“Automatisatietrajecten vragen een hoge investering, maar de return is onbetaalbaar”

Ook de mobiele ploegen op de baan maken gebruik van de Enterdex Mobile App

De tijd dat kwaliteit als verkoopargument gold, ligt achter ons: voor consumenten is dat de ondergrens geworden, de evidentie zelve. Vandaag scoren bedrijven vooral met klantvriendelijkheid en efficiëntie. Om die reden contacteerde specialist in (schuif)ramen en deuren Belisol het ICT-bedrijf Brenso om haar bedrijfsprocessen te automatiseren en optimaliseren.

Nico Van den Broeck is gepokt en gemazeld in ICT: zijn bedrijf Brenso bestaat al sinds 2001 en focust sinds 2014 voluit op de kmo-markt. In die hoedanigheid werkt Brenso ook al vier jaar samen met Belisol, de bekende specialist in (schuif)ramen en deuren in pvc, hout of aluminium.

Heel concreet realiseerde het voor Belisol een automatisatietraject binnen het planningssysteem en digitaliseerde klantendossiers in de backoffice. Medewerkers op de baan kunnen nu gemakkelijk via een mobiel toestel inzage hebben in planning, benodigde materialen, contactgegevens, enzovoort – aangevuld met de mogelijkheid tot feedback.

Tijdsintensief

“Er moest sowieso iets gebeuren, want alles gebeurde nog manueel en op papier”, vertelt Stefanie Waldraet, sinds 2007 verantwoordelijk voor de planning van de plaatsers en techniekers binnen BeliTeam. “Dat was letterlijk orders afdrukken op papier en aanvullen met de hand en dat brengt heel wat risico’s met zich mee: het is een heel tijdsintensief proces, de kans op fouten is groter en wanneer zich een wijziging voordoet, wordt het opeens een stuk complexer. Straffer nog: je mag gewoon volledig opnieuw beginnen.”

“Dat proces hebben wij volledig geautomatiseerd, wat vooral qua tijdwinst een wereld van verschil maakt”, vult Nico Van den Broeck aan. “Je zou kunnen zeggen dat de planning er rendabel door is geworden. Zeker omdat Stefanie en haar team nu de ploegen op de baan nauwgezet kunnen opvolgen.”

“Hoe lang waren ze op de werf, hoeveel pauze hebben ze genomen, hoeveel kilometers hebben ze afgelegd … ? – wat bijvoorbeeld tot correctere loonberekeningen leidt. Er is ook geen apart trackingsysteem meer voor rollend materiaal: dat werd mee in het automatisatietraject genomen en in het nieuwe systeem geïntegreerd.”

“Nog een voordeel is dat we nu een veel beter zicht hebben op de capaciteit”, aldus Stefanie Waldraet. “We kunnen de planning in de toekomst opmaken en daaruit opmaken wanneer alles optimaal bezet is qua plaatsers, of wanneer over- of onderbezetting dreigt, zodat we tijdig kunnen bijsturen. Blijkt uit het systeem dat er ergens onverwacht nog een uur vrij is gekomen, dan kunnen we een klant gelukkig maken door die daarin te boeken. Die flexibiliteit wordt enorm geapprecieerd.”

Weerstand

Dit automatisatietraject klinkt als een naadloos proces, maar dat was het niet helemaal. Want automatiseren en digitaliseren brengen veranderingen met zich mee, en wie ‘verandering’ zegt, zegt ‘weerstand’. “Er waren inderdaad wat ploegen die moeite hadden om erin mee te gaan, gewoon omdat ze de manier van werken al zo lang gewend waren”, vertelt Stefanie Waldraet daarover.

“En ergens is dat begrijpelijk. Maar dat gezegd zijnde, waren ze wel snel weg met het nieuwe systeem, eenmaal ze de voordelen ervan inzagen. Meer inzicht bijvoorbeeld: zo hebben ze op elk moment meteen inzage in hun vakantiedagen, gewerkte uren, enzovoort.”

