Philippe Deraeve, IT-manager bij Cardoen
Toen autosupermarkt Cardoen op zoek moest naar technologische skills vond het extra handen en extra hersenen in Spanje. Twee developers versterken vanuit het zuiden van Europa het digitale team van de autoverkoper. Die afstand speelt ondertussen geen rol meer, vertellen Philippe Deraeve (IT-manager bij Cardoen) en Diana Schweiger (Chief of Operations bij CactusSoft). “De developers in Spanje beginnen en eindigen hun dag met Cardoen. Hun rol is mee geëvolueerd met de samenwerking. Ze denken proactief en komen zelf ook met ideeën en oplossingen.”
‘Autosupermarkt’ Cardoen verkoopt nieuwe wagens en tweedehandswagens. De koper kan daarbij altijd, een beetje zoals bij Colruyt, rekenen op de laagste prijs. “We hebben bij Cardoen aanzienlijke digitale groeiambities”, vertelt IT-manager Philippe Deraeve. “Maar we zaten met een verouderde digitale legacy.”
“Ons ERP-systeem is al 25 jaar oud. Het is door de jaren heen propvol businesslogica gestopt, maar het is technologisch onvoldoende geëvolueerd. Alle kennis zit ook in de hoofden van de mensen die het ontwikkeld hebben, doorheen de jaren is er heel weinig gedocumenteerd.”
“We hebben dus de ambitie om een systeem waar het hele bedrijf op draait op korte tijd te moderniseren, het monolith systeem moet getransformeerd worden naar een futureproof architecture. Aangezien we zelf niet de juiste kennis en skills voor in huis hadden, zijn we op zoek gegaan naar extra handen en kennis. Zelf de technologie en de skills niet voor in huis, dus zijn we op zoek gegaan naar extra handen en extra hersenen.”
“We hebben daarom in 2021 een aanbesteding uitgeschreven voor drie deliverables: het in kaart brengen van het bestaande ERP-systeem en de huidige processen (een business analyse van de omgeving), het uittekenen van een architectuur voor een nieuw ERP-systeem en een proof of concept uitwerken voor een deel van het desbetreffende ERP. Van de voorstellen en offertes die we binnenkregen, sprong dat van CactusSoft eruit. We werkten al langer samen, twee developers stonden ons al een tijdje bij voor dagdagelijkse programmatietaken. We wisten dus welk vlees we in de kuip hadden.”
Speelden de Belgische wortels van CactusSoft daarbij een rol? “Daar heb ik eigenlijk nog niet over nagedacht. Ik was geneigd om ‘nee’ te antwoorden, maar ik denk dat het onbewust toch een geruststellende rol speelt. Het contact verloopt gemakkelijker, je hebt hier een aanspreekpunt. Dat is handig. Maar het zijn toch vooral de skills van de developers in Spanje die de doorslag geven.”
Snel en flexibel schakelen
CactusSoft zette een business analyst en een technical analyst aan het werk, legt Diana Schweiger uit. Zij is Chief of Operations bij het Belgische team van CactusSoft, ze is de lijm tussen de teams en de klanten, tussen Spanje en België. “Onze analisten hebben uiteraard nauw samengewerkt met de mensen van Cardoen zelf. We moesten de manier waarop Cardoen functioneel werkt vertalen in een technische oplossing.”
Toen CactusSoft klaar was om aan het derde luik te beginnen, een proof of concept van die vernieuwde architectuur, besliste het moederhuis van Cardoen om het over een andere boeg te gooien. In een aantal landen werkten dochterbedrijven aan gelijkaardige projecten. De internationale groep waar Cardoen deel van uitmaakt wilde naar één systeem voor de hele groep. De analyse van CactusSoft ligt op tafel als blauwdruk voor een nieuwe ERP-architectuur, maar het project kreeg dus geen vervolg.
