Hoe deze netwerkbeveiliger sneller groeide door zijn backoffice te centraliseren

Integer, flexibel en oplossingsgericht zijn drie waarden die ze bij netwerkbeveiliger TrueGEN hoog in het vaandel dragen. Elk project vertrekt vanuit die waarden, maar ook samenwerkingen met partners zijn erop gestoeld. Zo vond het Antwerpse bedrijf zijn spiegelbeeld in Dynappco, dat TrueGEN hielp om hun bedrijfsapplicatie te optimaliseren. “Onze twee bedrijven hebben dezelfde ingesteldheid, dat maakt onze samenwerking des te mooier en vlotter”, klinkt het.

Op enkele jaren tijd is TrueGEN uitgegroeid tot een belangrijke speler op vlak van netwerkbeveiliging. Meer dan honderd ondernemingen in de Benelux leggen de beveiliging van hun netwerk met een gerust hart in handen van het bedrijf. De reden? “Focus”, klinkt het bij oprichtster Sofie Prosperi. “Er zijn maar weinig bedrijven die zich toeleggen op security. Wij hebben er specifiek voor gekozen om ons enkel toe te spitsen op netwerkbeveiliging, zodat we daarin de beste oplossingen kunnen bieden aan klanten.”

Die oplossingen zijn trouwens niet standaard. “Tailor-made staat bij ons centraal. We kijken altijd samen met de klant naar wat het bedrijf nodig heeft en stemmen onze diensten daarop af. Het ontwerp van de beveiliging, de implementatie en opvolging ervan zitten bij ons niet in vaste pakketten gegoten, maar passen we aan de specifieke noden van de klant aan.”

De weg naar centralisatie

TrueGEN heeft zich die flexibele manier van werken met klanten al van bij de opstart van het bedrijf in 2011 aangemeten. Om die klantenbeleving nog verder te kunnen verbeteren, heeft de netwerkbeveiliger in 2018 zelfs zijn volledige ruggengraat serieus onder handen genomen. “We hadden nood aan automatisatie, zodat we ons nog meer op de essentie konden focussen. Ik wou me geen zorgen meer maken over bepaalde processen en niet meer vastzitten in een wildgroei aan verschillende tools”, zegt Sofie Prosperi. “In 2017 hadden we zes instrumenten voor onze interne organisatie - niet handig. Eén centrale tool waarmee de belangrijkste bouwstenen van onze organisatie kunnen regelen, dat hadden we nodig.”

Dieter Theunen, die sinds 2016 als business consultant voor TrueGEN werkt, heeft verschillende systemen onderzocht. De keuze viel voor ERP Oracle NetSuite van implementatiepartner Dynappco. “Het was snel duidelijk dat we op dezelfde lijn zaten”, vertelt Dieter Theunen. “Net als ons zijn ze heel pragmatisch en flexibel, ze gaan met hun klant tot over de eindstreep, helpen waar nodig, denken mee. Ze zijn ook erg open over hun manier van werken, de oplossingen die ze bieden en de mogelijkheden. We hadden best wel een aantal eisen, maar Dynappco voldeed daar volledig aan.”

Van sales tot administratie

Eén van die requirements: zoveel mogelijk processen van TrueGEN laten werken met NetSuite. “Van sales over de helpdesk tot de administratie: al onze twintig medewerkers moesten er kunnen mee werken”, zegt Dieter Theunen. “En dat is ook het geval. Ons salesteam maakt nu een offerte in NetSuite. Op basis daarvan maakt onze technische ploeg een projectinschatting.”

“Als we het project binnenhalen, dan plannen we het in via de planningstool. Eens het is opgeleverd, blijft onze servicedesk klaarstaan voor onze klanten. Vanuit NetSuite kunnen onze medewerkers vragen van klanten beantwoorden. Ze hebben een compleet overzicht van wie de klant is, welke oplossingen van ons hij gebruikt en hoe hij het liefst gecontacteerd wordt.”

Op basis van die gegevens kan de marketingdienst van TrueGEN trouwens erg gericht communiceren met klanten. Event uitnodigingen of info over oplossing A moeten niet gestuurd worden naar klanten die enkel oplossing B hebben. Hoe gerichter je mensen kan aanspreken, hoe minder snel ze je mail zullen negeren. De cirkel is helemaal rond met de administratie, die facturen uitstuurt en opvolgt via NetSuite.

Custom-made

Bovenop de basis van NetSuite heeft Dynappco voor TrueGEN nog een aantal extra functionaliteiten gebouwd. “De dollar rate-functie helpt om ons in te dekken tegen koerswijzingen, wat voor ons belangrijk is. We hebben ook een custom-made credit system. De klant koopt credits aan die ze kunnen inzetten voor technische opvolging. Vergelijk het met een tienrittenkaart: je koopt het op voorhand en vinkt de ritten één per één af. We werken op dezelfde manier voor onze customer support. Die balans wordt met deze functie bijgehouden in NetSuite”, vertelt Dieter Theunen.

“Het was niet onze bedoeling om nog veel extra te bouwen op wat NetSuite te bieden had, want het zat sowieso al goed in elkaar. Maar het feit dat Dynappco die enkele customisations heeft kunnen én willen uitvoeren op maat van ons bedrijf siert hen. Ze hebben hiermee echt wel een antwoord geboden op onze noden.”

TrueGEN wou de hele werking van het bedrijf zo snel en vlot mogelijk overzetten, iets waar Dynappco ook alle begrip voor had. “Niet alles in fases, maar in één keer het hele boeltje overzetten. Korte pijn. We hebben het er onszelf en hen misschien niet makkelijker op gemaakt door het hele systeem in zo’n kort mogelijke tijd te implementeren”, geeft Dieter Theunen toe. “Maar Dynappco is ons daar wel in gevolgd. Het was een grote prestatie om dat er op drie maanden tijd door te krijgen voor onze beide teams, maar het is toch goed gelukt.”

Op naar groei

TrueGEN heeft snel de vruchten kunnen plukken van een gecentraliseerde en grotendeels geautomatiseerde werking. “We hebben in 2018 en 2019 meteen grote stappen gezet in onze groei. We voeren nu hetzelfde werk veel vlotter uit, zonder extra inspanningen, en hebben meer tijd voor de noodzakelijke dingen. De back office is geen zorg meer nu het één groot geïntegreerd geheel is.”

Door de training die Dynappco gaf, is de business consultant nu ook in staat om dat geïntegreerde geheel zelf bij te sturen of aan te passen waar nodig. “Ik had aan Dynappco expliciet gevraagd om me de nodige uitleg te geven zodat ik er zoveel mogelijk zelf mijn plan kon mee trekken. Ze hebben ons mee in de kaarten van NetSuite laten kijken. Niet veel bedrijven zouden dat willen doen.”

Maar dat wil niet zeggen dat TrueGEN nu nooit meer belt naar Dynappco. “Integendeel, als ik toch nog een vraag heb of advies nodig heb, dan weet ik dat ik meteen iemand aan de lijn zal krijgen. Dat is van ontelbare waarde, want als klant is het fijn om te weten dat er altijd iemand klaarstaat.”

Dieter Theunen voegt er nog aan toe: “Weet je, het is gewoon een heel aangename samenwerking. Je kan een goed ERP-systeem laten implementeren door een goed bedrijf, maar als je tijdens dat proces nog eens goed overeenkomt en kan samenwerken met plezante mensen die dezelfde waarden en filosofie delen, dan is het echt win-win.”

Efficiënter werken? Nog meer tijd maken voor wat er écht toe doet? Dynappco helpt je je bedrijfsprocessen te optimaliseren.