“Het feit dat dat ze dat al bij al vlot omarmd hebben, heeft ook met onze werkwijze te maken”, vult Niko Van den Broek aan. “Het komt er namelijk op aan al in een vroeg stadium met de mensen te praten. Zo hebben wij bij alle ploegen op voorhand gepolst naar hun verwachtingen, en hen de vraag gesteld wat ze zouden veranderen als zij de baas waren.”

“Op die manier krijgt iedereen het gevoel mee te werken aan dat veranderingstraject, wat de drempel danig verlaagt. Wij maken geen systeem voor Brenso, wij maken een systeem voor de medewerkers van Belisol. Dat is een benaderingswijze die we bij al onze klanten toepassen: het moet nu eenmaal ook van onderuit komen als je de mensen mee wil krijgen.”

“Verder maken we ook altijd werk van intense communicatie met de klant, en dat van bij de start. Alleen zo garandeer je tevredenheid op het einde. Zeker omdat we in dit geval met een complex algoritme werken met zo’n twintig parameters: die moet je uiteraard zo helder mogelijk krijgen als je tot een optimale planning wil komen.”

“En dat doe je door efficiënt met de klant te overleggen. Want eerlijk is eerlijk: doordat het zo’n complex algoritme was, stond iedereen bij Belisol er wat sceptisch tegenover: zou dit wel werken? Het antwoord op die vraag kan alleen door de gebruiker worden gegeven. En ik denk wel dat die in dit geval tevreden is (lacht).”

Bruggen tussen eilanden van data

Op de website van Brenso botsten we op een intrigerend zinnetje: wij bouwen een brug tussen alle eilanden van data. Is dat een gegeven dat Nico Van den Broek, met zijn ruim twintig jaar ervaring, nog steeds vaststelt bij bedrijven, willen we dan uiteraard weten.

“Ik durf gerust zeggen dat dit bij veel kmo’s zelfs een echt drama is”, antwoordt hij onomwonden. “Data overtikken, fouten maken … Het gebeurt nog veel te vaak. Wij houden met Brenso voor alle duidelijkheid zelf geen data bij, maar bouwen bruggen tussen pakweg Excel en Google, of tussen de planning en Waze of Google Maps.”

“Op die manier wordt bijvoorbeeld de materialenlijst die de Belisol-medewerkers op hun tablet zien in realtime opgehaald uit de backoffice, of wordt het adres van de klant automatisch via lengtegraad en breedtegraad overgezet naar de navigatieapp.”

“Met andere woorden: er moet niet opnieuw data worden ingegeven, dankzij die bruggen. Ook de foto’s die technici op de werf nemen, worden nu automatisch gekoppeld aan een digitaal dossier. Als die vroeger niet op de juiste manier in het systeem werden ingegeven, waren ze simpelweg onvindbaar.”

Software op maat

“Dat is trouwens de belangrijkste evolutie die ik in ruim twintig jaar ICT-ervaring heb gezien: waar automatisatieprojecten voor de kmo-markt vroeger te duur en complex en dus onmogelijk waren, zijn die nu wel haalbaar, omdat er vandaag standaardpakketten worden aangeboden. Zoals bijvoorbeeld Teamleader, of de tools van Microsoft. Dat is een goede zaak, maar net om die reden bieden wij geen standaardpakketten aan. Omdat elk bedrijf nu eenmaal afwijkt van de standaard.”

“Zo zijn de calculatie- en planningsystemen van een ramenspecialist als Belisol uniek. Je hebt als bedrijf dus de keuze: ofwel pas je je systemen aan de standaard aan, ofwel laat je de systemen werken zoals je wil dat ze werken, en dan heb je software op maat nodig. Dat maatwerk bieden wij aan, op basis van die grondige doorlichting waar we het daarnet over hadden.”

“En ja, onze automatisatietrajecten vragen een hoge investering, maar de return in tijd en geld is vaak een veelvoud én er zijn steunmaatregelen van de overheid voor, bijvoorbeeld via VLAIO. De ROI is dus groot: volgens onze berekeningen is de investering binnen het jaar à anderhalf jaar terugverdiend. En dat is nog zonder de niet in geld uit te drukken factoren gerekend, zoals tevredenheid van klanten en medewerkers.”