Hoe automatisatie de creativiteit kan redden: “Brand owners worden echte mediabedrijven die voortdurend eigen content produceren”

Steeds meer merken willen vandaag hun eigen content produceren, maar slechts weinigen hebben daar voldoende mensen en middelen voor. Om dat probleem op te lossen, biedt Catena Company verregaande automatisatie aan, zonder daarom afbreuk te doen aan de creativiteit: “Iemand met een creatief profiel wil niet de hele tijd gegevens uit een Excel kopiëren, die wil zich op de creatie concentreren.”

Met 140 verschillende trainingen in hun aanbod staat Catena Company vooral bekend als een van de grootste aanbieders van Adobe Certified opleidingen in België. Nochtans gaat het bedrijf veel verder dan louter opleidingen, legt Managing Director Eddy Smets uit: “Een van de redenen waarom we die opleidingen aanbieden, is om zelf snel toegang te hebben tot de laatste nieuwe technologieën. Zo kunnen we er telkens voor zorgen dat onze klanten sneller content kunnen maken. We leiden onze klanten immers niet alleen op, maar nemen hun volledige contentcreatieproces onder de loep. Ons einddoel is vooral om hun workflow te optimaliseren. En daar is automatisatie voor nodig.”

Brand owners als mediabedrijven

Volgens Eddy Smets produceren brand owners vandaag immers steeds vaker zelf content voor hun verschillende merken. “Vroeger werd alles aan agencies uitbesteed. Zij bedachten niet alleen het concept en de strategie, maar produceerden ook de flyers, posters, brochures … Tegenwoordig moet contentcreatie veel sneller gaan en is er veel meer content nodig voor alle verschillende kanalen. Merken willen sneller communiceren via hun eigen sociale media, hun eigen websites, hun eigen kanalen. Daarom hebben zij geïnvesteerd in eigen mensen die content creëren. Agencies zijn nu veel meer met het conceptuele aspect bezig en met het uitdenken van de strategie.”

Naald in de contentberg

Brand owners willen dan wel zelf content aanmaken, maar kunnen ze dat ook? “Het probleem is niet dat ze de content niet kunnen aanmaken, maar dat ze er teveel tijd mee verliezen”, legt Eddy Smets uit. “Mensen zijn soms quasi fulltime bezig met het zoeken en bewerken van materiaal voor hun content. Grote bouwbedrijven nemen bijvoorbeeld een paar duizend foto’s tijdens de werken. Die foto’s komen allemaal bij de marketingafdeling terecht. Als je dan die ene foto nodig hebt, is het onbegonnen werk om die te gaan zoeken.”

“Gelukkig bestaat er technologie die metadata uit de beelden kan trekken, zoals bijvoorbeeld de datum, de locatie, de lichtsterkte enzovoort. Digital Asset Managementtechnologie gaat nog een stapje verder en laat je tijdens het inladen van die beelden toe om extra metadata in bulk toe te voegen aan de foto’s, zoals een bepaalde werf, een projecttype … Noem maar op. Sinds kort kan dit zelfs automatisch met behulp van artificiële intelligentie. Daardoor kan je die berg content veel sneller doorzoeken.”

“Bovendien kan ons Digital Asset Managementsysteem het beeld of de video meteen op maat aanpassen. Ben je bijvoorbeeld op zoek naar een bepaald type beeld voor je presentatie, dan zoekt het systeem niet alleen het beste beeld voor je uit, maar converteert het dat beeld meteen ook naar 72 DPI, zodat je presentatie niet te zwaar wordt. Heb je een beeld nodig voor je Instagramfeed? Dan krijg je het meteen op de juiste afmetingen en met de correcte filter voorgeschoteld. Zo bespaar je uren tijd aan nodeloze routineuze handelingen.”

Een miljoen euro uitgespaard

Ook het beheren van de digitale rechten zijn een belangrijk voordeel van Digital Asset Management, benadrukt Eddy Smets. “Een tijd geleden heeft een merk een bepaald themabeeld aangekocht voor zijn campagne op sociale media. Dat was een groot succes, tot iemand dat beeld ook op groot formaat heeft gebruikt op de vrachtwagens. Toen het beeld of de video destijds was aangekocht, hadden ze daar echter geen toestemming voor gevraagd. Daar is een claim van gekomen, met meer dan een miljoen euro schade tot gevolg. Met Digital Asset Management vermijd je dat soort risico’s, want je ziet meteen welke intellectuele eigendomsrechten je hebt op je media, en hoelang die gelden.”

