"Op de werkplek van de toekomst bellen we met z’n allen in de cloud”

Het land der telecomproviders lijkt in de regel bevolkt door reuzen. Tegen dat logge imago zet internettelefonie zich stellig af. VoIP telefonie, voluit Voice over Internet Protocol, moet de telecommarkt frisser, transparanter en prettiger maken. “Bellen vanuit de cloud is zonder twijfel de communicatie van de toekomst”, zegt oprichter Mark Vletter van online telecombedrijf Voys. “Met onze producten zetten we kmo’s op weg naar morgen.”

Elke uitvinding die zichzelf respecteert, vindt zichzelf minstens om de paar decennia opnieuw uit. Een eeuw nadat Graham Bell zijn telefoon commercialiseerde, werd samen met de computer ook IP-telefonie geboren. Al moest de technologie zich nog een aantal jaren verder doorontwikkelen, vandaag is er van kinderziektes geen sprake meer, stelt Mark Vletter. “De voordelen van bellen over het internet zijn legio. Op de werkplek van de toekomst bellen we met z’n allen in de cloud.”

Filosofie van een vlakke structuur

Met Voys kwam een viertal jaar geleden een nieuwe speler op het Belgische telecomtoneel. Met als uitvalsbasis Nederland, maar vooral: opererend vanuit de cloud. In eigen land is Vletter een behoorlijk bekende kop. “Gek om dat over jezelf te horen,” grinnikt hij, “maar het klopt wel, geloof ik. Hoe dat precies gekomen is? Zo’n zeven jaar geleden hebben we de beslissing genomen om ons bedrijf te organiseren zonder managers of hiërarchie. Zonder functies ook. Dat vinden mensen blijkbaar een bijzonder verhaal, wellicht ook omdat Voys één van de snelst groeiende bedrijven in Europa is. Inmiddels tellen we 120 medewerkers in Nederland, België en Duitsland. We hebben 22.000 klanten op ons netwerk.”

Tekst en uitleg geven bij de filosofie van zijn bedrijf, doet Vletter met plezier. Het is immers de essentie van hoe hij tegenover ondernemen staat. “Je moet als moderne kmo durven meegaan in de manier waarop werk tegenwoordig werkt”, legt hij uit. “De oude systemen brokkelen af. Bedrijven die te lang vasthouden aan een ouderwetse manier van werken, houden op een gegeven moment op te bestaan. Met dat besef zijn we bij Voys onwijs aan het experimenteren gegaan, in onze interne werking en in onze corebusiness, de telefonie. Met het internet hebben we een fantastische tool in handen om te communiceren op maat van elke bedrijfssituatie. Dat gereedschap moeten we maximaal benutten.”

IT-dummyproof

In Jan Modaals oren klinkt bellen over het internet al lang niet meer als science fiction, weet Vletter. “In de beginjaren trok Voys misschien nog klanten aan die bovengemiddeld IT-minded waren. Nu gaat het evengoed om de bakker of het kantoor om de hoek. Het systeem is ook zo eenvoudig geworden. Het feit dat de telefonie via het internet gaat, verdwijnt eigenlijk naar de achtergrond. Wij leveren telefonie en die gaat toevallig over het internet. Maar dat is eigenlijk niet meer erg relevant.”

De eenvoud zit hem eerst en vooral in de opstart. “Het enige wat je nog nodig hebt, is een internetverbinding”, licht Vletter toe. “Je sluit een toestel aan op het netwerk of maakt verbinding via een appje op je smartphone. Vanaf dan kan je probleemloos bellen en gebeld worden.” Een vaste telefooncentrale is niet meer nodig, want deze wordt namelijk vervangen door ons webbased beheerplatform. Daarmee bespaar je jezelf een dure en soms nutteloze aankoop, vindt Vletter. “Zo’n telefooncentrale heeft vaak een vast aantal aansluitingen. Komt er een extra collega in dienst, dan kan je dat apparaat om het zomaar te zeggen in de vuilbak gooien. In een online omgeving daarentegen, kan je het aantal aansluitingen vrij aanpassen. Wil je morgen een extra toestel, dan staat het nog de volgende dag bij je collega op het bureau.”

Flexibeler, goedkoper en met beter bereik

Vroeger was het vooral de beduidend lagere prijs van internettelefonie die klanten overtuigde om over te schakelen naar online bellen. Nu is het gebruiksgemak vaak de voornaamste reden, weet Vletter. “VoIP telefonie laat toe om je communicatie veel beter af te stemmen op de werking van je onderneming. Het systeem schakelt niet alleen door tussen vaste toestellen, maar ook naar mobiele apparaten zoals gsm's of laptops. Dat betekent dat klanten vaker iemand aan de lijn krijgen en je dus ook minder vaak moet terugbellen. Heeft je bedrijf veel werknemers op de baan? Dan kunnen die in de auto bellen met precies hetzelfde nummer als op kantoor. Ook klanten hoeven maar één nummer te kennen. Kortom, de bereikbaarheid van je bedrijf vergroot substantieel.”

