Het idee was om prepaid mastercards aan te bieden onder de naam Cardwise. Maar de markt besliste anders, omdat op bezoek bij bedrijven keer op keer de vraag terugkeerde om met een oplossing te komen voor problemen rond onkostennota’s. Cardwise werd Xpenditure, een vanuit België internationaal snel groeiende start-up die met haar e-receipt platform de wereld wil veroveren. Met een maandelijkse groei van 10% en een verdubbeling van het personeelsbestand in het laatste half jaar legt Head of HR Laura Stymans uit hoe ze de start-upcultuur van het eerste uur bewaken.
Oplossing voor een vervelend probleem
Ken je dit: bonnetjes en facturen die zich opstapelen, kwijtraken, vervagen en onleesbaar worden of waarvan niet meer duidelijk is om welke kosten het gaat? De tijd ontbreekt en de moed zakt dieper in de schoenen om eraan te beginnen.
En eens het dan gedaan is, gaat er nog veel tijd verloren aan controle en goedkeuring door managers en het manueel invoeren door de boekhouding. Die moet alle fysieke bonnetjes dan ook nog eens 7 jaar bewaren voor een eventuele belastingcontrole. Daarvoor kreeg Xpenditure keer op keer de vraag een oplossing te bieden.
foto: CEO Boris Bogaert & Co-founder Wim Derkinderen
En met een automatische flow die dat hele proces vergemakkelijkt, biedt Xpenditure ook die oplossing. Een werknemer maakt met zijn smartphone een foto van het bonnetje dat hij wil indienen en de gegevens erop worden automatisch uitgelezen. Extra informatie kan manueel worden toegevoegd. Met een klik stuurt de werknemer zijn bonnetjes door naar zijn manager, die ze na goedkeuring met een klik doorstuurt naar de boekhouding.
De boekhouding regelt de terugbetaling of kan de aanvraag voor meer uitleg terugsturen naar de werknemer. Naast een professionele oplossing voor het indienen van onkosten, levert Xpenditure haar klanten een enorme tijd -en kostenbesparing.
.jpg)
“Boris Bogaert, onze CEO, krijgt wekelijks mails van mensen die laten weten hoe blij ze zijn met de tijd die ze nu terugwinnen,” vertelt Head of HR Laura Stymans, “We zijn dan ook trots op het feit dat we een probleem oplossen dat onze klanten heel veel tijd en geld kan besparen. De droom is een volledig e-receipt platform uitwerken, waarbij alle facturen rechtstreeks in het platform aankomen en dat, volledig paperless, bonnetjes overbodig maakt. Zo dragen we ook bij aan het milieu.”
Internationaal furore maken
Met werknemers in Londen, New York en Sao Paulo maakt Xpenditure dan ook internationaal furore en is ze trots dat vanuit België te doen.
Stymans: “We investeren in intrapreneurials: ondernemers in de onderneming. Dat is het levende bewijs dat je niet naar Londen of Silicon Valley moet verhuizen om een succesvolle start-up uit te bouwen, dat kan ook vanuit België."
We bieden onze mensen de ruimte om naast hun kernfunctie vanuit hun eigen interesse of passie projecten of verantwoordelijkheden op te nemen. Klassieke carrièrepaden bestaan bij ons niet. Persoonlijke ontwikkeling ligt voor een groot stuk bij de werknemer zelf: wat wil jij doen om te groeien? Wat doe je graag en wil je meer van doen?”
We hebben een heel informele cultuur en geloven er zeer sterk in dat mensen gepassioneerd moeten zijn over hun werk. Ze moeten hun werk met trots aan hun familie willen tonen. Dat zorgt ervoor dat ze net dat ietsje meer doen. Door de verantwoordelijkheid die werknemers krijgen, zijn ze erg betrokken bij het bedrijf.
Dat uit zich bijvoorbeeld in de Xpenditure-brownies en oatmeal cookies die mensen bakken om voor hun verjaardag te trakteren. Ook de wekelijkse Thirsty Thursday draagt bij aan die betrokkenheid. Dan komen we na de werkdag samen in ons Xpenditure Café om wat te eten en drinken.”
Identiteit en cultuur behouden
Het behouden van die identiteit en cultuur is zonder meer de grootste uitdaging op dit moment, beaamt Stymans: “Wanneer je 10 tot 20 werknemers hebt, is het eenvoudig om een start-upcultuur uit te bouwen. Maar nu we richting de 50 gaan, wordt dat een andere zaak."
Klik op de image om een rondleiding te krijgen in het Xpenditure hoofdkwartier:
"Door de sterke groei komen er constant nieuwe mensen bij, maar zij zijn telkens in een mum van tijd deel van het team en iedereen staat paraat om hen verder te helpen," vertelt Laura Stymans nog.
"We hebben een zeer platte organisatie en die willen we zeker behouden. Echt, geen twee functies zijn dezelfde bij Xpenditure. Dat zou niet meer mogelijk zijn moesten we 4 managementlagen hebben. En wanneer we met een organigram en functiebeschrijvingen moeten gaan werken en iedereen zijn eigen hokje krijgt waar ze niet uit mogen gaan.
Om onze identiteit en cultuur te behouden, leggen we daarom in onze rekrutering de grootste nadruk op de fit met ons bedrijf. Om bij Xpenditure te werken, moeten mensen ondernemend en initiatief nemend zijn, en een just-do-it attitude hebben.
Daardoor worden er soms fouten gemaakt, maar het is beter om dingen uit te proberen en fouten te maken dan een afwachtende houding aan te nemen. Mensen krijgen dus enorm veel professionele vrijheid en kiezen zelf waar en wanneer ze werken. Tijdens de werkdag is er de mogelijkheid om even een pauze te nemen om te poolen, sjotten of darten. Om onder de middag graag even de stad in te gaan, kan er gebruik worden gemaakt van de Xpenditure fietsen.
We zijn een real-time bedrijf en dus hebben we mensen nodig die flexibel zijn. Dat wil zeggen dat ze snel moeten kunnen schakelen en hun plannen van vandaag op morgen moeten kunnen omgooien om zich aan de markt aan te passen. Omdat we geen standaardbedrijf zijn en in volle expansie zitten, vraagt dat ook flexibiliteit. We spreken dan van een tweewegsflexibiliteit, waarbij op bepaalde momenten extra inspanning nodig is, die dan op andere momenten weer gecompenseerd kan worden.
We zijn vrijwel continu op zoek naar frontend, backend en mobile developers en salesprofielen voor het online salesteam. Voor deze en andere creatieve en out-of-the-box denkers is Xpenditure een interessante en uitdagende omgeving: hoe gek het idee ook is, de kans zit er dik in dat je het bij ons kunt waarmaken. ”
