Dagelijks maken heel wat bedrijven zich zorgen over het communiceren met hun klanten. Toch is er nog een ander aspect dat je als organisatie niet uit het oog mag verliezen: interne communicatie. Met de huidige software en digitalisatie is ook op dat vlak heel veel mogelijk maar hoe je dat concreet aanpakt, is minstens zo belangrijk. Bloovi vroeg het aan Cédric Vercauteren, oprichter en CEO van Meet Roger: het bedrijf achter de gelijknamige interne communicatie-oplossing.
#1 Bepaal eerst je interne communicatiestrategie
Vercauteren stelt dat bedrijven moeten beginnen bij het begin. En dat betekent in eerste instantie het besef dat ze daadwerkelijk een interne communicatiestrategie nodig hebben. “In de praktijk investeren de meeste bedrijven sneller in externe sales in de plaats van optimalisatie van interne processen en mensen beter te laten samenwerken”, alarmeert hij. “Op basis van marktonderzoek bij Meet Roger zagen we dat de rendementen van externe sales dikwijls worden afgekolfd - eenvoudigweg omdat er te weinig resources worden gewijd aan interne procedures om mensen meer kennis te geven. Ik denk dan aan quality control, arbeidsongevallen,… Daarom stellen we ons bij Meet Roger continu de vraag hoe we ervoor kunnen zorgen dat de juiste persoon op het juiste moment en de juiste plaats de juiste informatie krijgt.”
"Het uitvoeren van een communicatieplan gebeurt te veel op basis van nattevingerwerk"
De 28-jarige ondernemer gelooft dat, als bedrijven dat willen bereiken, ze eerst een interne communicatiestrategie nodig hebben. “Het grote probleem daarbij is dat de interne communicatieverantwoordelijke vaak geen idee heeft hoe eraan te beginnen”, stelt hij. “Het is de bedoeling dat alle sleutelafdelingen de interne communicatieverantwoordelijke voeden - van management tot facilities en HR. En die op zijn beurt de informatie eenduidig op de juiste plaats krijgt”
“In de praktijk gebeurt dit op bedrijven zonder communicatiedienst vaak door mensen van HR, maar ik zou de interne strategie eerder omschrijven als een tweeledige activiteit. Eerst moeten alle verantwoordelijken worden aangeduid, waarna een redactieteam wordt samengesteld om te bepalen welke content wanneer wordt verstuurd. Ten tweede moeten ook de fundamenten van de communicatie worden vastgelegd. In de bedrijfswereld beschouwen te veel bedrijven dat als nattevingerwerk. Maar de harde realiteit luidt dat je in de meeste gevallen toch 3 maanden vooraf moet plannen met duidelijke milestones.”
Bovenstaande kan gemakkelijk opgelost worden door een communicatieplan te implementeren. Een communicatieplan dwingt tot helderheid en verhoogt de effectiviteit van de interne communicatie. Het fungeert als een rode draad doorheen dit proces.
- Het helpt met prioriteiten stellen
- Het stimuleert het uitdragen van visie, missie, waarden en normen
- Het biedt een houvast in hectische tijden
#2 Zet in op krachtige storytelling
Bij Meet Roger geloven ze alvast dat interne communicatie vooral menselijk moet blijven. “Precies daarom moet je als onderneming inzetten op sterke content in verschillende formaten”, knikt Vercauteren. “Instructies worden bijvoorbeeld idealiter meegedeeld via foto of video, terwijl je nieuws over het bedrijf misschien beter in een artikel giet. Mijn punt is: interne communicatie kan pas werken als je erin slaagt je medewerkers mee te nemen in je verhaal door middel van sterke én persoonlijke storytelling. Medewerkers willen zich kunnen identificeren met het DNA van een bedrijf. Zodra dat niet het geval is, haken ze af. En dat betekent oppassen geblazen voor menige organisatie, zeker gezien ‘the war for talent’. Er zit altijd wel een conculega op vinkenslag om je beste medewerkers weg te plukken.”
#3 Vier richtingen van communicatie
Interne communicatie kent volgens Cédric Vercauteren 4 concrete richtingen. “Top-down is de eerste, waarbij je als bedrijf algemene informatie deelt met al je medewerkers”, licht hij toe. “Denk aan trends, nieuwtjes, veiligheidsinformatie, risico’s en de maatregelen die daartegenover staan om bepaalde incidenten te vermijden. Maar bedrijven die vandaag enkel top-down communicatie toepassen, zitten vastgeroest in de twintigste eeuw.”
"Wanneer informatie top-down aan andere medewerkers wordt aangereikt, moet je je als bedrijf afvragen of er effectief over gebabbeld wordt"
Vandaar dat organisaties, als het van Vercauteren afhangt, beter ook een bottom-up communicatieproces implementeren. “Idealiter stroomt praktijkinformatie van ‘in the field’ ook naar hogerop bij het management”, legt hij uit. “Bottom-up is dus de tweede richtlijn van interne communicatie. “Daardoor kunnen C-level beslissers ad hoc nieuwe maatregelen treffen waar en wanneer die nodig blijken. Dat stuwt het bedrijf op korte termijn al meteen vooruit. De derde richting, de peer-to-peer communicatie, is eveneens een belangrijke. Wanneer informatie top-down aan andere medewerkers wordt aangereikt, moet je je als bedrijf afvragen of er effectief over gebabbeld wordt. Dat hoeft niet eens op hoog niveau plaats te vinden, zoiets kan net zo goed tijdens de koffiepauze. Maar het is wel belangrijk dat een onderwerp binnen interne communicatie leeft - organisch, zonder dat er iets moet worden geforceerd.”
De vierde en laatste richtlijn is naar verluidt herhaling. “Herhaling, herhaling en nog eens herhaling”, benadrukt Vercauteren. “Een bepaalde boodschap kan pas blijven hangen als ze herhaaldelijk maar steeds constructief naar buiten wordt gebracht. Als je dit proces steeds opnieuw evalueert, kan je met die resultaten telkens proactief aan de slag.”