“Ook rond openingsuren kan je met het systeem heel flexibel werken”, voegt Vletter toe. “Stel, je wilt op donderdag pas om 10 uur opengaan in plaats van om 9 uur. Dat pas je dat gewoon aan in het systeem. Vóór openingstijd komen je klanten netjes terecht op je voicemail. Nadien worden ze vlot met je verbonden op het toestel waar je bereikbaar op wilt zijn.”

Betrouwbaar en netjes versleuteld

Toch suggereert traditionele telefonie een soort van ‘vastigheid’, die je niet terugvindt in de cloud. Want wat als mijn internetverbinding het niet meer doet? En hoe zit het met de beveiliging van zo’n virtueel systeem? “Ik durf te stellen dat internettelefonie veiliger is dan traditionele telecom”, stelt Vletter. “Precies omdat we enorm veel klanten op hetzelfde systeem hebben zitten, kunnen we dat systeem ook ontzettend hoogwaardig beveiligen. Bij elk toestel kunnen we standaard de optie ‘encrypted bellen’ activeren. Zoiets is onmogelijk bij klassieke telefonie. Veel bedrijven die veiligheid au sérieux nemen, kiezen bewust voor VoIP telefonie. Bijvoorbeeld IT-bedrijven die gevoelige informatie uitwisselen, of advocatenkantoren die in alle confidentialiteit met hun cliënten willen bellen.”

En al kan het internet sporadisch een onzekere factor zijn, dat heeft volgens Vletter geen impact op de betrouwbaarheid. “Ons systeem detecteert of een telefoontoestel wel of niet beschikbaar is. Stel dat je internetverbinding er even uit ligt, dan vangt ons systeem dit op door de oproep door te schakelen naar je gsm. Het systeem schakelt gewoon over naar de volgende stap in je belplan. Dat belplan kan je helemaal zelf instellen, op de manier die past bij jouw organisatie.”

Een rist aan functionaliteiten

Functionaliteiten uitbreiden en optimaliseren, dat is waar Voys zich vandaag op concentreert. “3G-netwerken zijn niet feilloos. Daar zit voor ons een uitdaging om ons nog verder te onderscheiden van traditionele telefonie. Stel nu dat je in de auto aan het bellen bent. Rijd je een gebied binnen zonder bereik, dan valt je gesprek weg. Het zou een interessante oplossing zijn om het gesprek even in wacht zetten om door te schakelen naar een ander gsm-nummer of een toestel op kantoor. Dat moet absoluut mogelijk zijn met internettelefonie. Over dat soort functionaliteiten denken wij voortdurend na.”

Integraties met bestaande CRM-pakketten zijn er al volop. Zo is in België de koppeling met Teamleader een vaak toegepaste functionaliteit. “Wij bouwen producten voor de kmo’s van morgen. Vanochtend zijn we toevallig met een experiment bezig om te kijken of we videobellen net zo makkelijk kunnen maken als onze telefonie. Zonder wachtwoorden, keuzemenu’s of de typische problemen met audio of video. Dat soort één-klik-tools willen wij aanbieden aan onze klanten. Belangrijk is dat zij niet alleen vandaag, maar ook morgen nog goed kunnen samenwerken, intern en met hun partners.”

Blije onderneming, blije klanten

Het open, frisse en leuke imago van Voys zit hem vooral in de interactie met klanten, geeft Vletter aan. “Onze klanten ervaren al vrij snel dat ze niet met een leverancier aan de praat zijn. Wel met een partner die mee nadenkt over wat het beste is voor hun bedrijf. Als je gewend bent om met de ‘grootste’ telecomproviders van de wereld zaken te doen, dan snap je dat zoiets een verademing kan zijn. Onze klanten hebben ook een stok achter de deur, want onze diensten zijn per dag opzegbaar. Dus streven we ernaar om er elke dag voor onze klanten te zijn. Dat lukt vrij aardig. In België hebben we een klantentevredenheid die ver boven de 9 ligt en meer dan 3.500 positieve reviews.”

“In Nederland hebben we intussen een substantieel aandeel in de zakelijke markt, ergens tussen de twee en de vijf procent”, preciseert Vletter. “Dan zie je dat grote spelers als KPN wakker worden en ineens een heel aantal maatregelen gaan treffen om beter naar hun klanten te luisteren. Sinds wij actief zijn in de markt, is de algemene klanttevredenheid over telecomproviders toegenomen. Uiteindelijk maak je een hele sector zo klantvriendelijker. Een groter plezier kan je mij niet doen, want dat is precies de reden waarom we met Voys begonnen zijn.”

Maak jouw bedrijf future proof en ontdek meer over de online telefonieoplossing van Voys!