Je bent ervoor of ertegen, maar ontsnappen doe je er niet aan: vanaf 2025 wordt de Corporate Sustainability Reporting Directive toch écht uitgerold, aangezien het wetgevend en controlerend kader ervan op 28 november 2024 in Belgische wetgeving werd omgezet. In verschillende waves gebaseerd op drie criteria zullen alle Europese ondernemingen moeten gaan rapporteren over de ESG-thema’s die voor hen relevant zijn. Deze informatie zal bovendien gecontroleerd worden door een externe partij, vaak de externe auditor. Maar dat blijkt nog niet zo evident. Nu de eerste wave aan beursgenoteerde bedrijven hun eerste rapporten in 2024 hebben gepubliceerd - met de bijhorende 'problemen' om bepaalde data te ontvangen of het proces te structureren-, begint het ook bij de volgende golf rapporterings-plichtigen te dagen: er is werk aan de winkel. Dat merken ook Constant Loopuyt en Ludovic Deprez van EY.
Europa wil het eerste klimaatneutrale continent worden tegen 2050. Een ambitieus doel, waarvoor er in de eerste plaats vooral heel veel gegevens in kaart gebracht moeten worden. En dat zal het bedrijfsleven geweten hebben, want vanaf 2025 wordt de Corporate Sustainability Reporting Directive uitgerold. Die richtlijn is van toepassing op bedrijven die minstens twee van de volgende drie drempels overschrijden: 50 miljoen euro omzet, 25 miljoen euro aan activa en 250 werknemers.
Maar wanneer je ook aan de beurt bent, het heeft geen zin om te wachten tot het laatste moment, waarschuwen Constant Loopuyt en Ludovic Deprez. Want het opstellen van een correct en zinvol rapport heeft heel wat voeten in de aarde. Dat begint ook in het ondernemingsleven te dagen, nu de eerste wave van bedrijven het grootste werk achter de rug heeft, merkt Deprez. “Het is één ding om een rapport op te stellen, maar de processen die daarvoor nodig zijn – zoals het verzamelen, samenbrengen en verwerken van de juiste data – vragen veel tijd en middelen. Bovendien is het opzetten van goede controlesystemen cruciaal om ervoor te zorgen dat het rapport voldoet aan de eisen van de externe auditor. En dat realiseren veel bedrijven zich nu pas.”
Hoeveel tijd? Dat hangt van het bedrijf af en de ingezette middelen, vult Loopuyt aan. “Voor een relatief klein bedrijf moet je rekenen op een doorlooptijd van minstens 3 à 4 maanden, bij grotere bedrijven met verschillende activiteiten kan het opstellen van de dubbele materialiteitsanalyse, een gap-assessment, het aanpassen van processen, rapporteren volgens de juiste taxonomie en het opzetten van interne controlesystemen, tot een jaar duren. Het volledige proces vraagt tijd en inspanningen: je kunt het zien als het opzetten van een tweede boekhoudsysteem, alleen gaat het deze keer over niet-financiële informatie (gebaseerd op ESG) in plaats van financiële informatie.”
“Voor een relatief klein bedrijf neemt het minstens 3 à 4 maanden in beslag, bij grotere bedrijven kan het tot een jaar duren om de dubbele materialiteitsanalyse, gap-assessment, procesaanpassingen en controlesystemen op te zetten.”
Het duo ziet voor de bedrijven die ermee aan de slag gaan drie grote uitdagingen. Het begrijpen van wat je moet rapporteren aan de hand van de dubbele materialiteitsanalyse, het verzamelen van de nodige data en de coördinatie en samenwerking die nodig is om dat alles tot een goed einde te brengen.
Uitdaging 1: wat moet je rapporteren?
De eerste stap is begrijpen waar het over gaat. Deprez: “Vergeet het rapport, maar probeer eerst echt te begrijpen wat de CSRD voorschrijft en wat de verschillende stappen zijn. Wat is belangrijk? Wat is het doel? Kunnen we het zelf, ja of nee? En dan kan je beginnen. Het is als een walvis opeten. Hoe doe je dat? Stukje voor stukje, want dat kan simpelweg niet in één keer. Hetzelfde geldt voor de CSRD-vereisten. Er zijn verschillende stappen die je moet zetten, en ze volgen allemaal op elkaar.”
