Deze start-up maakt het veilig en proper houden van grote gebouwen heel laagdrempelig: “Het voordeel van een nonsexy markt is dat je die als ondernemer zelf sexy kan máken”

Het founding team van FixForm

“Start-ups en scale-ups ontwikkelen hypergeavanceerde sensoren om gebouwen slim te maken. Maar ze vergeten dat ze die sensoren eigenlijk al hebben: de mensen die in die gebouwen rondlopen.” Op het platform van de Leuvense start-up FixForm kan élke passant in een voetbalstadion, ziekenhuis of kantoorgebouw een probleem melden, door simpelweg een QR-code te scannen. Co-founder & CEO Thomas Vanhumbeeck bundelde de krachten met ervaren serie-ondernemers als Wim Derkinderen en de broers Boris en Lorenz Bogaert om een probleem dat al decennia bestaat eindelijk op te lossen. “Je moet het niet te ver willen zoeken. Onze oplossing staat of valt met eenvoudige, gebruiksvriendelijke technologie.”

Het moet vooruitgaan bij FixForm. In november 2020 kwamen de founders op het idee voor de start-up, een maand later zaten ze al bij de notaris om de oprichtingsakte te ondertekenen. Het zijn dan ook ervaren rotten. Het founding team van FixForm verenigt immers het beste van twee werelden: start-up veteranen zoals Lorenz Bogaert (Netlog, Twoo, Rydoo,…) en mensen met 15 jaar ervaring in de wereld van property en facility management.

“Mijn co-founders botsten in die wereld al vijftien jaar lang op exact hetzelfde probleem”, vertelt Thomas Vanhumbeeck, één van de oprichters en CEO van FixForm. “Er bestond geen gemakkelijke en efficiënte manier om mankementen in grote gebouwen te melden. De syndicus, de conciërge of de facility manager kreeg langs alle kanten meldingen binnen: via telefoon, allerhande Whatsapp-groepjes, e-mail, of via Post-its die ze op zijn deur of zijn bureau kwamen plakken. Die spaghetti van kanalen zorgt ervoor dat de verantwoordelijken verzuipen in al die meldingen. Ze weten niet waar eerst beginnen, met als resultaat dat de problemen niet opgelost raken.”

“Grote kantoorgebouwen, ziekenhuizen, woonzorgcentra, voetbalstadions,… hebben vaak eigen techniekers in dienst. Die mensen zijn vijftig procent van hun tijd bezig met administratie. Wij willen dat terugdringen tot tien procent. Liefst nog minder zelfs. Zodat ze zich kunnen focussen op het oplossen van problemen, op het repareren van dingen die kapot zijn. Dat is wat ze graag doen en waar ze ook goed in zijn.”

Problemen 80% sneller gefixt

FixForm kleeft op een aantal strategische plaatsen in die grote gebouwen unieke QR-codes, legt Vanhumbeeck uit. “Iederéén die een mankement ziet, kan die code scannen en het probleem melden. Gewoon een foto nemen, een korte uitleg erbij zetten en eventueel je contactgegevens toevoegen. Geen vragenlijsten invullen, geen app downloaden, geen registratie als gebruiker. Als er al iemand het probleem heeft doorgegeven, krijgt de persoon die de QR-code scant daar een melding van en hoeft die helemaal niets meer te doen.”

“De verantwoordelijke die de melding binnenkrijgt, weet meteen waar er een probleem is en wat er precies aan de hand is. De slimme technologie van FixForm geeft ook automatisch aan welke problemen prioritair zijn. Een kraan die blijft stromen zal dringender zijn dan een kapotte lamp in een gang waar geen kat passeert. Bij onze eerste projecten hebben we vastgesteld dat problemen 80 procent sneller opgelost geraken. Alleen al de filter die ervoor zorgt dat hetzelfde probleem maar één keer gemeld wordt en geen 50 keer meer, bespaart techniekers, syndici of facility managers geweldig veel tijd.”

“Ons platform werkt frustraties weg”, stelt Vanhumbeeck. “In de eerste plaats voor de mensen die gebouwen in orde moeten houden. Maar finaal ook bij de bewoners, werknemers of bezoekers. Als je als klant in een gebouw komt waar het licht in de gang twee maanden na je eerste bezoek nog altijd niet werkt, dan geeft dat een slechte indruk. Die ene kapotte lamp straalt dan af op heel het bedrijf dat daar is gehuisvest.”

“Soms gaat die frustratie nog verder: als in het woonzorgcentrum de lamp in de kamer van je bejaarde moeder kapot is, dan maak je je zorgen dat ze in het donker valt en misschien wel een heup breekt. Daarom houden we de mensen die een probleem melden ook op de hoogte van de oplossing. Als je dan ’s avonds in de zetel een melding krijgt dat de lamp op de kamer van je moeder gerepareerd is, dan neemt dat heel wat frustraties en zorgen weg.”

