Hoe deze traditionele kmo inzet op digitalisering: “Als groeibedrijf mag je niet onderschatten hoe belangrijk de juiste software is voor je bedrijf”

Het digitale tijdperk betekent niet alleen een heuse verandering voor de grootste bedrijven onder ons - ook traditionele kmo’s moeten hun processen over de boeg gooien. De West-Vlaamse Wim Ketels, oprichter van Sport & Spel weet dat als geen ander. “Ik ben met deze onderneming gestart in 1997, en de digitale evolutie heeft veel veranderd. Vooral wendbaarheid en efficiëntie zijn extreem belangrijk geworden. Daarin vervult de juiste software, die toekomstbestendig is, een ontzettend grote rol.”

Klanten gelukkig maken in een snel veranderende markt

Uit het gesprek wordt snel duidelijk dat Ketels enorm trots is op wat hij in al die tijd al met zijn bedrijf heeft bereikt. “Mijn moeder was kwaad dat ik ging ondernemen, maar de passie was te groot”, lacht hij. “Maar vandaag mogen we al terugblikken op een lang en straf parcours. Geen enkele keer heb ik subsidies aangevraagd of steun gezocht: ik ben een selfmade man.”

Maar laat dat vooral niet betekenen dat Ketels geen open blik had en heeft op de markt. Integendeel: hij erkent dat het noodzakelijk is om voortdurend mee te evolueren met de wensen van zijn doelpubliek. “Telkens we een turnzaal of sporthal hebben geïnstalleerd van a tot z, hopen we opnieuw een glimlach te toveren op het gezicht van de klant. Gisteren kreeg ik nog een e-mail van iemand waarin stond: ‘Ik weet niet hoe je dit hebt klaargespeeld, maar je hebt mijn preventieadviseur laten glimlachen.’ Dat is toch fantastisch?”

Aangezien Sport & Spel gerund wordt door twee personen - Wim Ketels en zijn vrouw - is het van uiterst belang dat het bedrijf als een geoliede machine werkt. Enkel zo zouden die gelukkige klanten standhouden. Ketels voelde op een gegeven moment dan ook aan dat een onberispelijke dienstverlening niet volstond om te blijven groeien.

“In het digitale tijdperk moeten je interne processen en IT-systemen ook meegroeien met je bedrijf”, vult hij aan. “Anders hink je achterop, en zullen klanten daar vroeg of laat wat van merken. Dat was bij ons gelukkig niet het geval, maar ik ben wel blij dat we onze verouderde softwarepakketten hebben vervangen door een vernieuwd ERP-systeem zoals dat van Yerpa.”

De kracht van begeleiding

Voor een traditionele kmo is het uiteraard geen eenvoudige karwei om zomaar van start te gaan met een nieuw softwarepakket. “Let wel: ons bedrijf deed al een beroep op softwareoplossing en dergelijke, maar alle functies zaten verspreid”, stipt de zaakvoerder aan. “De systemen waren na 18 jaar goed verouderd, maar we wilden niet lukraak een nieuwe oplossing kiezen. In totaal hebben we er maar liefst twee jaar over gedaan om de knoop door te hakken. Na in die periode andere CRM-pakketten en ERP-tools te hebben getest, zijn we in oktober vorig jaar uiteindelijk een testproject met Yerpa gestart. Al in november mochten we al van een geslaagd pilootproject spreken. De eerste resultaten waren veelbelovend.”

De aankoop en installatie van een ERP-systeem zijn één ding, maar het stukje technologie afstemmen op het bedrijf én de werking onder de knie krijgen, zijn een ander. “Er zijn veel soortgelijke tools op de markt, maar de persoonlijke aanpak en de verwachte tijdwinst hebben ons overtuigd om voor deze oplossing te kiezen”, vervolgt Wim Ketels. “Voor ons is het belangrijk dat we één contactpersoon hebben die ons te woord kan staan als het nodig is en de juiste oplossingen aanreikt. Het feit dat hij meedacht met Sport & Spel maakte dat het systeem vandaag naadloos aansluit op onze noden en bedrijfsvoering. En misschien nog belangrijker: zoiets geeft me de mentale rust die ik als ondernemer ook nodig heb.”

Geïntegreerde oplossing voor meer snelheid en hogere efficiëntie

Daaropvolgend vertelt Wim Ketels hoe Sport & Spel, dat het moet hebben van haar efficiënte werkwijze, dankzij een nieuwe ERP-oplossing snelheid won. “Vroeger hadden we een afzonderlijk en omslachtig ordersysteem en lazen we facturen in via ons boekhoudpakket. Maar wijzigingen in adresgegevens werden niet automatisch doorgevoerd in al onze systemen. Dat betekende dat de ene software de correcte gegevens bevatte, en de andere de foutieve. Die dingen gaven ons bedrijf toch een pak stress.”

De komst van het ERP-systeem heeft daarmee definitief komaf gemaakt. “Alle functies - van orderverwerking tot facturatie - zitten samengevoegd in één centrale oplossing”, bevestigt Ketels. “Dankzij deze integratie winnen we tijd die we kunnen besteden aan contact met klanten. En dat maakt onze service persoonlijker, wat klanten natuurlijk ten zeerste op prijs stellen.”

Betere opvolging, nog betere service

Ketels geeft meermaals toe dat een technologische oplossing nodig was om de capaciteit van het bedrijf te vergroten. “Mijn vrouw houdt zich in het bedrijf bezig met marketing en boekhouding, dus voor haar is dit een hele verademing. Cruciale documenten en bestanden zijn in ons bedrijf niet langer verspreid over fysieke kasten of verschillende mappen op de computer. We kunnen meteen de nodige files opvragen uit het ERP-systeem. Vorige week waren we op vakantie, en moesten we snel iets nakijken. Dat kan nu in enkele minuten.”

De ondernemer geeft aan dat hij nu een duidelijker beeld van verkoopcijfers heeft en dat Sport & Spel nu in het algemeen een pak wendbaarder is geworden. “Ik denk dat we nu beseffen hoe we vroeger het belang van een goede opvolging hebben onderschat”, vult hij aan. “Dankzij dit ERP-systeem houden we de vinger aan de pols wat betreft klantennoden, en kunnen we daar ook sneller aan voldoen.”

Ben jij ook benieuwd naar wat een ERP-systeem kan betekenen voor jouw kmo? Bekijk dan snel het aanbod op de website van Yerpa!