Het is dus geen kwestie van meteen data te beginnen verzamelen, je moet namelijk eerst bepalen welke data je nodig hebt. Want niet elk bedrijf rapporteert over dezelfde onderwerpen, legt Deprez uit. “Als je een bedrijf hebt dat met zware metalen werkt, zal je verslag er anders uitzien dan bij een interimkantoor. Bij het maken van de dubbele materialiteitsanalyse bepaal je wat voor jouw onderneming van belang is op financieel vlak, en op het vlak van de impact die je hebt. Het resultaat daarvan is een set data points waarover je moet rapporteren, die afgestemd is op je activiteiten.”
“Het is als een walvis opeten. Hoe doe je dat? Stukje voor stukje, want dat kan simpelweg niet in één keer.”
Dat is meteen ook de stap waarvoor de meeste bedrijven beroep doen op een externe partij, zegt hij. “In het begin is het van belang dat je het juiste kader vaststelt, zodat je kunt focussen op wat er effectief gerapporteerd moet worden. Een bredere scope dan wat verplicht is, leidt tot extra inspanningen, terwijl het missen van verplichte rapportages kan leiden tot problemen met de externe auditor of bepaalde stakeholders.” Want, vult Loopuyt aan, loopt het daar mis, dan kan het zijn dat je terug naar start wordt gestuurd. “Wanneer bedrijven de dubbele materialiteitsanalyse en gap-analyse zelf willen uitvoeren, kunnen wij hen ondersteunen met een ‘readiness assessment’ om te verifiëren of hun werk voldoet aan de normen van de externe auditor. Vaak zien we verbeterpunten die extra tijd vragen om de oorspronkelijke analyse aan te passen.”
Uitdaging 2: waar zit de data?
Een tweede struikelblok is het verzamelen van de juiste data in het juiste format, gaat Loopuyt verder. “Want zelfs als je denkt dat je de nodige data hebt, is die waarschijnlijk niet op één plek te vinden, of is ze niet in de juiste vorm beschikbaar. Zo weten de meeste bedrijven bijvoorbeeld wel hoeveel elektriciteit ze verbruiken, maar vraagt de CSRD specifiek om een opsplitsing tussen het verbruik van hernieuwbare bronnen en niet-hernieuwbare energie. Dat is een onderscheid dat vaak nog geanalyseerd moet worden en dat vele bedrijven niet altijd meteen bij de hand hebben.”
“Zelfs als je denkt dat je de nodige data hebt, is die waarschijnlijk niet op één plek te vinden, of is ze niet in de juiste vorm beschikbaar. Zo weten de meeste bedrijven bijvoorbeeld wel hoeveel elektriciteit ze verbruiken, maar vraagt de CSRD specifiek om een opsplitsing tussen het verbruik van hernieuwbare en niet-hernieuwbare energie.”
Deprez: “Data die binnen het bedrijf zit, maar niet in het juiste formaat is dus één ding, maar er zijn ook veel gegevens die van externe partijen moeten komen. Er zijn partijen waar je die data makkelijk kan opvragen, maar er zijn ook nog veel ondernemingen die die gewoonte nog niet hebben. Denk maar aan logistieke dienstverleners, bijvoorbeeld. We hebben onlangs een project gehad waarbij we het percentage gerecycleerd plastic in de productie van een nieuwe plastic fles moesten achterhalen. Dat is niet eenvoudig.”
Uitdaging 3: project management
Omdat de data die je nodig hebt, verspreid zit over de hele onderneming (en daarbuiten), is het noodzakelijk om vlot samen te werken. Je uitstoot doorgeven bijvoorbeeld: dat betekent dat je cijfers nodig hebt van de hele supply chain, de logistiek en operations, finance maar ook van HR. Zo kan het bijvoorbeeld nodig zijn om het elektriciteits-, diesel- en benzineverbruik van bedrijfswagens te rapporteren, wat typische informatie is waar HR bij betrokken is. Het grote struikelblok hier is dat je afhankelijk bent van de goodwill, de beschikbare resources en tijd van andere departementen. En, halen de experts aan, dat nog niet iedereen het belang van de rapportering inziet.