Elke passant is een sensor

Als er één ding is dat Vanhumbeeck van zijn ervaren co-founders geleerd heeft, dan is het keep it simple. “Start-ups zoeken de oplossingen vaak veel te ver. Er zijn heel wat ondernemingen die vandaag bezig zijn met smart buildings, die oplossingen bouwen om gebouwen slimmer te maken. Ze zijn vaak jaren bezig om geavanceerde sensoren te ontwikkelen. Maar ze vergeten dat ze de allerbeste sensoren eigenlijk al hebben: mensen. Wij gebruiken élke passant als sensor. Bewoners, werknemer of bezoekers: ze kunnen allemaal een probleem melden. Ook onze technologie is heel laagdrempelig: sinds de coronacrisis weet iedereen hoe je een QR-code gebruikt.”

“We hadden al heel snel begrepen dat onze oplossing staat of valt met het gebruiksgemak. De meeste conciërges of syndici zijn geen digital natives. Bovendien zijn het jobs met veel verloop. Een snelle onboarding was dus een absolute noodzaak. Het was geen optie om die mensen eerst een opleiding van een week te laten volgen. We moesten een eenvoudig en gebruiksvriendelijk product maken, waar iedereen meteen vlot mee weg is. Niet alleen de tech savvy digital natives. FixForm is even simpel als Tinder: je veegt naar links of naar rechts om een probleem nu of later op te lossen.”

Van woonzorgcentra tot voetbalstadions

Er kroop heel wat tijd in het ontwikkelen van het platform. Sinds een half jaar is FixForm op de markt, een 30-tal bedrijven en organisaties gebruiken de oplossing. “Onze allereerste klant was een woonzorgcentrum. De zorg is een interessante markt, want het personeel is er overbevraagd en onze oplossing kan de verpleegkundigen een klein beetje ontlasten en ontzorgen.”

“Maar langs de andere kant is de zorg een sector waar innovatie eerder traag gaat. Een woonzorgcentrum is extra uitdagend, omdat technologie er voor de rest zo goed als afwezig is. Voor FixForm was het een interessante testcase: ‘als het hier lukt, dan lukt het overal’. Eén van de eerste gebruikers was een facility manager van een jaar of 60, die - en ik druk me nog voorzichtig uit - aanvankelijk zéér sceptisch stond tegenover ons platform. Vandaag is diezelfde man één van onze grootste ambassadeurs en helpt hij FixForm implementeren in andere vestigingen van de groep.”

“Woonzorgcentra en ziekenhuizen zijn natuurlijk maar één markt. Verschillende kantoorgebouwen gebruiken ons platform en recent hebben we ook het stadion van voetbalclub AA Gent vol QR-codes gehangen. We zijn niet gebonden aan één sector en kunnen ons product makkelijk aanpassen aan nieuwe markten. Maar dan moeten we er eerst 100 procent zeker van zijn dat de potentiële gebruikers er ook op zitten te wachten. Wij gaan nooit zomaar zelf nieuwe features uitvinden, we doen dat enkel op vraag van onze gebruikers. Daarbij geldt voor ons maar één regel: we bouwen alleen nieuwe features als minstens 80 procent van onze klanten die kunnen gebruiken.”

Nog dit jaar wil FixForm actief zijn in drie nieuwe landen, laat Vanhumbeeck weten. “We hebben het grote voordeel dat onze technologie heel schaalbaar is. Overal ter wereld worden QR-codes gebruikt. Omdat de personen die instaan voor het beheer en onderhoud van grote gebouwen vaak mensen zijn met een migratieachtergrond hebben we ons platform in 27 verschillende talen gebouwd. Die horde om te internationaliseren hebben we dus ook al genomen.”

De babyboomers achterna

Anders dan bij zijn co-founders is FixForm het eerste ondernemersavontuur van Thomas Vanhumbeeck. “Ik kom uit de corporate wereld maar droomde er altijd van om een start-up uit de grond te stampen. Het ondernemerschap heeft ups en downs, maar ik vind het geweldig! Ik heb natuurlijk het voorrecht te kunnen rekenen op de beste mentoren die een startende ondernemer zich kan voorstellen.”

“Ik heb vooral geleerd dat je te allen tijde rustig moet blijven. Het is een beetje zoals de beurs: je moet focussen op de lange termijn. Als je een helder beeld hebt van waar je over vijf jaar wil staan, en een businessplan hebt om daar te geraken, dan raak je niet ontmoedigd door een tegenslag en word je ook niet euforisch van een meevaller.”

“FixForm is misschien niet actief op de meest sexy markt. (lacht) Maar ik zie dat als een kans om onze markt dan maar zelf sexy te maken. Er zijn nog zoveel markten als de onze, waar de bestaande oplossingen nog niet goed genoeg en niet innovatief genoeg zijn”, meent Vanhumbeeck. “Veel mensen willen wel ondernemen, maar ze hebben geen goed idee en blijven dan maar in hun zetel liggen. Binnen een paar jaar gaan de babyboomers massaal op pensioen. Dan verdwijnen samen met de ondernemers ook heel wat bedrijven. Je moet als ondernemer zelf het warm water niet willen uitvinden: in elke sector liggen opportuniteiten om het anders en beter te doen. Ook in sectoren die op het eerste zicht niet geweldig sexy ogen.”