Kmo’s en overheidsopdrachten zijn geen match made in heaven. Al jaren ondervinden kleine en middelgrote bedrijven moeilijkheden bij de toegang tot overheidsopdrachten. Aanzienlijke administratieve lasten, complexe procedures, een gebrek aan transparantie en te lange betaaltermijnen vormen de voornaamste obstakels voor ondernemingen. Om kmo’s te helpen vlotter de weg te vinden naar overheidsopdrachten, introduceerde de federale overheid de afgelopen jaren tal van kmo-vriendelijke wijzigingen aan de wetgeving en werd een nieuw e-Procurementplatform ontwikkeld. Om kmo’s duidelijk te maken dat overheidsopdrachten er wel degelijk ook voor hen zijn, startte de Federale Overheidsdienst Economie een verhelderende communicatiecampagne over die nieuwe maatregelen. “De veralgemening van de voorschotten, de verdere digitalisering van de procedure en het nieuwe e-Procurementplatform van de FOD BOSA, ... dat pakket aan maatregelen opent een wereld van nieuwe mogelijkheden voor Belgische kmo’s. We moedigen hen aan om die kansen volop te grijpen”, vertelt Lien Meurisse, woordvoerster van de FOD Economie.
De overheid als klant binnenhalen kan interessant zijn voor veel kmo’s. Overheidsopdrachten bieden ten eerste een betrouwbare bron van inkomsten, wat goed is voor de financiële stabiliteit van de onderneming. Ten tweede zijn het vaak omvangrijke opdrachten, die kunnen bijdragen aan de winstgevendheid en groei van het bedrijf. Een derde voordeel van werken voor de overheid is dat het de geloofwaardigheid en het imago van een bedrijf versterkt, en zo dient als sterke referentie voor toekomstige klanten. Dankzij overheidsopdrachten krijgen bedrijven vaak ook toegang tot nieuwe markten of sectoren, waar ze anders misschien niet mee in aanraking zouden komen. En laten we de maatschappelijke impact niet vergeten. Want door producten of diensten te leveren aan de overheid, kunnen ze bijdragen aan de verbetering van de publieke dienstverlening en de samenleving als geheel.
Overheidsopdrachten op maat
Kortom, werken voor de overheid heeft veel voordelen. Toch vinden veel kleine(re) ondernemingen de weg niet naar een overheidsopdracht. Al jaren waarschuwen de professionele en interprofessionele organisaties de verschillende overheden over de moeilijkheden die kmo’s ondervinden om mee te dingen naar overheidsopdrachten. “Vaak beginnen ze er gewoon niet aan omdat ze denken dat ze toch niet kunnen opboksen tegen al die grote spelers. Maar niks is minder waar: kmo’s maken zeker kans om boeiende overheidsopdrachten binnen te halen”, weet Lien Meurisse, woordvoerster van de Federale Overheidsdienst Economie. Die overheidsdienst lanceert namelijk een communicatiecampagne om kmo’s duidelijk te maken dat overheidsopdrachten er ook voor hen zijn en om hen vertrouwd te maken met de nieuwe maatregelen die overheidsopdrachten toegankelijker dan ooit maken.
Zo is er het nieuwe e-Procurement. Op dat digitale platform van de FOD BOSA (Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning) vinden ondernemers makkelijker dan ooit overheidsopdrachten van alle Belgische overheden, van zowel federaal als gewestelijk niveau maar ook van lokaal en gemeenschapsniveau. Het is één geïntegreerd systeem – in plaats van allemaal verschillende toepassingen voordien – dat kmo’s deels aan hun noden kunnen aanpassen. Zo kan je je gratis registreren en uitgebreide zoekprofielen opstellen, waardoor je dagelijks updates in je mailbox krijgt over overheidsopdrachten die interessant kunnen zijn voor jouw kmo. En met online visitekaartjes geef je je onderneming meer zichtbaarheid.
