Deze LegalTech scale-up helpt de juridische wereld digitaliseren: “Het leukste aan ondernemen is dat je leert denken in oplossingen, niet in problemen”

Vlnr: Anthony Verhaegen, Bart Reyserhove en Filip Corveleyn

In de juridische sector zijn veel (repetitieve) taken en procedures tijd- en geldverslindend, zodat ze idealiter gedigitaliseerd worden. Met het platform KLEA helpt Legal Studio juridische afdelingen tot 60% tijd en 40% operationele kosten uitsparen. Dankzij die oplossing wist de Brusselse scale-up in een recordtijd één miljoen omzet te realiseren. “Onze houding is vandaag dezelfde als op dag één: cashpositief werken, zodat we organisch kunnen groeien én voor een eventuele push niet om financiering verlegen zitten. En zodat we niet in de val trappen van over promise, under deliver”, aldus CEO en co-founder Filip Corveleyn.

Digitalisering in de juridische sector

KLEA - wat staat voor Knowledgeable Legal Entity Automation - helpt juridische organisaties en afdelingen bij het digitaliseren van workflows en repetitief juridisch werk. Dit cloudplatform, dat bedrijfsdata koppelt aan geautomatiseerde workflows, wordt vandaag wereldwijd gebruikt in maar liefst zeventig landen.

“Volmachten verlenen, aandeelhoudersvergaderingen bijeenroepen,…, in de juridische diensten van grote bedrijven zijn dat taken waar veel tijd aan verloren gaat, onder meer omdat ze vaak niet geüniformiseerd zijn”, vertelt CEO Filip Corveleyn, voormalig advocaat met een grote interesse in technologie en medeoprichter van Legal Studio. “Heel die juridische backbone kan slimmer, efficiënter en meer uniform worden beheerd.”

Dat was ook de grote verzuchting van de General Counsel Europa en Midden-Oosten van het Amerikaanse kledingbedrijf Levi Strauss waar Corveleyn enkele jaren geleden mee in gesprek was. Die gaf aan dat haar medewerkers drie vierde van hun tijd nodig hadden voor het eenvoudige beheer van de vennootschappen van Levi Strauss in Europa: goedkeuring van de jaarrekeningen, administratieve verwerking van de jaarvergaderingen, benoeming van bestuurders,… Kortom, het basis compliance beheer. “Dat moest toch anders kunnen, liet ze mij verstaan. Een vraag die me meteen sterk prikkelde.”

“Digitalisering in de juridische sector was namelijk mijn focus toen ik in 2010 een Master in Business Administration aan Cambridge begon, met als bedoeling die zakelijke kant van de advocatuur – de B2B-dienstverlening, zeg maar – digitaal te verbeteren.

“Ik heb toen op hun vraag voor de Belgische en Duitse poot van Levi Strauss snel en op basis van het Mendix low-code-platform een vrij eenvoudige basisoplossing in de cloud gebouwd die heel effectief een stuk van de workflow digitaliseerde en de data centraliseerde. Bijgevolg kwam de vraag om dat ook voor de rest van de organisatie uit te rollen, wat we in 2015 dan ook hebben gedaan. Low-code ontwikkelen liet en laat ons bovendien toe om heel snel en betrouwbaar nieuwe features uit te zetten. Dat geeft ons een duidelijk voordeel in de markt.”

Geen succes in het financiële hart van Europa

Het succes bij Levi Strauss deed Corveleyn en co besluiten hun oplossing ook aan andere bedrijven aan te bieden, aangezien die met gelijkaardige problemen kampten op hun juridische diensten. “We vestigden ons in Frankfurt, toch het financiële hart van Europa, en daar gebeurde … niets. Er was zelfs behoorlijk wat weerstand.”

“Meteen donderden we van onze wolk: we hadden intussen de Financial Times gehaald, we waren driemaal genomineerd geweest voor hun awards en hadden al enkele grote Amerikaanse Fortune 50-klanten. Maar uitgerekend in Frankfurt knalden we tegen een muur. We gingen pitchen bij grote namen als Bosch, Mercedes en ThyssenKrupp en overal kregen we het deksel op de neus, omdat ze niet van de cloud wilden weten. Dat was een harde les, waaruit we besloten dat we daar niet op onze plaats zaten en onze klanten elders moesten zoeken.”

