Bron foto: Shutterstock
E-mail blijft een onmisbaar communicatiemiddel voor elke onderneming. Om niet overspoeld te worden door e-mails en ze op een meer efciënte manier te kunnen behandelen, biedt SmartMail een Belgische « Mailbox 2.0 »-oplossing. Bloovi praatte erover met Dominique Pellegrino, Sales Director bij EASI.
Het is wel erg ambitieus om een nieuw mailsysteem op de markt te brengen, niet?
Dominique Pellegrino: "Je zou dat inderdaad kunnen denken... maar SmartMail behoudt in feite dezelfde eenvoud als een klassiek mailsysteem, terwijl het verder gaat. Het is een professionele oplossing die tegemoet komt aan de vraag naar meer efficiëntie. De meeste actuele mailsystemen zijn de voorbije 20 jaar niet of nauwelijks geëvolueerd, terwijl de manier waarop bedrijven werken wél enorm veranderd is.
Onze oplossing beantwoordt concreet aan de dagelijkse behoeften van elke medewerker van een onderneming. De meeste mensen hebben vandaag het gevoel dat ze teveel e-mails ontvangen en daardoor het overzicht verliezen over hun belangrijkste taken. Een studie heeft aangetoond dat we gedurende een gemiddelde werkdag ongeveer 22% van onze tijd besteden aan het behandelen van e-mails, onder andere ze zoeken, klasseren, delegeren of plannen. Door hierop op een eenvoudige, gestructureerde en collaboratieve manier een antwoord te bieden, zorgt SmartMail ervoor dat gebruikers gemakkelijk meerdere uren per week aan tijd kunnen winnen.
Gebruikers houden hun mailbox leeg, wat voor een verlichting van de stress zorgt, worden productiever en kunnen zich concentreren op taken met een echte toegevoegde waarde. Het gebeurt vandaag te weinig dat we ’s avonds naar huis gaan met het gevoel ‘in orde’ te zijn."
“ In de komende maanden zal elke bedrijfsleider een dergelijke oplossing moeten aanbieden aan zijn medewerkers, om de competitiviteit van zijn onderneming te behouden of te versterken. ”
Hoe kun je met SmartMail dan je e-mails en taken efficiënter beheren?
" SmartMail bouwt verder op de belangrijkste troeven van e-mail (eenvoud, traceerbaarheid, controle en respect voor privacy), en harmoniseert de organisatie van e-mails en taken in een onderneming. 92% van de medewerkers gebruikt zijn mailbox om dagelijkse taken te organiseren. En meer dan de helft van de mails die we ontvangen, vereisen een actie (antwoorden, plannen, delegeren, ...). Om een correcte opvolging van deze boodschappen te verzekeren, integreert SmartMail simpelweg deze e-mails – zowel interne als externe – in taken.
Zodra je een e-mail in een taak hebt opgenomen, verdwijnt hij uit je mailbox zodat die automatisch leeg blijft. Je kunt de datum toevoegen waarop je de mail zult behandelen of er tags aan toevoegen. Daardoor krijg je nog een beter zicht op je taken. Antwoorden op e-mails worden automatisch verstuurd vanuit de taken enzovoort. De conversaties die op deze manier ontstaan, zitten gecentraliseerd in een flow van activiteiten die gepland staan per project of per klant/leverancier - persoonlijk of gedeeld. Je kunt dus heel gemakkelijk een activiteit delegeren aan iemand anders en toch een heel goed zicht behouden over de opvolging ervan.
Uiteraard bestaat de mogelijkheid om bepaalde conversaties privé te houden ofenkel toegankelijk te maken voor een beperkt aantal medewerkers. Die aanpak is veel efficiënter dan al je e-mails in je mailbox laten zitten; je vermijdt hierdoor ook eindeloos over-en-weer gemail met systematisch meerdere personen in CC."
SmartMail behoudt dus e-mail als communicatiemiddel, maar laat de mailbox wel evolueren?
" Inderdaad. SmartMail geeft de mailbox zijn oorspronkelijke functie terug. Zoals de brievenbus aan je voordeur, was de mailbox voorzien als een plaats om e-mails te ontvangen. En net zoals je dat met je brievenbus doet, zorgt SmartMail ervoor dat je je mailbox elke dag leegmaakt. En zo ook je mails centraliseert in gestructureerde en gedeelde activiteiten.
Door e-mail en de inbox te behouden, vinden gebruikers het gemakkelijk om de oplossing te adopteren. En communicatie met externe personen blijft gewoon via e-mail verlopen."
Hoe verloopt een overgang naar SmartMail voor een onderneming?
SmartMail is een SaaS-oplossing. Het is dus een cloud-gebaseerde oplossing gehost in onze eigen Cloud2be-infrastructuur die zich in het superbeveiligde Proximus(Belgacom)-datacenter bevindt. En dat is een belangrijke geruststelling. Energie en geld steken in een server, beveiliging, backups en het beheer hiervan zijn overbodig - dat neemt EASI voor zijn rekening.
De user interface is web based en ondersteunt alle belangrijke webbrowsers op de markt. Er is ook een mobiele app beschikbaar. Van start gaan met SmartMail is dus heel eenvoudig voor een onderneming. Want er hoeft niets te worden geïnstalleerd: noch langs serverkant, noch langs eindgebruikerskant. SmartMail kan je mailsysteem volledig vervangen, of gebruikt worden als geavanceerde mailbox voor je bestaand mailsysteem.
Het is daarnaast mogelijk om voor een progressieve implementatie te kiezen, bijvoorbeeld per departement. En niet te vergeten: EASI voorziet opleidingen en er is een helpdesk om zo makkelijk mogelijk te kunnen opstarten."
Meer weten? Surf naar deze pagina voor een demonstratie in je buurt.
