Hoe deze twee accountancykantoren naar de digitalisering van hun sector kijken: “Het laat ons toe om nog meer de copiloot van de ondernemer te zijn”

V.l.n.r. Wouter Pieters, Nicholas De Nil, Wim Hoornaert & Julie Van der Mast

Digitalisering heeft een hoge vlucht genomen in de wereld van accountancy. Logisch ook: door boekhoudprocessen te automatiseren kunnen accountants de vrijgekomen tijd gebruiken voor adviesverlening en ondersteuning. Deze twee accountancykantoren gingen in zee met de softwareoplossing van het Gentse fintech bedrijf Bizzcontrol, dat een wel heel bijzondere missie heeft: accountancy sexy maken.

Met zijn software laat Bizzcontrol accountants toe om complexe boekhoudcijfers begrijpelijk en visueel voor te stellen in ondernemerstaal, vanuit de visie dat met standaard resultatenrekeningen of balansen niet de maximale waarde uit de data wordt gehaald. De scale-up haalde voor de verdere ontwikkeling van zijn oplossingen onlangs zelfs één miljoen euro op. Naast veel andere vooruitstrevende accountantskantoren zijn ook Finezz en Van Coile & Partners met de software van Bizzcontrol aan de slag. Benieuwd of zij kunnen beamen dat Bizzcontrol slaagt in zijn ambitie om, in de woorden van co-founder Nicholas De Nil, het imago van boekhouder van ‘stoffig’ naar ‘sexy’ te krijgen.

Duwtje in de rug

Julie Van der Mast nam ruim twee jaar geleden het boekhoudkantoor Finezz Accountants over en gebruikt ondertussen intensief de budgetteringstool van Bizzcontrol. “Het kantoor zelf bestaat al sinds 1988 en ik begon er als freelancer in 2016. Kort daarna kreeg ik de kans om in te stappen en sinds 2020 sta ik alleen aan het roer – (ironisch) een fantastisch jaar om dat te doen. Niettemin zijn we heel sterk gegroeid: de instroom van nieuwe klanten is gigantisch, maar de bottleneck blijft goeie mensen vinden. Mijn overtuiging is alvast dat nieuwe digitale tools zoals Bizzcontrol helpen om het beroep aantrekkelijker te maken.”

“Wij kozen bewust voor een langzame overgang naar een digitaal kantoor, want van boekhoudpakket veranderen blijft nu eenmaal een heel grote stap. Octopus en Yuki als boekhoudpakket, Silverfin voor de compliance activiteiten en uiteindelijk Bizzcontrol voor onze adviesverlening. Telkens in kleine stapjes dus, maar nu zijn we rond en zit onze digitale flow helemaal goed. Onze bedoeling was om binnen de vijf jaar helemaal gedigitaliseerd te zijn, en dat is gelukt. Met een duwtje in de rug door de verschillende lockdowns. Maar het is niet omdat we gedigitaliseerd zijn, dat we onze klanten niet op onze vertrouwde hartelijke manier ontvangen.”

Bonnetjes scannen

Wouter Pieters stapte onlangs als vennoot en bestuurder mee in het accountancykantoor Van Coile & Partners, dat een staat van dienst heeft sinds begin jaren ‘80 (en zelfs nog daarvoor) en 40 medewerkers in dienst heeft. “Uiteraard is er in al die jaren veel veranderd. We komen van een tijd – nog niet zo heel lang geleden trouwens- waarin we de bonnetjes op een blad papier kleefden, van een barcode voorzagen en vervolgens inscanden. Ergens was dat ook een manier van digitaliseren, zij het gewoon niet zo’n efficiënte (lacht)”.

“We zijn echter die weg blijven opgaan, onder meer omdat we merken dat de richtlijnen steeds meer in die richting evolueren – zo stelt de beleidsnota van minister Van Peteghem dat de digitale factuur vanaf 2024 verplicht wordt. Dan kunnen we daar als accountants maar beter proactief mee bezig zijn. Verandering is altijd moeilijk en op elk kantoor zijn er wel fixed minds die maar met één boekhoudpakket willen werken, maar het is vaak gewoon een noodzaak. Zoals Julie zei: al was het maar om nieuwe, jonge profielen aan te trekken, want de instroom van nieuwe accountants is eerlijk gezegd dramatisch.”

