Waarom we vergaderen, mailtjes en de negen-tot-vijfmentaliteit dringend in vraag moeten stellen

Een onderzoek van Microsoft naar de effecten van digitale media op ons concentratievermogen leverde een schokkende uitkomst op. De tijd dat proefpersonen zich op een onderwerp konden concentreren, was amper acht seconden. Ter vergelijking: goudvissen kunnen zich negen seconden focussen. Geconcentreerd en doelgericht werken heeft de laatste jaren dan ook aan belang gewonnen. Een probleemoplossend vermogen, een mentale weerbaarheid en creatief denken zijn cruciaal voor de kenniswerker van morgen.

We leven nu in een wereld waarin apps ons het zo aangenaam mogelijk proberen te maken. Enerzijds bespaart ons dat tijd en energie, anderzijds kan onze smartphone aanvoelen als een virtuele leiband. Je woonkamer, je toilet, je auto en het restaurant om de hoek worden je kantoor. Deze constante confrontatie met je job kan verstikkend werken. Daarnaast nemen we ons privéleven mee naar het werk aangezien we met één klik op Facebook of Instagram zitten.

Evenwicht zoeken tussen duiken en surfen

Ik geloof er sterk in dat iedereen zich kan bevrijden van dat allesoverheersende gevoel. Door je werk te organiseren op een intelligente manier, spring je al heel ver. Maar daarnaast moet je een goed evenwicht kunnen vinden tussen duiken en surfen. Tussen wat?

‘Duiken’ staat voor de belangrijkste werkactiviteiten die je volle aandacht vereisen. Voorbeelden zijn een belangrijke beslissing voorbereiden of een complexe offerte opstellen. Daar tegenover staat ‘surfen’. Dit is voorbehouden voor de alledaagse taken en activiteiten die minder concentratie vergen, zoals e-mailen, vergaderen of het afwerken van een takenlijst. Dat zijn zaken die moeten gebeuren, maar die je werkdag niet zouden mogen overheersen.

Volgens Mark Coleman, research director bij het toonaangevende onderzoeks- en adviesbureau Gartner, moeten we ons de komende tien jaar opmaken voor de onderstaande trends (met productiviteit als rode draad):

• Nieuwe ideeën, nieuwe informatie en nieuwe businessmodellen zullen elkaar steeds sneller opvolgen. Bijgevolg gaan medewerkers zich voortdurend moeten bijscholen. Creativiteit en kritisch denkvermogen worden onmisbare kerncompetenties.
• Digitaal zakendoen zal steeds meer gebaseerd zijn op grotere netwerken en ecosystemen waardoor de grenzen tussen landen, bedrijven en organisaties steeds sneller zullen vervagen. Het bedrijfslandschap zal dus volledig veranderen. Organisaties zullen hun technologie zo slim mogelijk moeten inzetten om tot een hybride omgeving van fysieke en virtuele werkplekken te komen. Deze werkplekken moeten worden afgestemd op de individuele werkstijlen van de medewerkers.
• Machines en hulpmiddelen worden steeds slimmer en zijn alomtegenwoordig op de moderne werkvloer. Artificiële intelligentie en persoonlijke virtuele assistenten zullen de normaalste zaak van de wereld worden.
• Aan de hand van technologie zullen we kunnen beoordelen wanneer medewerkers te veel hebben gewerkt en wanneer ze zich dus opnieuw moeten opladen. Om dat te kunnen opvangen, moeten organisaties zich richten op een nieuwe werkfilosofie die bestaat uit het ontwerpen van kleine en flexibele teams. Deze teams kunnen inspelen op de wisselende werkbelasting en eventuele deadlines. De kern van deze filosofie is autonomie en vertrouwen onder teamgenoten. Dit zorgt ervoor dat er minder managers nodig zijn om het geheel in goede banen te leiden.

Mailbox is onze grootste vijand

Organisaties proberen in te spelen op werkdruk en zoeken constant naar manieren om de productiviteit veilig te stellen. Zo ontstaan tal van nieuwe werksystemen, al blijken die vaak de wanorde alleen maar te vergroten. Onze grootste ‘vijand’ blijft – zeker in Europa – onze mailbox. Je mail volgt je altijd en overal en dus doen je collega’s, klanten en alle andere zaken waarmee je in contact komt dat ook.

Het gevolg is niet te onderschatten: een totaal gebrek aan concentratievermogen. Permanente bereikbaarheid is dus een wezenlijk productiviteitsprobleem op de werkvloer. Maar ook daarbuiten heeft het grote gevolgen. Wanneer wij in opleidingen vragen wie er vanochtend thuis eerst een kop koffie heeft gedronken of eerst zijn mails heeft gelezen, dan is de tweede groep sinds kort talrijker dan de eerste groep. Wanneer wij vragen wie er net voor het slapengaan nog even zijn werkmails controleert, dan is deze groep werknemers eveneens in de meerderheid.

Herkenbaar? Dan is er een kans dat je verslaafd bent. Door het grote aantal storingen door binnenkomende berichten of notificaties, springen veel medewerkers permanent van de hak op de tak. Hierdoor raak je steeds verder achterop en dat veroorzaakt stress. Is het tijd om daar iets aan te doen? Wellicht wel, tenzij je het niet erg vindt dat je nooit meer losgekoppeld raakt. Of dat je het geen probleem vindt dat je je nooit langer dan vijf minuten kunt focussen.

Verandering van spijs doet eten

Het hoeft niet te verbazen dat productiviteit een belangrijk agendapunt is in vele directiekamers. Zo zal er de komende jaren bijvoorbeeld veel geïnvesteerd moeten worden in fysieke en mentale gezondheid. Maar we moeten het werk zelf ook anders durven organiseren. Zo kunnen we korte metten maken met bepaalde gewoonten en favoriete modellen. Kijk bijvoorbeeld naar het fenomeen vergaderen. Hoe vaak zit je in een vergadering waarvan je het nut niet inziet? Of waarvan je de bijdrage van sommige collega’s of van jezelf niet relevant vindt? We zitten nog steeds vast in ‘het goede oude vergaderen’, waarbij de uiteindelijke doelen al te vaak uit het oog verloren worden.

Denk ook eens na over de negen-tot-vijfmentaliteit. Dit model is door de jaren heen ingebakken in onze werkcultuur, terwijl de superioriteit nooit bewezen is.

Verandering van spijs doet eten en dus moet er geïnvesteerd worden in nieuwe werkmodellen, met flexibele kantoormuren en flexibele werkuren. Als werknemer kun je natuurlijk ook zelf de touwtjes in handen nemen om te investeren in je welzijn. Een gezonde verhouding tussen duiken en surfen is alvast een goede start.