Met deze nieuwe doe-het-zelf payroll tool schrijf je zelf je tijdelijke werknemers in

Paymate: de catchy naam-met-knipoog hebben ze al, en nu zijn ze bezig met het veroveren van de markt voor online payrolling. De troeven: de tool is voordelig, heel gebruiksvriendelijk en je kan online een offerte aanvragen of een gratis demo boeken.

“Het idee voor Paymate is ontstaan toen we zagen dat er nood was aan een betaalbare doe-het-zelf payroll tool”, vertelt Inny Vanschoubroeck. Zij is team manager voor Paymate binnen Amplo, een HR-partner voor de creatieve sector. “Amplo is begonnen als Sociaal Bureau voor kunstenaars (SBK) maar biedt nu naast payroll nog een heel scala van aanvullende diensten op maat voor creatieve opdrachtgevers en freelancers”, zegt Inny Vanschoubroeck.

“We merkten bij hen dat sommigen liever zelf wilden zorgen voor hun personeelsadministratie, met behulp van een toegankelijke payroll tool om tijdelijke werknemers in te schrijven. Vervolgens hebben we zelf zo’n online tool ontwikkeld die voor alle sectoren geschikt is – niet alleen voor de creatieve sector dus maar voor elke soort organisatie. Sinds begin 2021 zijn we concreet van start gegaan en de reacties zijn erg positief.”

Flexibele personeelsadministratie op elk moment van de dag

‘Simpel, overzichtelijk en duidelijk. Zelfs zonder veel computerkennis makkelijk te gebruiken.’ ‘Vandaag nog een kelner aanwerven? Dat kan, want soms moet het heel snel gaan.’ De reviews van de eerste gebruikers zijn inderdaad zeer lovend. De gewonnen flexibiliteit blijkt voor iedereen een grote troef. Wanneer je als zaakvoerder of uitbater een extra tijdelijke werknemer nodig hebt, vraag je via Paymate eenvoudig en digitaal je contract aan, op elk moment van de dag. Je bent dus niet gebonden aan een tussenpersoon of aan de openingsuren van een HR-kantoor, en je bent altijd wettelijk in orde.

Eenvoudig en budgetvriendelijk

“Niet alle organisaties willen een complete dienstverlening via een externe partner. Sommige zelfstandigen willen liever aan de slag met een online tool om zelf hun personeel in te schrijven”, legt Inny Vanschoubroeck uit. “Ook het budget speelt daarbij natuurlijk een rol. Met Paymate kunnen bedrijven gewoon alles zelf doen.”

De gebruikers van Paymate kunnen via hun online dashboard al hun arbeidscontracten en andere loonadministratie volledig digitaal bijhouden. Het zit er allemaal overzichtelijk samen. “Je kan via Paymate de salarisadministratie op één plaats bijhouden en opvolgen van a tot z”, verklaart Niels Derycke, consulent bij Paymate.

“Dat wil zeggen: medewerkers toevoegen, functiefiches opstellen met behulp van templates, arbeidscontracten maken en prestaties goedkeuren zodat de lonen correct worden uitbetaald. In één oogopslag zie je het aantal uur dat elke werknemer op een bepaalde dag heeft gewerkt. Het platform genereert bovendien automatisch alle documenten – niet alleen de arbeidscontracten maar ook loonfiches, C4’s of facturen en zelfs omzetrapporten of een sociale balans. Onkosten, overuren en toeslagen regel je in een oogwenk.”

Overzichtelijke digitale planning

Voor bedrijven die heel vaak tijdelijke medewerkers inzetten, komt de tool dan ook als geroepen. In het dashboard van Paymate zit zelfs een kalender die een totaalbeeld geeft van alle ingeplande contracten en medewerkers. Dankzij kleurcodes zie je meteen waar de eventuele gaten in de planning zitten of wie er nog uitbetaald moet worden.

Typische sectoren waar die flexibele planning zeker van pas komt, zijn organisaties waar soms heel snel extra medewerkers nodig zijn zoals de horeca, evenementen, retail of logistiek en transport. Last-minute wijzigingen in de personeelsplanning zijn met Paymate geen probleem. Hetzelfde geldt voor sectoren die vaak te maken krijgen met piekmomenten in de werkdruk.