Lang leve de creatie

De grootste tijds- en efficiëntiewinst voor contentmakers schuilt volgens Eddy Smets in Digital Data Publishing. “Als je een catalogus of brochure aanmaakt, heb je niet alleen beelden nodig, maar ook prijzen, productinformatie en zo meer. Je beelden haal je idealiter uit een Digital Asset Management-systeem. Maar voor die andere gegevens moet je in je ERP, je Product Information management-systeem en andere databases gaan graven. Dat betekent dus dat een layouter manueel al die informatie uit een Excel-bestand moet knippen en in zijn opmaakbestand plakken. Die is uiteraard niet blij. Iemand met een creatief profiel wil niet de hele tijd gegevens uit een Excel kopiëren. Die wil zich op de creatie concentreren. Dat levert enorme frustraties op.”

Eddy Smets wil die frustraties wegwerken met Digital Data Publishing: “Dankzij dit systeem maak je layout-templates aan waarin je vervolgens automatisch de juiste data giet. Zo stel je bij wijze van spreken met één druk op de knop hele mooie, volledig naar wens opgemaakte publicaties samen. Creatievelingen hebben zo alle voordelen zonder de nadelen. Zij behouden de creatieve controle over het eindproduct, want het is en blijft een Indesign bestand. Het is dus geen automatisering dat vanuit een IT-systeem volledig is dichtgetimmerd. Het blijft een creatief werkstuk.”

Anderzijds hoeven ook IT’ers niet te vrezen, benadrukt Eddy Smets: “We laten de databases volledig ongemoeid. We vragen hen enkel via welke methodes we een koppeling kunnen maken met hun databases om de gegevens te kunnen ophalen en gebruiken.”

40% tijdbesparing

Tal van bedrijven maken intussen al gebruik van de Digital Data Publishing-oplossing van Catena Company, waaronder ook het Antwerpse cultuurcentrum deSingel. “De samenstelling van hun programmaboekje was vroeger telkens een huzarenstuk”, bevestigt Eddy Smets. “Die boekjes bevatten enorm veel informatie: welke groep komt wanneer optreden, wie maakt deel uit van die groep, wat is hun achtergrond … Al die gegevens werden vanuit Sales Force in Google Docs geplaatst en vervolgens door de lay-outafdeling verwerkt. Maar daardoor was de verbinding tussen de data en de ontwerpafdeling doorgeknipt.

Alle correcties, en dat waren er veel, moesten dus telkens manueel ingevoerd worden door de layouters. Terwijl dat op zich toch vooral administratieve aanpassingen waren. Dankzij onze Digital Data Publishing moeten de gegevens nu enkel nog aangepast worden in Sales Force. De creatie-afdeling wordt van de aanpassing op de hoogte gebracht, en met één druk op de knop is hun programmaboekje up-to-date. De tijdwinst bedraagt zo wel 40%, omdat die administratieve last nu van de creatieve afdeling af valt.”

“Boss Paints heeft ons dan weer gecontacteerd voor de etiketten op hun verfblikken. Die bevatten veel gegevens over de samenstelling, maar bijvoorbeeld ook veiligheidspictogrammen die veranderen naargelang de samenstelling. Elk etiket moet gelayout worden, en dat in drie talen. Wij hebben dit volledig geautomatiseerd, maar zijn daarna nog een stapje verder gegaan. We ontdekten immers dat telkens een etiket werd aangepast, er nog een foto van gemaakt moest worden in een fotostudio. Die foto moest daarna nog bewerkt worden om te kunnen gebruiken in hun e-commerce. Die stap hebben wij volledig overgeslagen met een integratie in Photoshop. Nieuwe etiketten worden nu automatisch virtueel over de verfblikken aangebracht, zodat ze meteen klaar zijn voor publicatie op de e-commercewebsites.”

Met oog voor ROI

Er komt dus nog altijd heel wat maatwerk bij de automatisatie kijken. “We werken inderdaad op projectbasis”, geeft Eddy Smets toe. “We analyseren eerst welke publicaties een klant juist nodig heeft, hoe vaak en hoe snel hij die wil hebben en welke data hij daarvoor nodig heeft. Daarna kijken we hoe zo’n proces vandaag verloopt, wie welke taken verricht en hoeveel tijd daaraan wordt besteed. Op basis daarvan stellen we een automatisatie op maat voor. Zo kunnen we de klant van bij de offerte al met zekerheid vertellen hoeveel tijd en kosten hij zal besparen. Dat vinden klanten natuurlijk prettig, want ze zien meteen hun return on investment.”

Ben jij benieuwd hoe Catena Company jouw workflow kan optimaliseren? Vraag hier om een analyse en ontdek hoe jij weer tijd vrij kan maken voor creativiteit.