Freelancers, ondernemers en start-ups maken, om hun professionele aanwezigheid kracht bij te zetten, onder meer werk van een website en naamkaartjes. Een aspect in het bijzonder wordt echter dikwijls vergeten: een professioneel e-mailadres. En daarbij ga je maar beter niet over één nacht ijs. Bloovi sprak met hostingpartner TransIP en kreeg 3 absolute must-do’s mee voor een professioneel e-mailadres.

Aan het woord zijn Omar Benameur en Patrick Bosmann, respectievelijk CEO International en International Marketeer bij TransIP. “Mensen onderschatten nog te veel het belang van een duidelijk en krachtig e-mailadres”, klinkt het bij de heren.

#1 Kies voor een passend adres

Je ziet dit voorbeeld vaak: zaakvoerder Tom van bedrijf ‘Janssen en Co’ heeft als e-mailadres ‘tomjanssenenco@gma*l.com’. Een gemiste kans, volgens Benameur en Bosmann. Beter kies je als ondernemer voor een unieke mailextensie.

“Wie van start gaat met zijn eigen onderneming of freelance-activiteit, moet eerst en vooral zijn online plek claimen”, klinkt Benameur. “Zoiets doe je met een webadres in combinatie met een bijbehorend e-mailadres. Uniformiteit is daarbij een onmisbaar gegeven. In dit het voorbeeld is ‘tom@janssenenco.be’ veel professioneler dan bovengenoemd e-mailadres. Zo toon je aan je klanten dat je begaan bent met je professionele uitstraling en dat je toegankelijk bent. Bovendien is zo’n e-mailadres eenvoudigweg handiger en distinctiever wanneer je bijvoorbeeld nieuwe klanten of werknemers aanwerft.

“Een andere reden om geen standaard mailprovider te gebruiken, is het gebrek aan veiligheid”, gaat Bosmann verder. “De meeste gratis aanbieders worden namelijk gemonitord op een Amerikaanse server, waar er andere wetten gelden dan in Europa. Niet echt geruststellend als je misschien gevoelige cijfers deelt via e-mail. In Europa mag er immers nooit zomaar data uit je mailverkeer worden gehaald. Daarom raad ik iedere ondernemer aan om naast een eigen domeinnaam een beveiligde mailserver te gebruiken, liefst in beheer van een Europees bedrijf.”

#2 Vermijd technische rompslomp

Aan hostingpartners met e-mailpakketten geen gebrek. Toch zijn er slechts weinigen die het aanmaakproces dermate weten te vereenvoudigen. Dikwijls heb je toch wat technische kennis nodig om je eigen professionele e-mailadres op touw te zetten. Bij TransIP geloven ze dat (startende) ondernemers een partner nodig hebben die het hele proces vereenvoudigt, waardoor technische knowhow geen vereiste is.

“Grappig genoeg zijn we veertien jaar geleden ontstaan doordat de eigenaar vond dat er te veel regeltjes en bureaucratie kwamen kijken bij het opvragen van je eigen webadres”, stelt Benameur. “Toen je in 2003 een domeinnaam of e-mailadres aanvroeg, moest je met gehandtekende formulieren en dergelijke administratie werken. Bovendien was dat proces enorm duur.”

“Wij proberen voor de ondernemers zoveel mogelijk overbodige stappen in dat hele proces weg te nemen”, verduidelijkt Bosmann. Voor hen moet immers alles in één oogopslag duidelijk zijn.”

#3 Staar je niet blind op een gratis e-mailadres

Volgens Benameur en Bosmann maakt het gros van de ondernemers nog steeds de redenering dat een ‘gratis’ e-mailadres gelijkstaat aan ‘goed genoeg’. Daarom is de verleiding groot om bijvoorbeeld terug te vallen op gratis aanbieders waarbij de reclame je om de oren vliegt.

“Door onder andere de complexiteit van het proces en soms de prijs maken velen de reflex ‘gratis volstaat ook’”, zegt Bosmann. “Bij een betalend e-mailadres hoef je trouwens niet aan grote, schrikwekkende bedragen te denken. Soms ben je letterlijk voor enkele euro’s per maand gesteld”, zegt Bosmann. “Een kleine investering dus. Zeker als je dan meteen van de reclame verlost bent én je ook nog extra opslagruimte op je mailserver erbij krijgt.”

“Al is het soms wel even zoeken naar een partner die kwaliteit met een eerlijke vraagprijs combineert”, vult Benameur aan. “Wij vinden het onbegrijpelijk dat klanten zich bij sommige organisaties blauw betalen. Voor bedrijven en ondernemers is het allesbehalve ideaal om torenhoge bedragen uit te geven aan een simpel e-mailadres. Als het van ons afhangt, is een professioneel e-mailadres gemakkelijk én betaalbaar.”

Benieuwd hoe Benameur en zijn team die visie in de praktijk zetten? En hoe ook jij werk kunt maken van een professioneel e-mailadres? Ontdek dan snel de mogelijkheden met het aanbod van TransIP!