Het zijn de balpennen, gadgets en giveways voor de marketingmanager, de nieuwe laptops, schermen en ergonomische muizen voor de IT’ers, het papier en de toners voor de printer, alsook externe meeting rooms en teambuildings voor HR. Die tail spend-aankopen hebben niets te maken met je core business, maar ze zijn wel nodig om je team zijn job te laten doen. En dat is nu net waar het venijn zit. Want hoewel die aankopen niet de belangrijkste zijn, kosten ze vooral voor grote bedrijven wel veel tijd en geld. “Veel bedrijven hebben geen controle over hun tail spend, omdat die versnipperd is over de hele organisatie”, zegt Tom Ceulemans, co-founder van Spot Buy Center. “Net daarom moeten ze er wat aan doen.”
De tail spend zijn alle aankopen die een bedrijf doet die niet strategisch zijn, relatief laag in waarde en bovendien overal verspreid zitten. Typisch voor dat soort aankopen is dat ze vlug gedaan worden, door verschillende mensen in de organisatie en met weinig aandacht voor regels, voorwaarden of de achtergrond van de leverancier. De behoeften zijn snel bediend, maar de collega’s die de administratie moeten verwerken krijgen onnodig veel werk voorgeschoteld.
Net omdat het over kleine en relatief onbelangrijke aankopen gaat, is er amper controle op die tail spend. De focus ligt op de strategische en grote aankopen, waardoor de inefficiënties in de staart zich enkel maar opstapelen. “In veel bedrijven is er geen bewustzijn voor de issues die tail spend met zich meebrengt”, zegt medeoprichter Philippe Van Loock. “Het begrip ‘tail spend’ is ook niet echt gekend, laat staan dat mensen weten hoe ze het moeten aanpakken. Wij willen hier meer aandacht aan geven, daarom hebben we ook een factsheet. Want het resultaat van een losgeslagen tail spend is vaak een hoopje administratieve chaos.”
Onzichtbare kosten
Niemand binnen je bedrijf wordt gelukkiger van zulke ongecontroleerde aankopen. De financiële dienst moet 1.001 kleine facturen verwerken van allerhande leveranciers, met verschillende betalingstermijnen en voorwaarden. “Elke nieuwe leverancier moet door het boekhoudsysteem van het bedrijf worden verwerkt”, legt Ceulemans uit. “Uit een recente studie blijkt dat één zo’n leverancier aanmaken een bedrijf 180 euro kost. Van een onzichtbare kost gesproken.”
In veel bedrijven is er geen bewustzijn voor de issues die tail spend met zich meebrengt
Ook de aankoopdienst staat niet bepaald te springen voor die losse eindjes. Het gaat dan wel om kleine aankopen, maar ze opvolgen neemt wel veel tijd in beslag. De medewerkers van deze dienst moeten ook vaak achteraf discussies rond betalingstermijnen, extra kosten of verkeerde (op)leveringen weten op te lossen. Ze laten zulke aankopen dan ook liever aan zich passeren.
“Om toch een beetje controle te krijgen, gaan bedrijven vaak grote contracten aan met strategische leveranciers. Maar daar is de gebruiker — de medewerker, manager of directeur die iets nodig heeft — dan weer niet happig op. “Want die wil een evenement organiseren met eventbureau A omdat ze goeie ideeën hebben, maar de aankoopdienst heeft een contract met bureau B. Tof is dat niet”, klinkt het bij Ceulemans. De gebruiker wil service, flexibiliteit en snelheid.
Mee met de klant tot over de eindstreep
Spot Buy Center haalt de angel uit de tail spend. Van Loock: “De IT-manager of secretaresse die iets nodig heeft, contacteert ons en wij gaan ermee aan de slag. We zoeken leveranciers, vergelijken, onderhandelen en vragen offertes aan. Voor die persoon levert dat enorm veel tijdswinst op, want hij of zij moet zelf niet op zoek.”
“We houden ook rekening met de aankoopregels die het bedrijf heeft opgesteld, zoals betalingstermijnen of afspraken rond samenwerkingen, wat de aankoopdienst weer tijd uitspaart. Tot slot maken we de dienst financiën blij, want wij vullen de nodige formulieren in om een leverancier aan te maken in het systeem én bezorgen hen een correcte en duidelijke factuur.”
