Ocular speelde al even met het idee om een virtuele extensie te bouwen voor de belevingen die het creëert in fysieke ruimtes. Toen ons land in lockdown ging, kwamen die hybride plannen in een stroomversnelling terecht. Maar probeer in België maar eens de developers te vinden om razendsnel zo’n digitaal platform te ontwikkelen. CactusSoft bracht redding: Wit-Russische software engineers kwamen het team van Ocular vanop 2.000 kilometer afstand versterken. “Het zijn volwaardige teamleden geworden, ze hebben ons DNA helemaal overgenomen”, getuigt Ocular-oprichter en managing director Nicolas Vanden Avenne.
Ocular ontwerpt en ontwikkelt digitale tools die het vertaalt naar fysieke ruimtes, legt Vanden Avenne uit. “We hebben al interactieve belevingen gebouwd voor In Flanders Fields, Technopolis en de Van Eyck-expo in het MSK Gent. Maar we hebben evengoed de showroom van Quickstep of de lobby van Accenture een digitale touch gegeven. De essentie is altijd dezelfde: we willen mensen verwonderen en inspireren. We willen indruk nalaten.”
Stroomversnelling door corona
“We waren al bezig met het ontwikkelen van een digitaal platform dat fysieke ruimtes kan aansturen”, vertelt Vanden Avenne. “Met dat platform zou je je showroom bijvoorbeeld kunnen aanpassen aan het type bezoeker dat je over de vloer krijgt, de ene klant krijgt dan een ander scenario te zien dan de andere klant.”
“De coronacrisis heeft dat platform in een stroomversnelling gebracht. Bedrijven zijn op zoek naar innovatieve ideeën om hun fysieke ruimte te integreren in de digitale journey van hun klanten. Ze willen hun klanten persoonlijk ontvangen en door hun aanbod gidsen in een digitale 3D-omgeving. Net zoals ze dat in hun showroom zouden doen, maar dan online en vanop afstand. Een digitale extensie van hun fysieke ruimte. In de hybride wereld van morgen zijn dat soort kruisbestuivingen de toekomst.”
“We hadden al een concept en de eerste wireframes voor dat digitaal platform. In crisistijden moet je vooruit gaan, COVID-19 was geen tijd voor sit back and relax. Maar de planning van onze eigen developers zat bomvol, dus we hadden extra mankracht nodig om het platform snel verder te ontwikkelen. Vlaanderen barst van het technologisch talent. Alleen is de vraag groter dan het aanbod en is dat talent dus niet op korte termijn beschikbaar. We zijn op zoek gegaan naar creatieve oplossingen om extra capaciteit toe te voegen aan ons team. Zo zijn we bij CactusSoft terecht gekomen.”
Twee culturen verzoenen
CactusSoft doet aan nearshoring: het koppelt Wit-Russische software engineers aan Belgische bedrijven. “Die werkwijze was nieuw voor ons, dus we zaten wel met een aantal vragen”, zegt Vanden Avenne. “Het menselijke aspect was belangrijk. Bij Ocular hebben we veel aandacht voor de mens in onze medewerkers en hebben we korte, directe communicatielijnen tussen het management en de medewerkers.”
“We waren niet op zoek naar goedkope werkkrachten, we waren op zoek naar volwaardige teamleden. Het is niet omdat die vanuit Wit-Rusland werken dat we plots onze hele bedrijfscultuur overboord zouden gooien. Bram Van Nieuwerburgh, de zaakvoerder van CactusSoft, kon mij in een eerste gesprek meteen geruststellen: onze visie sloot perfect aan bij die van zijn bedrijf.”
