“Het kantoor van de toekomst is niet langer een werkplek, maar een ontmoetingsplek”

Nog zo’n twee jaar zou de digitale transformatie in onze ondernemingen duren, zo hadden top IT-bedrijven Fujitsu, Microsoft en Citrix voorspeld. Maar COVID-19 bracht ons op een ander spoor en op amper twee maanden tijd stonden de meeste bedrijven al veel verder in hun digitale plannen dan experts ooit hadden gedacht. Naar onze oude manier van werken keren we niet meer terug, volgens Ivar Fennema (Lead Enterprise Architect bij Fujitsu), Hermen Groen (Enterprise Channel Manager Azure bij Microsoft) en Quentin Volkaert (Sales Engineer bij Citrix). “We moeten af van het idee dat iedereen op hetzelfde moment op dezelfde plek van 9 to 5 werkt”, klinkt het.

De shift in ons werkleven brengt nieuwe uitdagingen, maar ook mogelijkheden met zich mee. Daarom focust Fujitsu hier extra op met zijn Work Life Shift-programma. Onder die noemer brengt het servicebedrijf de technologieën van Microsoft en Citrix samen om de werkervaring te verbeteren voor wie op afstand werkt. Fennema, Groen en Volkaert doen alles uit de doeken tijdens een webinar op 18 juni, maar lichten nu al een tipje van de sluier over hun visie: “De nieuwe werkplek is zoveel meer dan enkel de juiste technologie hebben. Veel bedrijven vergeten die shift breder aan te pakken, maar als je dat wél doet, heb je meer kans op succes”, aldus de experts.

Slimme technologie voor meer efficiëntie

Elke transformatie in een bedrijf begint met het inzetten van slimme technologie. “En one size doesn’t fit all”, zegt Fennema. “Wat voor het ene bedrijf een goede applicatie is, is dat niet voor het andere. Een ziekenhuis of productiebedrijf waar mensen niet of zelden van thuis uit kunnen werken, heeft andere noden dan een softwarebedrijf waar pakweg 80% van de medewerkers wél hun werk van om het even waar kunnen doen. Maar voor elk bedrijf vinden we de juiste mix van technologie, dankzij het intussen brede landschap aan digitale oplossingen.”

Windows Virtual Desktop is een op Microsoft Azure gebaseerde oplossing die Fujitsu als Microsoft-partner nu veel implementeert bij bedrijven. “Voor de eindgebruikers laat Windows Virtual Desktop toe om van overal met je vertrouwde Windows Desktop en Applicaties omgeving te werken en dit vanaf elk soort toestel (Windows, Mac, iOS, Android of een ander apparaat met een HTML5-webclient”, legt Hermen Groen uit.

“Voor de IT organisatie zijn er eveneens voordelen. In vergelijking met de tradionele Remote Desktop Service die complex en duur kon zijn, laat de op Azure gebaseerde Windows Virtual Desktop oplossing aan de IT organisatie toe om te kiezen welke Azure VM aan de capaciteitsbehoeften van hun bedrijf voldoet. De management overhead wordt eveneens verminderd aangezien de VDI omgeving nu in een managed service in de cloud wordt aangeboden. Gecombineerd met het voordeel van Windows 10-multisessie levert dit een flinke kostenbesparing op!”

Citrix heeft bovenop die virtuele desktop van Microsoft — de twee bedrijven werken al dertig jaar samen — een extra laag gelegd om de ervaring van gebruikers nog te verrijken. De Citrix Workspace, zoals het totaalpakket heet, heeft onder andere een gepersonaliseerde tijdlijn. “Daar verschijnen enkel taken die je nog moet afwerken of nieuws dat voor jou relevant is. Je moet dus niet elke app openen om te kijken of er een to-do is voor jou”, vertelt Citrix Sales Engineer Volkaert. Voor de drie bedrijven is veiligheid even belangrijk als efficiëntie. “We hebben ervoor gezorgd dat zelfs financiële instellingen op afstand kunnen werken door verschillende veiligheidstoepassingen aan te bieden”, haalt Fennema aan. “Om maar te zeggen: veilig werken met alle medewerkers op een andere plek is wel degelijk mogelijk.”

* * * * *
Registreer hier je deelname
Gratis webinar “From Office to Meeting Spot”, van Fujitsu, Microsoft en Citrix - Op 18 Juni 18th, van 11.00u. - 11.45u.

