Dit 150 jaar oude chemiebedrijf verzet vandaag bakens in digital HR

Chemiebedrijf Solvay, dat circa 25.000 mensen op de payroll heeft staan, was tot voor kort bepaald geen voortrekker in employee experience, HR bleef vrij traditioneel. Sinds Bruce Fecheyr-Lippens begin 2017 bij de Belgische multinational de allereerste Head of Digital and Re-Imagine Human Resources werd, ging er een balletje aan het rollen. Het resultaat: een intern werknemersplatform dat de employee experience en cultuurverandering op alle vlakken versterkt. Dat ging echter niet zonder slag of stoot. “Mijn vacature stond al 9 maanden open. Zelfs onze CEO was niet overtuigd van het nut van de nieuwe functie.”

Twee jaar later ziet het plaatje er helemaal anders uit. “Ik moest aanvankelijk gewoon het verouderde SAP-systeem voor HR zien te vervangen”, blikt Fecheyr-Lippens terug op zijn beginperiode bij Solvay. “De mogelijkheden beperkten zich tot pakketten als Workday of SuccessFactors: behoorlijk prijzig en de implementatie duurde erg lang. Software zonder echte employee experience tools op maat van het bedrijf maakte niemand enthousiast. We testen toen ook enkele kleinere, innovatieve tools, maar ook dat was een gemengd plaatje.”

Dus deden de mensen bij Solvay het zelf

Een nieuwe aanpak drong zich op. “We besloten om vijftien mensen twaalf weken lang in een zelf opgezette digital studio samen te zetten. Een heel diverse groep: naast HR-mensen bevatte die werknemers vanuit alle departementen vanuit verschillende Solvay-locaties. IT en Legal werden betrokken om de tool GDPR-proof te maken. Dat was de aanzet tot de co-creatie van het YOU platform: een intern employee experience platform.”

“De co-creatie sessies verliepen net zoals bij een start-up: alles mocht op tafel. Het mooiste moment was toen onze CEO deelnam en al snel onder de indruk raakte van de mogelijkheden”, herinnert Fecheyr-Lippens zich nog.

De juiste aanpak, zo bleek. “Mensen gedurende twaalf weken fysiek samenbrengen, was een geniaal idee”, zegt hij. “Ze konden zich volledig op het proces concentreren en gingen aan de slag met design thinking, met agile,…. Voor de applicatie zelf hebben we samengewerkt met Lab900. Het legde de basis voor een innoverende user centric én employee centric tool die de transformatie en cultuurverandering van Solvay ondersteunt.”

Van tool naar nieuwe bedrijfscultuur

Solvay heeft niet minder dan 25.000 werknemers. Uit zo’n diverse, geografisch verspreide groep gemeenschappelijke noden distilleren, is geen eenvoudige klus. Toch kwamen er een viertal krachtlijnen naar boven. “Meer transversaal samenwerken kwam als eerste punt uit de bus. Daar hebben we in ons YOU platform een soort interne LinkedIn voor gecreëerd. Collega’s kunnen elkaar direct vinden op basis van competenties, interesses en locatie. Je kan in één klik de data scientist of technische ingenieur vinden die je nodig hebt.”

“Een tweede belangrijke behoefte was permanente ontwikkeling, ver voorbij de jaarlijkse evaluatie. We wilden naar een cultuur van positieve feedback onder werknemers”, verduidelijkt Bruce Fecheyr-Lippens. “Daarvoor werd ook een feature ontwikkeld. Je kan nu 360° feedback vragen, krijgen en geven aan collega’s over je eigen ontwikkelingstraject. Enkel zichtbaar voor de persoon in kwestie, moet ik er meteen bij zeggen. Dat is belangrijk om een zo gebalanceerde cultuur van 'feedback as a gift' to creëren. Natuurlijk krijg je de beste feedback nog altijd face-to-face. Er zit artificiële intelligentie achter die je matcht met e-learnings: je kan bijvoorbeeld een voorstel ontvangen om aan je communicatieskills te werken – en dat komt niet uit het niets.”

“Meer ownership geven aan je medewerkers is ook een belangrijke. Werknemers kunnen zelf hun objectieven ingeven, op elk moment aanpassen en delen met collega’s. Uiteindelijk moet dit er ook voor zorgen dat er veel frequenter wordt uitgewisseld tussen werknemer en manager. Mensen hun eigen loopbaan helpen aansturen, zodat je niet moet wachten tot iemand je vertelt wat je volgende job moet worden. Je hebt een profiel, je vermeldt wat je graag zou aanpakken – bijvoorbeeld werken in de VS – en je wordt proactief gematcht met interne jobs.”

“Het is een open talentplatform dat de interne jobmobiliteit versterkt. Maar het is niet meer dan een enabler: het is niet de bedoeling dat de tool jouw beslissingen overneemt. Ben je goed in design thinking en wil een ander daar graag in wil opgeleid worden, dan kan de tool je snel koppelen. Zo hoeft een dienst niet zo snel meer externen in te schakelen: dat supertalent in pakweg Azië kun je meteen spotten. Je merkt dat dit de diversiteit en inclusie ten goede komt”, aldus Bruce Fecheyr-Lippens.