Begeleiding en snelle opstart

Van start gaan met Paymate is al even gemakkelijk als ermee werken. Inny Vanschoubroeck: “We overlopen altijd eerst eens alle modules van de tool. De nieuwe klant krijgt van ons een korte uitleg, zodat ze daarna gemakkelijk de functies kunnen gebruiken.”

“We zorgen er tijdens het opstartgesprek ook voor dat alle parameters zijn ingesteld op maat van de klant”, vult Niels Derycke aan. “Dat gaat bijvoorbeeld over de mogelijke functies, de uurroosters, verloning en de specificaties per sector. Zo volgen de klanten daarna automatisch de wettelijk correcte processen. Via hun login krijgt elke klant het dashboard te zien met de eigen instellingen.

Aangezien Paymate een online tool is, hoeft er niets geïnstalleerd te worden. Je kan gewoon inloggen in je account, zowel mobiel als op een pc. Daarna wijst alles zichzelf uit. Het is dus een opstart zonder rompslomp, en het kan razendsnel gaan. Soms bellen klanten ons ’s ochtends omdat ze dringend een oplossing zoeken en zijn ze ’s avonds al ‘up and running’.”

Alleen betalen per gewerkt contract

De gebruikers weten de snelle opstart in ieder geval te appreciëren. Ook over de prijsstructuur zijn ze enthousiast: ze betalen geen opstartkosten, geen licentiekosten en geen abonnement, maar alleen een vergoeding per gepresteerd arbeidscontract dat ze via Paymate registreren. Die vergoeding wordt berekend door het brutoloon van de werknemer te vermenigvuldigen met een coëfficiënt van 1.68 per contract.

Het aantal gebruikers van de tool maakt geen verschil in de prijs. Als hoofdgebruiker kan je trouwens gemakkelijk zelf andere gebruikers registreren die ook toegang krijgen tot het Paymate-dashboard van jouw organisatie. Je bepaalt zelf welke informatie ze daarbij te zien krijgen en mogen bewerken, in functie van hun rol. Zo kan je bijvoorbeeld je boekhouder of een HR-assistent beperkte toegang geven.

Een eerste aanwerving

“Veel van de gebruikers zijn HR-medewerkers maar er zijn ook heel wat kleine zelfstandigen die als zaakvoerder zelf met Paymate werken”, zegt Inny Vanschoubroeck. “Net daarom is het belangrijk dat de tool zo intuïtief is – iedereen kan hem gebruiken, ook zonder diepgaande kennis van personeelszaken. Zo is het bijvoorbeeld ook een zeer nuttige applicatie voor zelfstandigen die een eerste aanwerving willen doen. Dat kunnen ze dan zonder een sociaal secretariaat in te schakelen.”

Niels Derycke: “Voor organisaties die vooral werken met tijdelijke contracten is het handig dat ze in Paymate hun arbeidscontracten kunnen bewaren en hergebruiken. Wanneer ze dezelfde tijdelijke werknemer opnieuw inschakelen kunnen ze het vorige contract kopiëren en hoeven ze alleen de datums van tewerkstelling aan te passen. Voor een horecazaak die elke zaterdag een vaste jobstudent inschakelt, is dat bijvoorbeeld een zeer snelle manier om alles in orde te brengen.”

Nieuwe functies

Paymate is een doe-het-zef tool, maar dat betekent gelukkig niet dat je er helemaal alleen voor staat. Via je account krijg je toegang tot een heel uitgebreide FAQ en als je dan nog vragen hebt, kan je terecht op de servicelijn. “Op basis van de feedback die we krijgen, vullen we de FAQ nog voortdurend aan”, aldus Inny Vanschoubroeck. “Ook de tool zelf blijft verder evolueren. We breiden de mogelijkheden uit, ook weer vanuit de reacties van klanten en door onze eigen inzichten in de noden die ze kunnen hebben.”