In de afvalsector zijn snelheid en wendbaarheid goud waard. Bedrijven als B.A.T. Services - dat fungeert als draaischijf tussen bedrijven die afval produceren en verwerkers die er groene stroom van maken - hebben dan een streepje voor op hun grotere concurrenten. “Dankzij een verregaande automatisering kunnen wij met drie doen waar grote bedrijven misschien tien mensen voor nodig hebben.”
B.A.T. Services staat voor Best Available Technology. Het bedrijf ontstond een dikke twintig jaar geleden als ingenieursbureau in de afvalverwerking. Ondertussen dekt het de hele afvalketen af, en is het de draaischijf die alle schakels in die keten - bedrijven die afval produceren aan de ene kant, verwerkers/recyclage bedrijven aan de andere kant - naadloos op elkaar afstemt, legt office manager Els Marckx uit.
"Planning is cruciaal: elke stap in de keten moet perfect aansluiten op de vorige"
Om sneller en wendbaarder te kunnen werken, en de afvalstromen nog beter te monitoren, is B.A.T. Services de administratieve machine achter de afvalketen steeds verregaander gaan automatiseren. “Planning is cruciaal om de afvalstromen zo efficiënt mogelijk te regelen”, aldus Els Marckx. “Elke stap in de keten moet perfect aansluiten op de vorige. Time is money, zowel voor leveranciers, transporteurs als verwerkers. Door alles te automatiseren, kunnen we meer stromen aan en kunnen we die minutieus beheren.”
De hele afvalketen in één ERP-systeem
De eerste digitale transformatie had B.A.T. Services al achter de rug, maar er drong zich ook een tweede op. “Voordien zaten onze planning en onze facturatie in twee aparte systemen. Dat werd ontzettend complex. We sturen bestelbonnen naar leveranciers, naar verwerkers, naar transporteurs. Het was telkens een hele zoektocht als er vragen kwamen over de facturatie of als er facturen niet betaald werden. Dan moesten we die zien te matchen met de juiste opdracht uit ons planningssysteem. We verloren geweldig veel tijd.”
Els Marckx; office manager bij B.A.T. Services
“Nu werken we met een nieuw ERP-systeem van Yerpa. Het grote voordeel is dat we de hele keten, van leverancier tot verwerker, in één systeem kunnen onderbrengen. We kunnen elke factuur meteen koppelen aan de juiste bestelbon. De hele keten klikt naadloos in elkaar, elke schakel sluit aan bij de vorige. De juiste contactpersoon, de precieze prijs, alles wordt in één systeem bijgehouden. We moeten niet, zoals vroeger, handmatig informatie beginnen koppelen.”
Wendbaarder dan de grote concurrenten
Bij B.A.T. Services werken 7 mensen: drie administratieve krachten, en vier verkopers. Een relatief kleine speler in de sector, maar dat is zeker geen handicap, vindt Els. “Snelheid en flexibiliteit zijn ontzettend belangrijk in de afvalsector. Iedereen wil zo snel mogelijk van afval af. Het ligt te stinken, het kan in brand schieten, het neemt kostbare plaats in. Kortom, het moet wég.”
“Als klein bedrijf kunnen wij heel kort op de bal spelen, zijn we veel wendbaarder. Dat is ons concurrentievoordeel. We kunnen de volgende dag al een afvalstroom ophalen en tot bij een verwerker krijgen. Doordat we met verschillende leveranciers, transporteurs en recyclage bedrijven samenwerken, vinden we ook vlotter oplossingen.”
"In een klein bedrijf als het onze is de winst in tijd en efficiëntie meteen veel groter wanneer je stappen in de keten digitaliseert en automatiseert"
“Ik ben ervan overtuigd dat de digitalisering vooral voor kleine bedrijven een grote troef kan zijn. Ik heb in een groot bedrijf gewerkt. Daar deden we met tien mensen wat we hier bij B.A.T. Services met drie doen, dankzij de verregaande automatisering. In grotere bedrijven worden wel taken gedigitaliseerd, maar blijft iedereen toch zijn eigen specialiteit behouden. In een klein bedrijf als het onze is de winst in tijd en efficiëntie meteen veel groter wanneer je stappen in de keten digitaliseert en automatiseert. Grote bedrijven zijn hier en daar een beetje sneller en wendbaarder geworden door stappen te digitaliseren. Wij zijn, doordat we minder vast zitten in een hokje en verschillende taken op ons nemen, als geheel véél sneller en wendbaarder.”
“Geen vergissingen toegelaten”
Naast de snelheid en de wendbaarheid, is ook de batterij aan wetten en regels, zoals tracering, een grote uitdaging voor de afvalsector. “Digitalisering is een absolute must om te kunnen volgen”, zegt Els Marckx. “Afvalstoffenmaatschappij OVAM legt reglementering op, voor voedingsafval moeten we dan weer aan de eisen van het Federaal Agentschap voor de Voedselveiligheid (FAVV) voldoen. Elk jaar moeten we een register indienen van de afvalstromen die we verdeeld hebben. Elke dag moeten we precies weten welke stromen waar zijn opgehaald, waar ze naartoe zijn gebracht, met welke transporteur. We kunnen ons geen enkele vergissing of vergetelheid permitteren. Als je dat allemaal digitaal bijhoudt, in één ERP-systeem, wordt de kans op fouten veel kleiner.”
“We doen ook ADR-transporten, transporten van gevaarlijke chemische producten. Daar moeten we meteen een rapport van kunnen trekken. Stel dat er een ongeluk gebeurt onderweg, dan moeten wij onmiddellijk kunnen zeggen welke stoffen die vrachtwagen of die tankwagen juist vervoert. Kunnen we dat niet, dan hangen ons niet alleen zware straffen boven het hoofd, dan is onze reputatie ook om zeep. Dat we elke afvalstroom heel accuraat en heel snel op één centrale digitale locatie kunnen traceren en oproepen, geeft vertrouwen in ons bedrijf.”
Eén druk op de knop
Ook de controleurs die de bedrijven in de afvalsector regelmatig over de vloer krijgen, doen hun voordeel met de verregaande automatisering bij B.A.T. Services. “Als er nu controleurs langskomen, kunnen we de informatie die ze zoeken zo uit het systeem trekken. Eén klik op de knop en het is naar hen gemaild. Vroeger waren we uren zoet om alles uit de archieven te halen. En dan moesten we honderden, soms zelfs duizenden pagina’s, printen of kopiëren. Ook niet echt milieuvriendelijk.”
Meer weten over hoe je als kmo een ERP-systeem kan vinden die aan je behoeften voldoet? Neem dan snel een kijkje op de website van Yerpa.