Tijd voor de essentie

De voordelen van digitalisering lijken evident. Zo zorgt real time accounting voor aanzienlijke tijdswinst wegens veel sneller zicht op de cijfers – tijd die op een nuttigere en meer waardevolle manier naar de klant toe kan worden besteed. Toch hoort Julie Van der Mast liever niet dat digitalisering accountants helpt om de klant centraal te stellen. “Alsof we daarvoor al niet focusten op advisering. Wat hebben wij dan al die jaren zitten doen? Kijk, ik zie digitalisering vooral als een middel om repetitieve zaken waar niemand warm van wordt – zoals rekeninguittreksels inboeken – te automatiseren, zodat er meer tijd overblijft voor de essentie: copiloot van de ondernemer zijn. Zo gebruiken wij de budgetteringstool van Bizzcontrol om zaken te doen die we daarvoor al deden, maar dan handmatig – lees: zaken overtypen in Excel. Doordat we dit handmatige werk nu elimineren, blijft er meer tijd over voor forecasts én wordt de kans op fouten veel kleiner.”

“Let wel, ik schrik nog altijd van de hoeveelheid boekhouders die niet digitaliseert”, gaat ze verder. “Want dan is het gewoon nog een kwestie van tijd voor je jezelf uit de markt plaatst. Ik snap ook niet waarom je als accountant zelf niet zou willen: het levert je alleen maar voordelen op, die vervolgens doorstromen naar de ondernemer. Zeker omdat al die tools – zoals Octopus en Yuki – een ondernemersluik hebben waarin zaakvoerders zelf van alles kunnen uploaden en opvolgen. Ze moeten die documenten niet meer komen binnenbrengen of inscannen en zelf opsturen.”

De toekomst, niet het verleden

Of digitalisering dan kan helpen om het nog steeds wat stoffige, droge imago van accountants wat meer wervend te maken? Of sexy, zoals Bizzcontrol betracht? “Mensen hebben sowieso een verkeerd beeld van het beroep van accountant”, aldus Julie Van der Mast. “Hoe vaak heb ik al niet gehoord dat ik er niet uitzie als een boekhouder? Ik heb daar onlangs zelfs een LinkedIn-post over gemaakt die 50.000 mensen heeft bereikt. Er heerst blijkbaar nog steeds een erg stereotiep beeld, dat van een oude grijze man in een stoffig kantoor.”

“Accountant zijn is echter veel meer dan de beperkte manier waarop het doorgaans wordt voorgesteld: ik zou het écht niet doen als het alleen maar inboeken van facturen of opmaken van aangiftes was. Dat is net het stuk dat we willen automatiseren en digitaliseren. Het leukste aan accountant zijn is samenzitten met klanten, een financieel plan opmaken en nadenken over de toekomst. Niet bezig zijn met alles wat met het verleden te maken heeft, zoals dus dat inboeken van facturen. Het menselijke zal altijd voorop blijven staan in de rol van de accountant, hoezeer de digitalisering zich ook mag doorzetten.”

Visuele, kleurrijke tool

Let wel, cijfers zijn belangrijk voor een onderneming, ze vormen er het onbetwiste, zij het vaak onzichtbare fundament van”, vult Wouter Pieters aan. “Ondernemers moeten daar dus echt mee bezig zijn. Dat is ook een voordeel van een tool als Bizzcontrol: alles wordt er heel overzichtelijk en visueel in voorgesteld, waardoor de ondernemer het ook veel beter begrijpt wanneer we er mee samenzitten. Er zijn heel wat klanten die geen idee hebben hoe hun balans te lezen. Ook wanneer je hen alles in detail uitlegt, blijft het soms moeilijk alles te begrijpen. Met zo’n visuele, kleurrijke tool krijgen ze hierin pas echt inzicht. Ook openstaande saldi, verschillen in marges en andere boekhoudkundige aspecten kunnen er heel duidelijk mee worden aangetoond tijdens besprekingen. Het zit gewoon goed in elkaar, punt.”