“Het is niet omdat een sollicitant een sterke eerste indruk maakt, dat hij de beste kandidaat is. Dat zegt vooral iets over extraversie en zelfzekerheid, niet over kunnen”

Een nieuwe medewerker aanwerven is een belangrijke stap voor je onderneming. Of het nu de eerste of de honderdste werknemer is – het lijkt telkens een gok. Hoe haal je echt de beste kandidaat aan boord? En hoe kan je zo’n nieuwe medewerker snel laten renderen? We spraken erover met de experts van Planet Talent: CEO Kristel Seymus en HR-manager Tina Hanskens.

Wacht niet tot je verzuipt in het werk

Wanneer moet je eigenlijk de stap zetten naar een nieuwe aanwerving? Wacht je tot je werkelijk verzuipt in het werk of werf je beter proactief aan? Volgens Seymus is het altijd beter om proactief te werken: “Als je te lang afwacht, zal je niet altijd de juiste mensen aanwerven. Door de tijdsdruk neem je gemakkelijk de verkeerde beslissingen, waarna je opnieuw moet gaan rekruteren. Dus: hoe meer proactief, hoe beter.”

“Ook wanneer bijvoorbeeld medewerkers met pensioen gaan, is het aan te raden om lang genoeg op voorhand een vervanger te zoeken zodat er voldoende tijd is voor kennisoverdracht. Dat is zeker belangrijk wanneer het over managementfuncties gaat.”

Communiceer open en eerlijk

Wanneer je heel graag een goede medewerker wil aanwerven, ben je geneigd om de job en je organisatie zo rooskleurig mogelijk voor te stellen. Toch moet je absoluut duidelijk maken wat je werkelijk van de kandidaat verwacht. “Zulke dingen mag je niet verbloemen of verdoezelen”, benadrukt Seymus. “Open communicatie is zeer belangrijk tijdens de selectieprocedure. Praat ook over ongeschreven regels, over de doelstellingen en over de strategie van je bedrijf op korte en langere termijn. Leg duidelijk uit wat de rol van de nieuwe werknemer zal zijn in het team en leg je bedrijfswaarden uit met voorbeelden uit de praktijk.”

“Als je bijvoorbeeld zegt dat teamspirit belangrijk is dan klinkt dat vooral tof, maar misschien betekent het ook dat je niet altijd vakantie kan nemen wanneer je dat het liefst zou willen omdat je rekening moet houden met je collega’s. Er is altijd een keerzijde van de medaille en daar hoef je dan achteraf niet over te discussiëren.”

“Wanneer we zelf een nieuwe medewerker zoeken, letten we sterk op die duidelijke communicatie tijdens de de aanwervingsprocedure. Soms komen we dan tijdens een gesprek allebei tot de conclusie dat we toch beter geen overeenkomst aangaan, maar dat is beter dan problemen die pas nadien opduiken doordat je je als bedrijf te mooi hebt verkocht”, stelt Hanskens.

Ook de publieke uitstraling van een onderneming is cruciaal om sterke medewerkers aan te trekken. Zeker voor jonge topstarters kan een goede ‘employer branding’ de doorslag geven bij hun keuze voor een bepaalde werkgever. Hanskens legt uit: “Het is belangrijk dat je die employer branding niet beschouwt als een extern marketingverhaaltje maar dat je naar buiten brengt wat werkelijk intern leeft. Alleen als beide verhalen coherent zijn, straal je authenticiteit uit die overtuigt.”

Houd rekening met schaarste op de arbeidsmarkt

Je zoektocht naar een nieuwe medewerker op tijd starten, is dus de boodschap. Maar wat ‘op tijd’ is, hangt natuurlijk ook af van de tijd die het kost om iemand te vinden. Daarbij spelen verschillende factoren een rol. “Het hangt onder meer af van het profiel dat je zoekt, de kanalen die je aanspreekt en het budget dat je inzet”, legt Hanskens uit. “Als je echt van nul begint, ben je makkelijk drie tot zes maanden aan het zoeken.”

“Er is momenteel ook veel schaarste op de arbeidsmarkt waardoor vacatures soms heel moeilijk ingevuld raken, zeker bij IT-jobs of sales. We komen wel eens bij klanten die al twee jaar een vacature hebben openstaan. De oorzaak is vaak dat ze zeer specifieke kennis en ervaring eisen, of dat ze vasthouden aan een bepaald beeld dat ze hebben van hun ideale werknemer. Precies daarom moet je als onderneming proactief op zoek gaan naar nieuwe medewerkers. Snel iemand vinden die voldoet aan je verwachtingen is bijna onmogelijk.”

