moeite op elk moment kan implementeren in je team. Ook die zorgt voor een aanzienlijke tijdsbesparing en focus wanneer je met een team tot een beslissing wil komen. In de praktijk dient een van de deelnemers aan een discussie een voorstel aan op een beknopte manier. De enige voorwaarde: elk voorstel mag slechts één probleem oplossen en moet duidelijk geformuleerd zijn. Degene die het voorstel doet, zegt "1-2-3", waarna alle teamleden tegelijkertijd op een van de drie manieren stemmen:

  • Ja: deelnemers geven een thumbs-up.
  • Neutrale deelnemers die het idee steunen, tonen hun vlakke hand
  • Nee, niet akkoord: deelnemers geven een thumbs-down

“Zo kunnen we als team in amper enkele minuten een unanieme beslissing bereiken”, meent Thelen. “Maar de echte kracht van 'De ‘Decider’ ligt erin om lange, onnodige discussies te vermijden terwijl iedereen eigenlijk al akkoord is zonder het van elkaar te weten. Waarom een uur vergaderen waarbij iedereen zich verliest in details die meer te maken hebben met uitwerking dan een effectieve beslissing, terwijl je na 5 minuten een duidelijk zicht kan hebben welke richting samen uit te gaan? Enkel wanneer een deelnemer een “niet akkoord” geeft, wordt er verder over gediscussieerd. Maar dan krijgt die persoon ook ruim en uitgebreid de kans hun argumentatie te delen terwijl iedereen met een open-mind luistert. Maar zo wordt de focus van het gesprek gelegd op de essentie van de zaak.”

Bij Skedify.me maakt iedereen er gretig gebruik van. En dat kan gaan over micro-beslissingen rond pakweg coderingscomponenten tot een strategische beslissingen op beleidsniveau”

3. ‘The Perfection Game’

Ook al is er veel ruimte voor vallen en opstaan: bij Skedify.me wordt steeds gestreefd naar de best mogelijke uitkomst. “We geloven inderdaad in een spel van perfectie - letterlijk”, beaamt Thelen. “Dat betekent dat we een vast protocol hebben dat open communicatie voorschrijft voor dingen die beter kunnen. Natuurlijk gebeurt dat op een respectvolle manier.”

Concreet heeft de scale-up voor dit spel een vaste feedbackloop gedefinieerd. “Een van de medewerkers moet zijn of haar collega, de zogeheten ‘perfecter’, uitnodigen om feedback te geven op wat ze hebben opgeleverd”, verduidelijkt Thelen. “De 'perfecter' moet het werk waarderen op een schaal van 1 tot 10. Extra belangrijk: die beoordeling gebeurt op basis van de waarde die kan worden toegevoegd aan het bedrijf. Dus de persoonlijke voorkeur van de 'perfecter' wordt buiten beschouwing gelaten. Vervolgens geeft de 'perfecter' op een constructieve en positieve manier feedback. De essentie van dit protocol zit erin dat de ‘perfecter’ heel goed nadenkt en mededeelt wat de waarde is (lees: hoeveel punten erbij kunnen) van elk van de punten feedback die ze geven.”

“Het is iets wat we allemaal dagdagelijks meemaken” vult Bassez aan. “De ene persoon geeft minutenlang feedback terwijl het eigenlijk al een 9/10 was in hun ogen. Terwijl een andere collega twee zinnen feedback geeft, maar voor hem of haar een magere 4/10 was. Door expliciet te hoeven vermelden - en nadenken -hoe ze de waarde van hun feedback items schatten, krijg je feedback waarmee de ontvanger iets kan doen. Zonder te hoeven raden als ontvanger naar hoe belangrijk de feedback wel was op basis van de lengte van hun feedback of proberen de emoties te lezen van hun collega als een Mentalist.”

“Het doel van dit spel is net om elkaars werk te perfectioneren, en niet feedback te geven om feedback te geven. Heb je geen feedback om waarde toe te voegen, dan moet je een 10 geven. Het eindresultaat hoeft dan ook niet altijd een 10/10 te zijn, een 8 of 9 kan ruim voldoende zijn als de kost voor een 10 gewoonweg niet verantwoord is. Perfectie is een streefdoel, meer niet.”

4. To Pass or Not to Pass

Het voorlaatste, maar zeker niet minder belangrijke protocol is het ‘Pass (Unpass)’ principe. Dat kunnen we herleiden naar het belang van focus, een stokpaardje van veel start-ups. Het stelt je team in staat om af te zien van deelname aan een activiteit door simpelweg te zeggen: “ik pas”. “De regel is normaal van toepassing op elke activiteit, behalve op het beslisser- en perfectiespel”, zegt Thelen. “Die protocollen zijn te belangrijk om ervan af te zien. Maar soms moet je bewust nee zeggen om je eigen werk even voorrang te geven. Of misschien is die meeting voor jou irrelevant, en wil je gewoon verder werken aan de volgende feature release. Dat is perfect oké. Autonomie betekent voor Skedify.me dat medewerkers de tijd en de ruimte krijgen om te beslissen hoe ze hun tijd het beste besteden.”

“Het mooie van het ‘Pass’ protocol is dat iedereen ervan op de hoogte is. ‘Pass’ je halverwege een meeting of decline je een meeting invite met een ‘Pass’, dan wil dit niet zeggen dat je geen interesse hebt, of dat de fantastische voorstelling van je collega niet om aan te horen is. Het wil enkel zeggen dat je vertrouwen hebt in je collega’s dat ze zonder jou ook tot een minstens even goed resultaat zullen komen. Net zoals bij de andere protocols zorgt dat voor een verwachtingspatroon in communicatie waarbij foutieve interpretatie wordt uitgesloten, en iedereen met enthousiasme zich dag in dag uit voor de gezamenlijke missie inzet.”

5. Durven loskoppelen (‘Check-out’) als het nodig is

De laatste regel die Skedify.me graag met ons deelt, is het zogeheten ‘Check In & Out Protocol’. In de bedrijfswereld, en dus ook bij de Gentse scale-up, wordt het toegepast om zowel op persoonlijk als professioneel vlak efficiënt te werken. “Stel dat je net voor een meeting een irritant sms’je hebt gehad van je aannemer, waardoor je helemaal opgejaagd bent. In plaats van dat op te kroppen, vertel je aan je team dat je een Check-out nodig hebt. Net om hun performantie te beschermen, ga je loskoppelen en de ruimte weer verlaten. Je komt pas terug zodra je mentaal klaar bent om weer aan de slag te gaan met een Check-In”, legt Thelen uit.

“Daarnaast kan je het ook gebruiken om even op adem te komen in een pauze. Je staat aan de koffiemachine even, en een collega ziet de kans rijk om je een hele update te komen geven. In dit geval zeg je gewoon tegen je collega “I’m checked out”, knipoogt en geniet verder van je bakje troost. Al dan niet samen met je collega.”