“Bram vervult een belangrijke functie als bruggenbouwer en verbindingsofficier. We werken met Ocular vaker op buitenlandse projecten. Of het nu in Polen is of in Saudi-Arabië, cultuurverschillen spelen altijd een belangrijke rol en kunnen zo’n projecten bijzonder complex maken. Bram kent de Belgische cultuur, maar hij kent ook de Wit-Russische cultuur door en door. Hij kan die twee probleemloos verzoenen. De cultuurverschillen zijn op geen enkel moment in onze samenwerking een issue geweest. Door de Belgische verankering van CactusSoft was de doorlooptijd om tot een oplossing te komen ook heel kort.”
Echte Ocularianen
“In normale tijden zouden de Wit-Russische developers een weekje naar Zwevezele gekomen zijn, om elkaar te leren kennen en het project op de rails te zetten. Door COVID-19 kon dat niet.” Vanden Avenne moest de samenwerking dus op een andere manier aftrappen. “De twee projectverantwoordelijkheden bij Ocular hadden élke dag een call met het team in Wit-Rusland, stipt om 9 uur. Ze zaten al snel op dezelfde golflengte en volgden hetzelfde sprintritme. De communicatie verliep ondanks de afstand heel open en transparant, er is vrij snel een vertrouwensband gegroeid.”
De communicatie verliep ondanks de afstand heel open en transparant, er is vrij snel een vertrouwensband gegroeid
“We zijn begonnen met twee afzonderlijke teams, in twee landen. Maar dat is één team geworden. (lacht) De Wit-Russen zijn echte Ocularianen geworden. Ze hebben een stukje van ons DNA overgenomen. We hebben Xperify gelanceerd op een maandag. Toen we de vrijdag voordien de laatste voorbereidingen aan het treffen waren, ontdekten we – zoals dat zo vaak gebeurt bij software - nog een bug. Dat was echt een fundamenteel probleem, want hij deed het platform echt vastlopen. De engineers in Wit-Rusland zijn de extra mile gegaan en hebben het hele weekend doorgewerkt om die bug op te lossen, terwijl wij hier voor support zorgden. Toen voelde ik dat ze zich echt van heel dichtbij betrokken voelden bij ons platform. Het waren geen huurlingen, het waren collega’s geworden.”
Hybride bedrijf
Ondertussen is Ocular de eerste versie van het Xperify-platform volop aan het verkopen. “De belangstelling is bijzonder groot, er is duidelijk vraag naar. Het platform past ook in de transformatie die we als bedrijf willen maken. We waren lang een puur projectbedrijf, maar we willen evolueren naar een hybride bedrijf waarbij we zowel aan projecten voor klanten werken als eigen producten lanceren. Zonder CactusSoft hadden we moeten kiezen: ofwel moesten we projecten laten vallen, ofwel moesten we de release van het platform uitstellen. Nu konden we parallel werken en gaat die evolutie richting een hybride bedrijf veel sneller.”
Nearshoring is voor alle duidelijkheid géén besparingsoperatie. Het is vooral een oplossing om snel vooruit te kunnen, om geen opportuniteiten te moeten missen.
Snelheid is voor Vanden Avenne dan ook het belangrijkste voordeel van nearshoring. “Snelheid, zonder aan kwaliteit in te boeten. De Wit-Russische engineers zijn heel straf, echte professionals en keien in hun vak. Nearshoring is voor alle duidelijkheid géén besparingsoperatie. Het is vooral een oplossing om snel vooruit te kunnen, om geen opportuniteiten te moeten missen. Zonder CactusSoft hadden we ons platform nooit zo snel kunnen ontwikkelen. Ik kan er zelfs geen concrete tijdswinst op plakken, want het talent was gewoon niet beschikbaar in België.”
“De samenwerking met CactusSoft is nu even opnieuw afgebouwd, maar we hebben nog altijd één Wit-Russische developer die deel uitmaakt van ons team. Begin volgend jaar komt daar nog een tweede bij. De tijdelijke samenwerking heeft een structureel karakter gekregen. We hebben ons team duurzaam versterkt, het enige verschil is dat de nieuwe collega’s 2.000 kilometer verder zitten.”
