Sébastien Stoops en Steffi Piers
Een kantoorgebouw dat mensen helpt en ondersteunt in dagelijkse activiteiten, sciencefiction? Helemaal niet. Dankzij geniale digitale oplossingen kan je jouw gebouw naar je hand zetten en er meer uithalen. Ja, zelfs winst. Hoe je dat doet, daar weten ze bij Spacewell alles over. Het softwarebedrijf bestaat al dertig jaar, maar heeft zich het afgelopen decennium vooral gespecialiseerd in smart buildings. En die zijn niet de toekomst, maar nu al de realiteit.
De tijd dat een kantoorgebouw gewoon vier muren met kantoren was, is voorbij. Onze manier van werken evolueert, we zijn meer dan ooit flexibel — hallo, thuiswerk! — en onze gebouwen evenzeer. “Architecten en projectontwikkelaars houden er de laatste jaren alsmaar meer rekening mee dat een kantoorgebouw moet kunnen mee-evolueren met een bedrijf. De ruimtes moeten flexibel zijn en anders ingericht kunnen worden volgens de veranderende noden van de organisatie”, zegt Sébastien Stoops, Sales Director bij Spacewell. “Dat is een goeie evolutie, maar in veel gebouwen stopt het daar ook.”
Jammer, want je kan tegenwoordig veel meer halen uit een kantoorgebouw dan enkel die flexibiliteit. “Je kan een gebouw voor jou laten werken”, beamen Stoops en zijn collega Steffi Piers. En dat gaat ver bij Spacewell. Van onderhoud tot organisatie van werkruimte of lunch: de systemen die ze ontwikkelen, zorgen voor efficiëntie doorheen het hele gebouw en op verschillende vlakken.
Efficiënt werken
Zo hoeft de facility manager niet meer te onthouden wanneer het tijd is voor de jaarlijkse controle van pakweg de rookmelders of brandblussers. “Onze software stuurt automatisch een melding uit”, legt Piers uit. “Die kan gaan naar iemand van de interne onderhoudsdienst, of een externe partij die het bedrijf heeft aangesteld voor die controle. Ook het onderhoud van machines in een fabriek kan op die manier goed geregeld worden. Niemand kan het vergeten, de melding gaat automatisch, en de juiste persoon kan het onderhoud meteen inplannen. Er zijn geen manuele tijdrovende tussenstappen meer nodig. Het is gewoon een veel vlottere manier van werken.”
Kosten beter inzetten
Efficiënt en handig, zeker. Maar er is meer mogelijk: medewerkers kunnen hun werkplek of vergaderruimte op voorhand reserveren via het systeem van Spacewell. Hierdoor zien facility managers dus ook welke plekken wel of niet gebruikt worden. “Op basis van die data kunnen ze actie ondernemen”, aldus Stoops. Als blijkt dat volledige ruimtes amper of niet gebruikt worden, dan hoeft de verwarming daar misschien niet aan te staan. Of nog: kan die extra ruimte niet verhuurd worden aan een ander bedrijf? “Hier zitten duidelijk winstmogelijkheden voor organisaties”, zegt Stoops nog.
Medewerkers geven via het reserveringsformulier ook makkelijk aan of ze zullen lunchen in het bedrijfsrestaurant, en welke maaltijd ze dan verkiezen. “Als je die data deelt met je cateraar, zorg je ervoor dat die alleen het nodige eten hoeft te voorzien. Geen voedselverspilling door maaltijden die niet worden geconsumeerd én een serieuze besparing voor jouw bedrijf als je alleen bestelt wat nodig is”, zegt Piers.
Maar niet alles hoeft een directe besparing te zijn, soms is je kosten beter inzetten ook al interessant. De data die Spacewell verzamelt, is rap gedeeld met externe partijen. Het voordeel? Die partijen kunnen hun diensten beter afstemmen op de noden van de organisatie. “Neem nu de schoonmaakploeg”, haalt Piers aan. “Als je die mensen inzicht geeft in de werkplekken die die dag gebruikt werden of niet, dan kunnen ze hun werkschema daarop afstemmen”, legt ze uit. “Er moet niet gepoetst worden aan een bureau waar niemand heeft gezeten, hé.”
Veiligheid garanderen
Efficiënter werken, kosten besparen of kosten beter inzetten: bedrijven kunnen dus best veel voordeel halen uit slimme technologie. Maar misschien nog het mooiste voordeel is dat een organisatie op die manier ook een betere werkomgeving creëert voor medewerkers. “Onze sensortechnologie meet de luchtkwaliteit, de temperatuur en CO2-waarden”, vertelt Stoops. “Je kan je gebouw letterlijk gezonder maken door die data in de gaten te houden. Maar je maakt mensen ook gewoon blij als ze hun eigen werkplek kunnen kiezen en reserveren. Om nog een voorbeeld te geven: iemand die het snel koud heeft, kan in een omgeving gaan zitten waar het warmer is. Omgekeerd kan een warmbloedige ziel een plek kiezen aan het raam, waar het meestal iets frisser is.”
De coronacrisis heeft aangetoond hoe goed het is om een slim gebouw te hebben
We kunnen er niet onderuit: “De coronacrisis heeft aangetoond hoe goed het is om een slim gebouw te hebben”, vindt Stoops. “We hebben bestaande technologieën aangepast zodat ze perfect inspelen op het hybride werken. Als jouw medewerkers afwisselend op kantoor en thuis werken, dan worden vaste werkplekken een gigantische verspilling van ruimte. ‘Flex desking’ wordt dan ook steeds meer de norm. Om dat soepel te laten werken, heb je tools nodig zoals een workplace app. Die toont digitale vloerplannen met live informatie van sensoren over bezetting en vrije ruimtes. Maar ook over de luchtkwaliteit en de temperatuur.”
Thuis voelen
Bij Spacewell merken ze dat de coronacrisis bedrijfsleiders heeft doen nadenken over hun kantoorruimtes. “Bedrijven die plannen om naar een nieuw gebouw te verhuizen, vragen ons nu of we ‘worst case scenario’s’ kunnen inbouwen in het systeem. Bij een volgende crisis willen ze dat het kantoorgebouw klaar is voor wat komt, zodat mensen productief aan de slag kunnen blijven”, zegt Piers.
Bedrijven beseffen dat een gezonde en fijne omgeving waar een werknemer zich thuis en gelukkig voelt, simpelweg cruciaal is
“Maar”, pikt haar collega in: “die veranderende mindset is niet enkel door corona in gang gezet. De afgelopen drie jaar valt het op dat bedrijven meer stilstaan bij hoe ze enerzijds efficiëntie kunnen brengen door data in te zetten en anderzijds meer comfort kunnen geven aan hun medewerkers. Ze beseffen dat een gezonde en fijne omgeving waar een werknemer zich thuis en gelukkig voelt, simpelweg cruciaal is.”
