“Veel ondernemingen volgen hun financiële cijfers één keer per kwartaal op. Dat lukt misschien in stabiele tijden, maar vandaag moet je dat elke dag doen”

Reginald Nobels, associate director EMAsphere

Met grondstofprijzen, loonkosten en energietarieven die op hol geslagen zijn, moeten ondernemingen kort op de bal spelen. Real-time financiële rapportage is een noodzaak geworden. Christophe Engels is eigenaar van familiebedrijf Engels, in 1945 begonnen met ramen en uitgegroeid tot een groep van zeventien bedrijven. Samen met Reginald Nobels, associate director van EMAsphere, vertelt hij hoe de financiële tool het kloppend hart is van de onderneming. “De boekhouding was een verplicht nummer, vandaag is het meer dan ooit een strategisch instrument. We volgen onze financiële cijfers niet elk kwartaal of elke maand op, maar elke dag. In onzekere tijden moet je razendsnel kunnen anticiperen.”

Christophe Engels runt samen met zijn twee broers het familiebedrijf, dat al sinds 1945 bestaat. “We zijn begonnen in een bijzonder woelige periode. In 2007 is mijn vader gestorven, twee jaar later is ook mijn grootvader gestopt met werken. (lacht) Hij was toen 88. Engels was geen wendbaar zeilbootje, het was een tanker. We hebben meteen een herstructurering moeten doorvoeren. Vandaag gaan de zaken uitstekend, we zijn na die woelige periode opnieuw fors gegroeid, hier werken vandaag 210 mensen. Dat was ons niet gelukt zonder een heel sterke focus op de cijfers.”

“Vanaf dag één hebben we heel veel aandacht besteed aan de boekhouding en de cijfers. Veel bedrijven hebben pas na elk kwartaal of zelfs na elk jaar zicht op hun resultaten. Ze weten in mei 2022 hoe ze gepresteerd hebben in 2021. Dat lukt misschien als alles goed gaat, maar die luxe hadden wij niet toen we het bedrijf overnamen. We konden ons geen nattevingerwerk veroorloven. Elke keuze en elke beslissing moest juist zijn, gebaseerd op betrouwbare data. We moesten onze cijfers op een rijtje hebben en van dichtbij opvolgen. Ook toen het Engels weer voor de wind ging, zijn we veel aandacht blijven besteden aan onze financiële cijfers. Daar doen we nu, in onzekere tijden, ons voordeel mee. Onze honger naar informatie is alleen maar groter geworden.”

“We zijn ondertussen uitgegroeid tot een groep van zeventien bedrijven. Dat gaat over ramen en deuren, over vastgoed, maar evengoed over audiomarketing en de productie van radioreclame. We hebben in EMAsphere een vaste rapporteringsstructuur opgezet voor alle bedrijven van de groep. Iedereen rapporteert op dezelfde manier, iedereen budgetteert op dezelfde manier, iedereen sluit de boekhouding af op dezelfde manier … We zijn overgestapt van een traditionele naar een analytische boekhouding. Dat kan in Excel, maar het is tijdrovend en je maakt sneller foutjes. Daarom zijn we voor de hele groep overgestapt op EMAsphere.”

Anticiperen op exploderende grondstofprijzen

Reginald Nobels, associate director bij EMAsphere, heeft dertig jaar ervaring in de bedrijfswereld. Hij heeft het belang van financiële rapportage enorm zien toenemen. “De boekhouding was voor veel ondernemingen vooral een verplicht nummer, iets dat ze moésten doen om in orde te zijn met allerlei verplichtingen. Vandaag is het meer dan ooit een strategisch instrument geworden. EMAsphere is meer dan zomaar een financiële tool. We weten hoe ondernemingen gerund worden en welke cijfers ze nodig hebben om de juiste strategische keuzes te maken. Klanten gebruiken ons platform niet op het einde van de maand of het kwartaal, maar wel elke dag om kort op de bal te spelen.”

“De real-time inzichten zijn voor ons de belangrijkste troef van EMAsphere”, bevestigt Engels. “Elke ochtend krijgen we automatische updates. We zien live wat de financiële impact is van de beslissingen die we nemen. In stabiele tijden is dat misschien niet nodig, maar vandaag verandert de situatie zo snel dat je voortdurend moet anticiperen.”

“De aluminiumprijzen swingen de pan uit. Om te anticiperen op grondstofprijzen die nog verder zouden stijgen, hebben we ervoor geopteerd om onze stock te verhogen. Maar tussen het moment waarop wij ons aluminium kopen en het moment waarop onze klanten hun ramen betalen, zitten gemakkelijk zes maanden. We moesten dus precies weten hoe het zat met onze liquiditeiten en onze cashflow. Konden we die grotere stock zelf voorfinancieren, of moesten we op zoek naar extra financiering? Ook andere factoren spelen een rol, zoals fors hogere loonkosten en energieprijzen. EMAsphere laat ons toe om al die kosten, en de inkomsten die er tegenover staan, in real-time op te volgen. Niet elke maand of elke week, maar continu.”

Vertrouwen geven aan medewerkers

Nobels hamert ook op het belang van een goede risico-analyse in deze volatiele en onzekere tijden. “Veel ondernemingen hebben geen helder zicht op hun grootste risico’s. Zeker in grote bedrijven met een complexe structuur zegt het totaalplaatje niet alles. Het kan dat de cijfers er goed uitzien, maar dat er op het niveau van één project, één product of één markt iets misloopt. Die risico’s onder de waterlijn moet je op tijd detecteren. Want op het moment dat ze aan de oppervlakte komen, is het vaak al te laat en hebben ze zich als een olievlek over heel het bedrijf verspreid. EMAsphere maakt rapportage en analyse mogelijk op het niveau van markten, producten, services, projecten … Je ziet in één oogopslag wat goed loopt en wat minder loopt, en je kan anticiperen.”

Bij Engels maken ze volop gebruik van die mogelijkheid, zegt Christophe Engels. “We zitten elke maand met elke business unit rond de tafel. Met de meest recente cijfers in de hand tonen we wat goed gaat, wat minder gaat en waar er nog ruimte voor verbetering is. Een grote troef van EMAsphere is dat we gemakkelijk zelf dashboards kunnen creëren. Zo krijgen we ook de mensen die veel minder diep in de financiële cijfers zitten mee in ons verhaal.”

“Ik merk dat die transparantie voor rust en vertrouwen zorgt bij onze medewerkers. Ze lezen natuurlijk ook kranten en ze kijken ook naar het nieuws, waar ze om de oren worden geslagen met onheilsberichten over stijgende prijzen en bedrijven die in de problemen geraken. Wij nemen hun vragen en twijfels proactief weg, door in alle openheid en op een laagdrempelige, overzichtelijke manier onze cijfers te delen. Als een werknemer zijn loon krijgt, moet hij nadenken hoe hij met dat geld het einde van de maand haalt en misschien nog wat overhoudt om te sparen. Wij tonen dat wij dat ook doen als bedrijf. We proberen voorspelbaarheid te creëren. Dat geeft vertrouwen.”