Kortom, een handig ‘matchingplatform’ met een gebruiksvriendelijke look and feel, waardoor je vlotter deelneemt aan overheidsopdrachten en ze ook makkelijker opvolgt. Zo zie je als ondernemer geen enkele boeiende opdracht meer aan je neus voorbijgaan. “De hele plaatsingsprocedure verloopt overigens digitaal, dus ook het indienen van offertes, het stellen van vragen op een online forum en het winnen van opdrachten. Elektronische communicatie wordt meer dan ooit de standaard voor overheidsopdrachten”, weet Meurisse.
Toegankelijker voor kmo’s
De afgelopen jaren kreeg heel wat wetgeving rond overheidsopdrachten een update om meer tegemoet te komen aan de noden van kmo’s. Die wijzigingen worden helder toegelicht op de website van de FOD Economie. Eén daarvan is de toevoeging van verschillende bedrijfsvriendelijke betalingsmodaliteiten, zoals de biedvergoeding. “Soms wordt er bij het opstellen van een offerte gevraagd naar stalen, prototypes, maquettes, tekeningen of andere grafische ontwerpen. Daar kruipt tijd en vaak ook geld in. Om dit te compenseren, hebben ondernemingen in een aantal gevallen recht op een vergoeding als zij de opdracht niet winnen”, licht Meurisse toe.
Ook de regels rond borgtochten bij een overheidsopdracht zijn een pak flexibeler geworden. En het wordt de standaard om een voorschot te ontvangen na de gunning van een opdracht. “Zo wordt werken voor de overheid een pak toegankelijker voor kmo’s, die niet altijd over de nodige financiële buffers beschikken. Via die maatregelen krijgen zij nu meer gemoedsrust en zekerheid.”
Administratieve vereenvoudiging
Terwijl kmo’s de administratieve mallemolen vaak als een obstakel ervaren om toegang te krijgen tot overheidsopdrachten, zorgt het nieuwe e-Procurementplatform voor meer transparantie en een aanzienlijke administratieve vereenvoudiging.
Daarnaast hebben aanbesteders toegang tot een tool (Telemarc) waarmee ze een aantal documenten rechtstreeks kunnen raadplegen zodat de onderneming die – op voorwaarde dat de gegevens in orde zijn – niet meer zelf moet bezorgen. “Dat zijn opnieuw heel wat administratieve lasten die wegvallen, en veel frustratie omdat je als ondernemer voor de zoveelste keer een document moet bezorgen”, klinkt het nog.
Bovendien is sinds 1 maart 2024 ook voor opdrachten van beperkte waarde e-facturatie de wettelijke standaard. “Elektronisch factureren zorgt voor meer efficiëntie, minder kosten en een kleinere ecologische voetafdruk. Dat het bovendien leidt tot een vlottere betaling is een bijkomend voordeel, want bij veel ondernemers leeft nog steeds de perceptie ‘dat ze bij de overheid lang moeten wachten op hun geld’. Het gebruik van elektronische facturatie bij overheidsopdrachten is sinds kort trouwens meestal verplicht”, weet Meurisse .
Herkenbare campagnebeelden
Om kmo’s duidelijk te maken dat overheidsopdrachten er wel degelijk ook voor hen zijn, lanceerde de FOD Economie recent een campagne op haar social mediakanalen (Facebook, LinkedIn). “We gebruiken herkenbare, kleurrijke visuals die te maken hebben met overheidsopdrachten. Denk aan de plaatsing van een brug over de snelweg, het poetsen van ramen van het gemeentehuis, het verzorgen van planten in het stadspark of het installeren van een groendak op een overheidsgebouw. Op die manier willen we kmo’s duidelijk maken dat ook zij opdrachten kunnen binnenhalen en zoveel mogelijk kmo’s op het e-Procurementplatform van de FOD BOSA krijgen, zodat ze de kansen grijpen die het hen biedt en op termijn van de voordelen genieten van werken voor de overheid”, besluit Meurisse.
