Subsidies uitzoeken en aanvragen is een heel gedoe. Daarom doet dit bedrijf het voor jou

Geert Spapen, bestuurder bij A-Chief

De kmo-groeisubsidie, strategische ecologiesteun, ontwikkelingsproject… Het zijn maar enkele van de vele subsidies die onze overheid kan uitgeven aan kmo’s. Maar voor ondernemers is het vaak zoeken naar een speld in een hooiberg. Want welke subsidies bestaan er allemaal? En voor welke kom je dan in aanmerking? Het vereist heel wat opzoekingswerk, om nog maar te zwijgen over de tijd die kruipt in het samenstellen van een goed dossier. “Weinig ondernemers houden zich hier graag mee bezig”, weet Geert Spapen, bestuurder bij A-Chief. “Begrijpelijk, het is een heel gedoe. Nochtans kan je er veel bij winnen als je de juiste subsidies aanvraagt.”

Als ondernemer focus je liefst van al op je core business. Googelen naar subsidies en de nodige stappen doorlopen om ze te verkrijgen, zijn vaak een zoveelste to-do die je weghoudt van waar je zaak eigenlijk om draait. Toch? Als dat jouw bedenking is, dan begrijpt Geert Spapen dat maar al te goed. “Subsidies hebben inderdaad vaak die negatieve connotatie”, zegt ze. “Ze zijn gelinkt aan de overheid en als mensen aan overheid denken, denken ze vooral aan een systeem waar veel administratie bij komt kijken.”

Niet gewoon woorden op papier zetten

Met andere woorden: veel ondernemers vrezen dat subsidies uitzoeken en aanvragen te veel tijd gaat kosten, zonder zeker te weten wat het hen zal opleveren. “En dat is ook zo”, zegt Geert. “Je weet nooit op voorhand met zekerheid of je een subsidie zal krijgen, terwijl je er wel eerst veel tijd moet insteken. Los van het researchwerk, kost het ondernemers al snel een à twee weken om een dossier samen te stellen. Ze moeten het natuurlijk tussen hun dagelijkse taken door doen, wat het er niet makkelijker op maakt.”

Een dossier op de juiste manier samenstellen, is ook niet eenvoudig. Hier sluipen dan ook snel foutjes in als ondernemers zelf aan zo’n dossier beginnen, merkt Geert op. “Ook dat is begrijpelijk. Als ondernemer is het niet je hoofdtaak om subsidiedossiers voor de overheid te schrijven, maar die overheid is wel streng. Je moet goed letten op hoe je iets formuleert of waar je de focus op zal leggen. Of misschien net niet. Het is dus niet zo eenvoudig als wat woorden op papier zetten.”

Komt er nog eens bij: “Subsidies veranderen constant”, zegt Geert. “Je kan research doen over een subsidie, ze dan enkele weken later willen aanvragen en de voorwaarden of geldigheidsperiode is veranderd. En daar kan je dan echt niet meer om heen. Subsidies werken helaas niet met terugwerkende kracht. Wil je op tijd zijn en continu mee zijn met de geldige subsidies, dan heb je eigenlijk een personeelslid nodig die alles elke dag in de gaten kan houden.”

Een gat vullen

Iemand aanstellen voor subsidieopvolging? Voor veel start-ups en kmo’s onbegonnen werk. Het is precies hier dat A-Chief een gat vult. Geert Spapen: “Wij adviseren ondernemers over subsidies. We bekijken eerst wat je in het verleden eventueel al hebt aangevraagd, hoe jouw bedrijf er op dit moment voor staat en wat jouw toekomstplannen zijn. Met die info gaan wij aan de slag om de subsidies te zoeken waar jouw onderneming voor in aanmerking komt en stellen we er een dossier voor samen.”

Voor het schrijven van die dossiers werkt A-Chief met medewerkers die goed weten wat de overheid verwacht. “Hoe ingewikkeld of groot een dossier is, hangt volledig af van het type subsidie. Een kmo-groeisubsidie kan je vergelijken met een kleine paper. Als je een subsidie aanvraagt voor een ontwikkelingsproject, dan is dat al bijna een eindwerk. Maar omdat wij heel goed weten waar de overheid belang aan hecht en op welke manier je het moet schrijven, kunnen wij onze dossiers vlot afwerken.”

Het belang van de juiste bewoording

Een voorbeeld van hoe belangrijk de juiste informatie of bewoording kan zijn in dossiers: “Neem nu de kmo-groeisubsidie. Het thema ‘digitaliseren’ is hier een onderdeel van. Maar als je aangeeft dat je een website of webshop wilt opstarten, dan is dat al lang niet meer voldoende. Voor VLAIO is een website opstarten niet meer digitaliseren, maar gewoon professionaliseren”, legt Geert Spapen uit. “Je moet dus met iets meer op de proppen komen, wil je voor deze subsidie in aanmerking komen.”

Of nog: je kan een subsidie krijgen voor een dienstverlener, maar dan is het belangrijk dat die persoon geen uitvoerend werk levert. “Die dienstverlener moet analyses maken en strategisch met jou meedenken. Wij zorgen ervoor dat alle details en voorwaarden van een dossier kloppen, zodat de subsidie binnengehaald kan worden.”

No cure, no pay

En wat als blijkt dat jouw onderneming dan inderdaad geen subsidie kan krijgen? “Dan betaal je ons ook niet”, zegt Geert Spapen. “We werken volgens het principe van ‘no cure, no pay’. We geven mensen wel advies over eventuele vervolgstappen. Vaak is het zo dat ze nu nog geen kans maken op een subsidie, maar over zes maanden wel. Dan geven we heel duidelijk aan wanneer ze best terug in actie schieten.”

A-Chief heeft al heel wat dossiers zien passeren. “Door onze ervaring voelen we goed aan welk project slaagkans heeft en welk niet”, vertelt Geert. “Als we het gevoel hebben dat een bepaald project niet goed in elkaar zit of de ondernemer nog niet voldoende heeft nagedacht over z’n toekomstplannen, dan gaan we daar ook eerlijk over communiceren. We beginnen niet aan een subsidieaanvraag als we zelf niet denken dat het kans heeft om goedgekeurd te worden”, klinkt het nog.

Een tijdslijn voor subsidies

A-Chief-oprichter Geert Spapen heeft op korte tijd een team van tien mensen rond zich verzameld, elk met hun eigen expertise binnen het subsidielandschap. Dat team zal dit jaar verder uitbreiden. “Klopt”, zegt Geert Spapen. “Het is de bedoeling om in 2022 drie mensen aan te nemen en teams te creëren volgens een bepaalde expertise. Op die manier willen we nog meer bedrijven helpen bij hun eerste subsidieaanvraag én de daaropvolgende.”

Want A-Chief gaat voor langetermijnrelaties met klanten. De reden daarvoor is eenvoudig: “Voor een bedrijf dat niet stilstaat, is er altijd wel ergens een subsidie die een optie kan zijn. Als we de toekomstplannen van klanten kennen, dan maken we een tijdslijn van wanneer ze voor welke subsidie in aanmerking komen en dan volgen wij dat op voor hen. Zo kan de ondernemer blijven ondernemen en toch genieten van de subsidies die onze overheden bieden. Het zou zonde zijn om dat geld te laten liggen. Zeker als die centen betekenen dat je verder of sneller kan groeien.”