“Het vierde punt is de nood aan agility, aan informele netwerken. Het YOU platform creëert die ook. Er is een feature waarmee je een projectteam kan oprichten. Een trendbreuk met de meer traditionele manieren van organiseren.”

Druk gebruikt en goed bevonden

Het YOU-platform is volledig operationeel sinds juli 2018 en wordt sindsdien druk gebruikt. Bruce Fecheyr-Lippens: “De search feature – onze LinkedIn, zeg maar – wordt meer dan 2.000 keer per dag benut. Van alle kaderleden heeft na een jaar ongeveer driekwart een actief profiel met ingevulde competenties. Stilaan hebben ook steeds meer niet-kaderleden een profiel. Na verschillende workshops maakten heel wat van onze arbeiders een profiel aan. De vakbonden werden trouwens betrokken bij de co-creatie.”

“De Net Promoter Score laat zien dat meer dan 80 procent van de gebruikers tevreden is over hoe de tool hen helpt bij hun dagelijks werk. Maandelijks wordt er meer dan 10.000 keer feedback gegeven door onze werknemers.”

“Intussen blijven we het YOU-platform verder uitbouwen. Recent was er nog een grote upgrade naar meer talen, een reactie op feedback van medewerkers. En waarom zouden we het ook niet inzetten voor onboarding of collective decision making?”

Het succes is er – en dus zal Solvay via een spinoff het YOU platform aanbieden aan andere organisaties. Bruce Fecheyr-Lippens wordt als spreker vaak gevraagd om dit verhaal te brengen. Vooral de feedback van niet-HR professionals vindt hij interessant. “Ze vragen me heel vaak of we het willen commercialiseren, ook al is dit niet onze core business. Het is blijkbaar een gat in de markt, vooral door de snelheid waarmee je het kan implementeren. Véél minder zwaar dan de doorsnee HR-tools en een echte katalysator voor een volledige cultuurverandering naar een meer agile manier van werken.” En zo kan het YOU platform ook werken voor en door medewerkers in andere organisaties.

Peter Hinssen is fan

De tool is ook technologiegoeroe en nexxworks-oprichter Peter Hinssen niet ontgaan. “Begin 2019 kwam hij bij ons langs”, vertelt Bruce Fecheyr-Lippens. “Peter is erg geboeid door het human aspect van digital. We bundelen nu onze kennis. Samen met hem ga ik in november de ‘Work in Progress Tour’ van nexxworks in San Francisco begeleiden. Het wordt een mix van topics over het nieuwe werken. We gaan het macro-verhaal en de trends belichten en hoe je daar als individu en organisatie mee omgaat. Welke acties moeten we individueel plannen? We gaan experimenteren, HR-tools van bedrijven voorstellen bezoeken, sprekers uitnodigen,…”

Eén van die megatrends is artificiële intelligentie. “In vergelijking met de Googles van deze wereld heeft Solvay nog een hele weg af te leggen, maar binnen de chemiesector verzetten we bakens”, stelt Fecheyr-Lippens. “Er zijn trouwens heel wat BEL 20-bedrijven geïnteresseerd. Intussen hebben we niet één maar vier studio’s wereldwijd opgezet, waar naast het YOU platform ook andere tools zoals een webshop voor klanten werden ontwikkeld. Deze agile way of working zijn we nu doorheen de organisatie aan het uitrollen.”

AI is geen wondermiddel

HR in België noemt Bruce Fecheyr-Lippens een vrij conservatieve wereld die te weinig externe profielen binnenhaalt. “Er wordt nog wat weifelend naar innovatie en AI gekeken, maar ik geloof sterk in human digital. De tool is een katalysator om je brand opnieuw uit te vinden en diversiteit te versterken. AI in de praktijk, op een ethische manier, heeft zeker voordelen. Maar een wondermiddel is het niet. Stelt het systeem mij drie jobs voor, dan zal er zeker één niet relevant zijn. Het is een eyeopener, maar je mag je er niet blind op staren.”

De voorbije twee jaar waren voor de Head of Digital Human Resources van Solvay een intense maar bijzonder mooie rit. “To unleash people and organisations is wat me ’s morgens uit mijn bed helpt. Daarom kijk ik ernaar dat andere organisaties ook het YOU platform en agile ways of working kunnen inzetten om beter, vrijer en meer betrokken werk te organiseren, voor een betere bedrijfscultuur en - waarom ook niet - minder burn-outs. Bovendien: de 600 interne projecten die hieruit al ontstonden en de nieuwe agile ways of working-community binnen Solvay leiden tot sneller innoveren. En dan heb ik het wél over onze core business.”

Meer weten over hoe je innovatie binnen je bedrijf kan organiseren? Mis dan zeker nexxworks’ Work in Progress Tour niet (San Francisco - 17 tot 21 november), onder begeleiding van Bruce Fecheyr – Lippens en nexxworks-oprichter Peter Hinssen.