Een bedrijf heeft dus maar één aanspreekpunt meer, en dat zijn wij. Dat levert niet alleen tijdswinst op voor medewerkers en managers, het hele bedrijf kan erop vooruitgaan als die tail spend goed wordt aangepakt
De filosofie van Spot Buy Center is dat ze met de klant mee tot over de eindstreep gaan. Zelfs de uiteindelijke levering volgen ze op. “Als er iets niet op tijd wordt gebracht of kapot gaat tijdens het transport, dan pakken wij dat ook aan”, klinkt het. “Een bedrijf heeft dus maar één aanspreekpunt meer, en dat zijn wij. Dat levert niet alleen tijdswinst op voor medewerkers en managers, het hele bedrijf kan erop vooruitgaan als die tail spend goed wordt aangepakt.”
Zet je tail spend naar je hand
Tail spend gaat niet alleen met de kostbare tijd van medewerkers lopen, maar ook met heel wat geld. “Als je al die losse aankopen van verschillende diensten op een hoop gooit, gaat het vaak om miljoenen euro’s”, zegt Ceulemans. “Maar als je dan aan de CFO vraagt welke aankopen er precies zijn gedaan en door wie, dan kan die daar moeilijk antwoord op geven omdat die kosten zo verspreid zitten over de hele organisatie. Maar wat je niet kan meten, kan je natuurlijk niet verbeteren.”
De software die Spot Buy Center heeft ontwikkeld, helpt je bedrijf dat overzicht te bewaren. Nog interessanter: het helpt je je tail spend naar je hand zetten. “Onze software analyseert aankopen”, legt Ceulemans uit. “Zo kan je bijvoorbeeld zien wat er dubbel is aangekocht, waar er volumekortingen mogelijk zijn, of welke aankopen je eventueel kan stopzetten.”
Focussen op de core
Het softwareprogramma van Spot Buy Center is even to the point als de dienstverlening van het bedrijf. “Veel ERP-systemen hebben over de jaren getracht om in te spelen op de globalisering van de markt en de digitalisering van de processen. Daardoor zijn ze spijtig genoeg alleen maar complexer geworden”, vertelt Van Loock. “Er wordt ingespeeld op de verwachtingen: een extra app van hier, een nieuwe tool van ginder. Maar dat maakt het geheel niet per se gebruiksvriendelijker.”
“Een betere strategie is om samen te werken met bestaande software en apps, in plaats van al die extra zélf te willen aanbieden. Met de Spot Buy Center- software focussen wij wél op onze core: de tail spend. Ons platform is gespecialiseerd in niet strategische en vaak eenmalige aankopen verwerken en managen, waar dat bij andere systemen vaak maar een kleine uitbreiding is en geen rekening houdt met de subtiliteiten van de tail spend. Bovendien kan onze software gemakkelijk geconnecteerd worden aan de andere ERP-systemen van klanten.”
Veel ERP-systemen hebben over de jaren getracht om in te spelen op de globalisering van de markt en de digitalisering van de processen. Daardoor zijn ze spijtig genoeg alleen maar complexer geworden
Klanten het zo gemakkelijk mogelijk maken, dat is de drijfveer van Spot Buy Center. Want zelfs al gaat het bij tail spend niet om strategische zaken, toch is het cruciaal om ze in de hand te houden. “Een laissez-faire mentaliteit werkt misschien voor even, maar op langere termijn steken de problemen sowieso de kop op. Louche leveranciers, foute leveringen, slechte producten, noem maar op. Als het efficiënter en goedkoper kan, waarom niet?”, vinden Van Loock en Ceulemans.
“Het gaat niet om de belangrijkste aankopen, maar laat dat net een reden zijn om dit uit handen te geven. Laat je medewerkers weer hun tijd steken in wat er écht toe doet. Wij doen de rest wel.”
Meer weten over de problemen én oplossingen rond tail spend? Vind alle antwoorden in deze fact sheet.
