“De algemene bedrijfskosten krijgen doorgaans weinig aandacht, terwijl je daarin net flink kan besparen”

De coronacrisis hakt stevig in op onze economie. Heel wat kmo’s zijn dan ook op zoek naar manieren om in de komende maanden de kosten te drukken. Een blik werpen op de algemene uitgaven van je bedrijf is daarom geen overbodige luxe, klinkt het bij Kevin Vanden Hautte, zaakvoerder van Spendless. “Die algemene kosten krijgen vaak de minste aandacht, maar dat is net waar er veel mogelijkheden zijn om te optimaliseren.”

Vanden Hautte en zijn team hebben al menig kmo-zaakvoerders wakker geschud in de negen jaar dat Spendless bestaat. “Ze onderschatten wat de financiële impact kan zijn van de puntjes op de i zetten in contracten met leveranciers”, zegt hij daarover. “Ze zijn zich er vaak niet van bewust dat ze 1.000 euro betalen voor iets dat ze kunnen krijgen voor 800 euro.”

“Begrijpelijk”, pikt Hannes Verhoeven, business developer bij Spendless, in. “Kmo’s zijn zo gefocust op hun core business dat er vaak geen tijd overschiet om bezig te zijn met algemene bedrijfskosten controleren. Bij grotere bedrijven zitten die kosten vaak verspreid over verschillende diensten, wat het minder overzichtelijk maakt.”

Scannen en analyseren

Kosten samenbrengen, analyseren en optimaliseren is dus niet voor elk bedrijf gemakkelijk.“Maar net dat is onze kerntaak”, zegt Vanden Hautte. “Het eerste wat wij doen, is een scan uitvoeren bij een mogelijke nieuwe klant. Dat betekent dat we verschillende kosten bekijken, van telecom tot afval en verpakking. Op basis daarvan analyseren we welke optimalisaties nuttig zijn voor het bedrijf in kwestie.”

De experts van Spendless vergelijken het bedrijf dat ze voor zich hebben met de rest van de markt. “Wij kennen de marktprijzen in de verschillende sectoren goed, dus we weten snel of een klant te veel betaalt voor zijn verzekeringen, transport of IT”, zegt Verhoeven. “Als we merken dat er op bepaalde vlakken kan geoptimaliseerd worden, dan starten we onderhandelingen op met leveranciers. Nadien geven we advies aan onze klant: wat kunnen ze krijgen van het bedrijf waar ze nu mee samenwerken, wat kunnen ze krijgen bij iemand anders?”

De duivel zit in de details

Vergelijken is cruciaal, vinden ze bij Spendless. Vanden Hautte en Verhoeven merken dat heel wat Vlaamse ondernemers gehecht zijn aan langlopende samenwerkingen, waardoor ze niet snel geneigd zijn om op zoek te gaan naar ‘een ander’. “Ze werken vaak al jaren samen met die ene leverancier en hebben een goeie verstandhouding. Dat willen ze niet op het spel zetten”, vertelt Verhoeven. “Tof als je zo goed overeenkomt, maar dat betekent niet dat je de scherpste prijs krijgt. Je leverancier kan een even goede relatie hebben met een andere klant die wél betere prijzen krijgt.”

Een kost optimaliseren staat overigens niet automatisch gelijk aan heronderhandelen of overstappen naar een andere partij. De duivel zit vaak in de details, en eens je die vindt, is optimaliseren gemakkelijk. “Soms zien we dat iemand goeie prijzen krijgt voor zijn afvalverwerking, maar de verkeerde afvalcontainer gebruikt en daardoor toch verliest. Dan zeggen we: je gebruikt voortaan best die container met die frequentie en dat zal je zo veel besparen”, zegt Vanden Hautte.

Zelfde service, betere prijs

Vanden Hautte beseft dat ‘besparen’ niet altijd even goed in de oren klinkt. “Het woord wordt vaak in verband gebracht met ‘inboeten aan kwaliteit’, maar dat is hier niet het geval. Een leverancier heeft er geen baat bij om je plots een slechtere service te geven dan voordien.”

Uit ervaring weten ze bij Spendless dat optimaliseren vaak een grote stap is voor kmo’s. “Ze denken al gauw dat ze uren gaan bezig zijn met zo’n oefening”, klinkt het. “Wij hebben natuurlijk wel wat informatie en documenten nodig van de zaakvoerder of verantwoordelijke om onze scan te kunnen uitvoeren. Maar zeg nu zelf, wat is een voormiddag samenzitten op een volledig jaar? Als je zo duizenden euro’s uitspaart, dan is dat toch een no-brainer? Nadien kan de zaakvoerder gewoon weer zijn ding doen, en wij ook. Bij ons draait het er net om dat we de klant kunnen ontzorgen.”

No cure no pay

Voor de meer dan 300 klanten van Spendless is het inderdaad een no-brainer. “We hebben met hen al bewezen dat zo’n kostenoptimalisatie de moeite waard is”, zegt Verhoeven. Een van de klanten van Spendless is Adveo, distributeur in kantoor- en papierwaren. Het resultaat van de samenwerking? 50% bespaard op brandstof, 34% op vaste telefonie en datalijnen en 29% op mobiele telefonie — om er een paar te noemen.

Vanden Hautte en Verhoeven noemen het een goed voorbeeld van hun werk. “Niet elke klant is dezelfde. Wat een bedrijf doet en in welke sector het zit, bepaalt waarop en hoeveel we kunnen besparen. Er is geen one size fits all, maar de meeste van onze klanten kunnen wel ergens knippen in de kosten. Als dat niet zo is, hoeven ze ons niet te betalen. No cure no pay, dat is ons model. Wij vragen een vergoeding aan onze klant op basis van de besparingen die we voor hen realiseren. Geen commissie of fee van leveranciers, dus.”

Voor Vanden Hautte is dat de enige manier waarop hij zijn business wil runnen. “Onze onafhankelijkheid maakt dat we enkel de beste opties voorschotelen. Dat is voor al onze klanten een enorme geruststelling.”

Benieuwd welke kosten je kan optimaliseren? Ontdek hoe Spendless jou heel wat centen kan uitsparen