* * * * *

Iedereen meenemen in verandering

Maar voor de drie experts is de juiste technologie dus niet voldoende. Bedrijven moeten ook inzetten op de “borderless office”, klinkt het bij Fennema. “Dat wil niet alleen zeggen dat medewerkers van om het even waar met om het even welke tool kunnen werken, maar dat je hen daar ook in ondersteunt met begeleiding en middelen. Zorgen dat ze een laptop hebben als ze die nodig hebben, een tabblad of de juiste installaties in hun home office. Maar ook dat je techproblemen kunt oplossen vanop afstand of bij mensen thuis.”

Omdat een filmpje op intranet posten of een e-mail rondsturen niet volstaat, begeleidt Fujitsu bedrijven hierin. Om dat veranderingsproces een succes te kunnen noemen, is naast die slimme technologie en goed georganiseerde grenzeloze werkplekken ook een cultuurverandering nodig. “Je moet gebruikers meenemen in het verhaal. Je kan niet gewoon de technologie in hun handen duwen en dan wegstappen”, zegt Fennema. “Je moet aantonen dat er in die nieuwe manier van werken nieuwe mogelijkheden zitten, maar ook nieuwe regels. Als ik beslis om na elf uur ’s avonds nog wat werk in te halen omdat ik mijn kinderen moest afhalen van school en eten geven, dan mag ik niet verwachten dat ik nog reactie krijg van mijn collega’s op een e-mail.”

Elk bedrijf heeft een groep tech-savvy mensen die meteen weg zijn met alle toeters en bellen van de nieuwste technologische toepassingen. Maar je mag de anderen zeker niet aan hun lot overlaten, waarschuwt Fennema. “Het is een valkuil waar veel bedrijven invallen. Ja, het kost wat meer tijd en energie om hen mee te krijgen, maar uit ervaring weet ik dat je die return on investment wel degelijk krijgt.”

Van werkplek naar ontmoetingsplek

Allemaal goed en wel, die nieuwe mogelijkheden om zo optimaal en veilig mogelijk op afstand te werken, maar willen we dat eigenlijk nog wel in de toekomst? “Na een jaar thuis werken, snakken veel mensen er inderdaad naar om terug te gaan naar kantoor”, geeft Volkaert toe. “Maar wat ze vooral missen, zijn de sociale contacten, niet zozeer de manier van werken die er op kantoor is.”

Het kantoorgebouw zal in de toekomst vooral een ontmoetings- en samenwerkingsplek worden, geen vaste werkplek, zo vat Fennema het samen. Hij is ervan overtuigd dat we niet terug zullen gaan naar het klassieke patroon van “naar ons werk rijden, in de file zitten, van 9 to 5 op kantoor blijven en dan terug naar huis rijden”. “Dat past niet meer bij het moderne werken”, klinkt het bij de Nederlander.

“We gaan bij Fujitsu Nederland ook naar een kleiner kantoorgebouw waar de ruimtes helemaal anders ingevuld worden. Het wordt een plek waar collega’s elkaar ontmoeten en een babbeltje kunnen slaan aan het koffieapparaat, waar ze kunnen samenwerken en brainstormen. Maar ook waar ze de flexibiliteit krijgen om terug naar huis te gaan om rustig verder te werken.”

Ook bij Microsoft zien ze het werkleven in die richting evolueren. En heel wat bedrijven zijn volop bezig om mee te gaan met die trend, zo blijkt. “Vroeger hadden ze 1001 redenen om het niet te doen, maar nu was het van moeten”, zegt Hermen Groen. “Het heeft hen doen inzien dat op kantoor werken niet per se een must is, maar ook dat er heel wat zakelijke voordelen te rapen vallen met deze nieuwe manier van werken. Niet alleen meer tevredenheid bij werknemers, maar ook een hogere productiviteit en efficiëntie. Het valt op hoeveel van onze pilootprojecten van de Virtual Desktop snel en massaal worden uitgerold over het hele bedrijf. Dat zegt genoeg, toch? Bedrijven beseffen dat de toekomst nu is.”

Benieuwd naar de nieuwste ontwikkelingen rond werken op afstand?
En te weten komen hoe je medewerkers de optimale werkplek kan bieden?
Schrijf je dan in voor de Work Life Shift webinar van Fujitsu op 18 juni (van 11.00u t/e/m 11.45u)