Kijk verder dan kennis en ervaring

Als je vacatures bekijkt, zie je dat die nog heel vaak de focus leggen op kennis en ervaring. Hanskens duidt waarom dat niet altijd de beste keuze is: “Kennis en ervaring zijn uiteraard belangrijk, maar je moet ook rekening houden met de totale persoon en het potentieel van de kandidaat – wat kan ik er nog uithalen?" Minstens even belangrijk is de klik met de bedrijfscultuur: zal die persoon zich goed voelen in mijn organisatie, met de collega’s en met de waarden waarvoor we als bedrijf staan?”

Is het glas halfvol?

Ook kandidaten hebben zelf de neiging om zich op hun best – of net iets beter - voor te doen. Dat kan je hen niet kwalijk nemen, maar daardoor is het soms zeer moeilijk om de beste kandidaat te selecteren. “Sommige mensen maken een heel sterke eerste indruk maar zijn niet noodzakelijk te beste kandidaat, want anderen komen niet direct goed over terwijl ze toch meer in hun mars hebben”, verduidelijkt Seymus.

“Dat heeft vooral te maken met hoe zelfzeker en extravert iemand is. Wij gebruiken een aantal assessments – psychologische tests – die een goed beeld geven van de persoonlijkheid, in combinatie met een gesprek. Zo kom je onder meer te weten of iemand van nature vooral problemen of eerder oplossingen ziet. Je bent als bedrijf natuurlijk op zoek naar iemand voor wie het glas halfvol is. Ook iemand die introvert is, kan zo’n positief ingestelde medewerker zijn.”

Durf af te wijken van je ideaalbeeld

Of de perfecte werknemer bestaat, is een andere vraag. “In eerste instantie wil iedereen een schaap met vijf poten, aldus Hanskens, “maar aangezien je dat niet vindt, kan je beter wat afwijken van je ideaalbeeld om vooral te focussen op het groeipotentieel en enkele kwaliteiten die absoluut noodzakelijk zijn.” Door de krappe arbeidsmarkt zijn bedrijven nu meer en meer gedwongen om zich niet vast te pinnen op bepaalde diploma’s. Vooral in de IT-jobs zien we een groeiende openheid voor andere profielen. Jonge afgestudeerden met een economisch of wetenschappelijk diploma die interesse tonen in technologie, kunnen bijvoorbeeld na een opleiding aan de slag in een IT-functie. We peilen dan vooral naar hun motivatie en leervermogen.”

Leg een gevulde agenda klaar bij de start

Een al te lange leerperiode is dan weer niet de bedoeling. Een nieuwe medewerker is in eerste instantie een investering, maar je verwacht wel dat die zo snel mogelijk rendeert. “Wij geloven dat je op korte termijn rendement moet halen uit een nieuwe medewerker”, zegt Seymus. “Dat kan je doen door de start van de nieuwe collega goed voor te bereiden. Vaak krijgen nieuwelingen in het begin simpelweg te weinig taken, omdat verondersteld wordt dat ze zich eerst moeten ‘inwerken’ of omdat er geen tijd wordt vrijgemaakt om hen te begeleiden. Terwijl je al doende net het meeste leert. Zorg er dus voor dat er een goed gevulde agenda klaarligt vanaf dag één.”

“Combineer daarbij leermomenten en operationeel meedraaien met een aantal opdrachten waar ze individueel aan kunnen werken.Die opdrachten moeten ook echt waardevolle output opleveren voor het bedrijf. Zo kan de nieuwe medewerker taken van een overbezette collega overnemen of opdrachten starten waar nooit iemand tijd voor had. De bedoeling is niet alleen om iemand snel productief en rendabel te maken op zich; het is voor nieuwe werknemers ook heel demotiverend als ze te weinig te doen hebben. Ze moeten dus ook zelf hun meerwaarde voor het bedrijf voelen van bij het begin en dat kan alleen als ze de kans krijgen om zich te bewijzen. Bovendien zie je dan meteen wat voor vlees je in de kuip hebt.”

Kortom, een nieuwe medewerker moet áltijd een troef zijn voor je organisatie, een manier om iets te verbeteren en een opportuniteit om alles eens scherp te stellen, bijvoorbeeld door bepaalde processen in vraag te stellen. “Een nieuwe medewerker brengt een frisse kijk die je verplicht om stil te staan bij routines”, besluit Seymus.

Zelf ook op zoek naar een topstarter? Een young potential die je flink wat meerwaarde biedt? Neem vandaag nog contact op met Planet Talent.