Bijgevolg verhuisde Legal Studio eind 2017 haar hoofdzetel naar Brussel, en kwam in 2018 de nieuwe focus te liggen op de as Parijs-Brussel-Amsterdam wat volgens Corveleyn voor een superacceleratie zorgde. “In minder dan een jaar tijd zijn we los over het miljoen euro jaaromzet gegaan en hebben we een mooie portefeuille aan internationale klanten uitgebouwd”, zegt hij trots. “Zo zijn we heel snel van start-up naar scale-up gegaan.”

“Ook vandaag blijven de ambities torenhoog: we krabben nog maar aan de buitenste laag van ons marktpotentieel én we zien dat er concurrenten beginnen op te staan die ook met dergelijke platformen beginnen. Daarom willen we nu in sales zo snel mogelijk zoveel mogelijk van de Europese markt afdekken. Ons model is gebouwd op het servicen van negentig landen, vandaag zitten we aan zeventig.”

In de groei gaan staan

“De grote les die ik tot nog toe uit ons ondernemersparcours heb geleerd? Dat het een traject van vallen en opstaan is, van goed tegen de muur lopen en uit die fouten leren – zoals die ontnuchtering in Frankfurt waar we op fantastische resultaten hadden gerekend en overal bot vingen, maar waar we vervolgens wél naar gehandeld hebben. Wat ik, anders gezegd, zo fijn vind aan ondernemen, is dat je leert denken in oplossingen en niet in problemen.”

“Bovendien zijn de uitdagingen elke dag anders. Zo was de grootste uitdaging van de start-up dat we niet wisten wat het was om scale-up te worden, en als scale-up moeten we nu vooral de interne organisatie zo aanpakken dat ze die snelle groei aankan, en vertrouwen hebben in onze mensen, en hen het vertrouwen geven om in die groei te gaan staan.”

Luidt KLEA dan de grote digitaliseringsgolf in de juridische wereld in, of is het er een pendant van? Corveleyn is niet zeker. “Hoewel het geen overstatement is om te zeggen dat de advocatuur als beroepsgroep weinig vooruitstrevend en vernieuwend is, bestaat in de B2B-sector toch een notie van digitalisering, zij het vooral wat eigen businessbeheer betreft: registratie, documentverwerking, dat soort zaken. Niét in het servicegedeelte naar de klant toe.”

“Als je vandaag de markt zou vragen welke advocatenkantoren een vorm van doordachte digitale dienstverlening aanbieden aan hun klanten, dan zal het antwoord bedroevend zijn. De reden is ten eerste terughoudendheid – kijken naar wat een ander doet en dat bij succes overnemen – en ten tweede de boutade dat als je een goed verdienmodel hebt, je dat niet moet veranderen.”

“Op die manier zit er te weinig druk op de ketel om veranderingen door te voeren, en daar zal corona – in tegenstelling tot bijvoorbeeld het onderwijs en de medische sector, waar een echte digitaliseringsnoodzaak bestaat – weinig aan veranderen. Maar als je ziet hoe snel die andere sectoren digitaliseren, dan mag dat op den duur ook van de zakenadvocatuur verwacht worden, denk ik.”

AI-as-a-Service

Het domste dat bedrijven kunnen doen, is digitaliseren om te digitaliseren, benadrukt Filip Corveleyn. “Denk eerst na over je strategie, map je interne processen, definieer je profiel als juridische dienst – ben je een businesspartner of eerder risicobeheerder? – en werk op basis daarvan een digitaal project uit. Het probleem is dat juridische bedrijven en afdelingen vaak te veel verwachten van digitalisering: mensen worden daar in het dagelijkse leven door ontzorgd en verwachten in hun professionele activiteiten blijkbaar hetzelfde.”

“De verwachtingen rond digitalisering zijn vaak ook veel hoger dan wat digitalisering echt kan. Daarom behoeden wij er ons met Legal Studio heel hard voor om te gaan spuien met grote termen als artificiële intelligentie, machine learning, deep learning en blockchain. Gewoon omdat ze vandaag nog maar heel beperkt voor digitale oplossingen in de juridische sector kunnen ingezet worden.”

“Maar uiteraard kijken we wel naar die ontwikkelingen en testen we vandaag concreet met AI-as-a-Service. Daar zitten nog heel wat efficiëntieslagen in, we staan nog maar aan het begin van de mogelijkheden. Maar het is nog te vroeg om die technologie naar de markt te brengen, omdat die als oplossing nu nog niet voldoende verschil zou maken.”