“Projecten evolueren voortdurend, dat hoort er gewoon bij in de IT-wereld”, reageert Schweiger. “Dat is net waar wij met CactusSoft op inspelen: het juiste profiel op het juiste moment. Snelheid is belangrijker dan ooit tevoren. Wij kunnen snel schakelen. We hebben ons projectwerk afgerond en we hebben de draad gewoon weer opgepikt.”
“Onze developers zijn de hele tijd aan boord gebleven bij Cardoen, hun opdracht stond los van de analyse en de architectuur voor de nieuwe applicatie. Zij werken vandaag gewoon door als verlengstuk van het eigen team van Cardoen. Het werk voor de nieuwe applicatie is trouwens allesbehalve verloren. De kennis van de omgeving en de processen bij Cardoen helpen onze developers om de noden van de onderneming nog beter te begrijpen en daar nog sneller op in te spelen.”
Creatieve oplossingen
Die flexibiliteit is een grote troef voor Cardoen, verduidelijkt Deraeve aan de hand van twee voorbeelden. “We stonden van meet af aan open voor nearshoring, maar we maakten ons een beetje zorgen over de taalbarrière. Vandaag gebeurt zowat alles in IT in het Engels, maar ons ERP-systeem was nog volledig in het Nederlands. CactusSoft heeft daar een creatieve oplossing voor gevonden.”
Technologie evolueert razendsnel, het is dus niet eenvoudig om developers te vinden die nog vertrouwd zijn met de technologie die toen gebruikt werd
“Ze hebben twee Vlaamse developers ingeschakeld die uitgeweken zijn naar Spanje. Ondertussen is een van die twee Vlamingen vervangen door een Spanjaard. Maar die spreekt Duits en vindt dus ook vlot zijn weg in al die Nederlandse termen.”
“Ons ERP-systeem is niet alleen in het Nederlands gebouwd, het is ook al ruim 20 jaar geleden ontwikkeld. Technologie evolueert razendsnel, het is dus niet eenvoudig om developers te vinden die nog vertrouwd zijn met de technologie die toen gebruikt werd. Opnieuw heeft CactusSoft mensen gevonden die van alle markten thuis zijn en de skills hebben om de brug te slaan tussen dat verouderde platform en de nieuwste technologieën.”
Oprecht begaan met Cardoen
De twee developers in Spanje maken integraal deel uit van zijn team, benadrukt Deraeve. “Ik zie eigenlijk geen onderscheid meer met de teamleden hier in huis, die niet remote werken. Op onze meetings maandag praten ze evengoed mee over hun weekend. (lacht) En maken ze ons jaloers door te vertellen over het weer in Spanje. Als ze in België zijn om familie te bezoeken, dan springen ze ook altijd een paar dagen binnen. Ze waren er bijvoorbeeld ook bij op ons personeelsfeest. Ook al wonen en werken ze in Spanje, ik merk dat die mensen oprecht met Cardoen begaan zijn.”
“Ze werken ook voltijds voor één klant. Hun werkdag begint en eindigt met Cardoen”, vult Schweiger aan. “Ik denk dat ze zich meer deel van Cardoen voelen dan deel van CactusSoft. Daar is, vanuit ons standpunt, ook helemaal niets mis mee. Het is net wat we willen bekomen.”
“We organiseren met CactusSoft ook evenementen voor onze mensen, we hebben ook bepaalde processen die iedereen deelt. Maar uiteindelijk draaien ze elke dag mee in het klantenteam en zijn de mensen van Cardoen de collega’s die ze elke dag zien. Dat daar een scherm tussen zit, is in 2023 geen hindernis meer.”
Deraeve zag de rol van de developers ook evolueren. “Eén van de twee developers draait hier al twee jaar mee. Ze kennen Cardoen, ze kennen de mensen hier, ze kennen onze sector. Hun expertise groeit, en hun verantwoordelijkheid en hun vertrouwen groeit mee. Ze denken proactief mee na hoe we onze processen en onze technologie kunnen optimaliseren, ze komen zelf met goeie ideeën op de proppen.”