Om het proces vlotter te doen verlopen, moet de urgentie van de ESG-inspanningen dus nog verder doordringen binnen de organisatie, maar daar is nog werk aan de winkel. En dat werk zou kunnen beginnen bij de verloning van de CEO, aldus Loopuyt. Volgens een artikel in De Tijd neemt amper 8% van de Belgische bedrijven de verlaging van uitstoot op in de bepaling van de bonus van CEO’s, tegenover 33% van de Europese bedrijven. De uitwerking van een milieustrategie speelt maar bij 6% van de Belgische bedrijven mee, terwijl dat bij Europese bedrijven op 26% ligt. “Als bedrijven en raden van bestuur de verloning van hun CEO meer zouden laten afhangen van ESG-inspanningen - wat moet gebeuren, want het wordt steeds belangrijker - komt de nadruk ook meer daarop te liggen. Op die manier sijpelt het ook door in de rest van de organisatie, waardoor er betere processen opgezet kunnen worden voor rapportage.”
“Als bedrijven en raden van bestuur de verloning van hun CEO meer zouden laten afhangen van ESG-inspanningen komt de nadruk ook meer daarop te liggen. Op die manier sijpelt het ook door in de rest van de organisatie, waardoor er betere processen opgezet kunnen worden voor rapportage.”
Op die manier zou de CEO dus meer geneigd zijn de prioriteiten te herzien, maar de eindverantwoordelijkheid voor de nieuwe rapportage, die zal meestal voor de CFO zijn, voorspelt het duo. “Want net als de financiële rapportage zal ook CSRD door de auditor onder de loep genomen worden,” legt Deprez uit. “Een CFO kent de processen, weet hoe dat in z’n werk gaat en hoe zo’n rapport onderbouwd moet worden.”
Het grote verschil is dat die CFO vandaag verantwoordelijk is voor strikt financiële processen, terwijl daar nu een laag niet-financiële informatie bij komt. Een logische evolutie, vindt Loopuyt. “Op lange termijn is het de bedoeling om bedrijven aan te zetten hun financiële doelen te combineren met het beperken van de impact om de omgeving. Dat zijn tegenstrijdige doelen: je wil winst maken en je hebt aandeelhouders om rekening mee te houden, maar terwijl je dat doet, moet je ook in de gaten houden of de negatieve impact die je daarmee hebt niet te groot is. Het is niet meer dan logisch om de CFO daarbij te betrekken.”
De gevolgen
De richtlijnen zijn er, de Europese kaders zijn omgezet naar Belgische wetgeving, kortom: er is geen weg terug. Maar wat zijn de gevolgen voor ondernemingen die niet voldoen aan de eisen? Die gaan verder dan alleen wat van hogerhand wordt opgelegd, zegt Loopuyt. “Op financieel vlak blijven de sancties vrij beperkt, maar het gaat meer om je reputatie. Wat als je klanten kwijtraakt?” Ook financiering komt dan in het gedrang, vult Deprez aan. “Aandeelhouders, stakeholders, financiële instellingen … ze beginnen allemaal meer rekening te houden met duurzame impact. Je zal bijvoorbeeld voordeligere leningen kunnen krijgen als je een duurzame aanpak kan aantonen. Het gaat dus niet alleen om dat rapport, het systeem is mee aan het veranderen.”
“De richtlijnen zijn er, de Europese kaders zijn omgezet naar Belgische wetgeving, kortom: er is geen weg terug. Maar wat zijn de gevolgen voor ondernemingen die niet voldoen? Het gaat vooral om je reputatie: wat als je klanten kwijtraakt?”
De toekomst
Het implementeren van de CSRD is uiteraard een hele boterham, maar er is ook goed nieuws, zeggen Loopuyt en Deprez. Want na deze intense opstart, zou het in de toekomst allemaal een pak vlotter moeten gaan. “Eens de processen en systemen opgezet zijn, wordt de jaarlijkse rapportage makkelijker,” besluit Deprez. “De dubbele materialiteitsanalyse moet elk jaar opnieuw beoordeeld worden, maar de kans is groot dat 95% van de data points waarover je moet rapporteren hetzelfde blijft. En dan is het gewoon nog een kwestie van de cijfers updaten.”
Bereid u voor op de uitdagingen van CSRD. Ontdek hier hoe de EY-experts uw organisatie kunnen ondersteunen.