AdminPulse biedt antwoord op hoge werkdruk en medewerkerstekort in boekhoudkantoren: “Wij ondersteunen accountants in hun rol als adviserende partner

Door de digitalisering is de rol van de boekhouder de laatste jaren aanzienlijk veranderd. De accountant met stapels mappen en papieren heeft plaats gemaakt voor een proactieve partner die klanten bijstaat met inzichten en advies op maat. De all-in-one CRM-software van AdminPulse helpt boekhouders om die rol te vervullen en de persoonlijke begeleiding te bieden die klanten steeds meer verwachten. “Door bepaalde taken en processen te automatiseren, kunnen accountantskantoren meer klanten bedienen met evenveel medewerkers”, weet Bart De Keersmaeker, CTO bij het Belgische softwarebedrijf. “Maar het werk van de boekhouder zal nooit volledig kunnen overgenomen worden door technologie. De menselijke touch is belangrijker dan ooit.”

Accountantskantoren hebben al een tijdlang te kampen met een hoge werkdruk, als gevolg van de toenemende regelgeving en een lage instroom in het beroep (dat al vele jaren op de lijst van knelpuntberoepen staat). Uit een recente bevraging van het ITAA, het beroepsinstituut van accountants en belastingsadviseurs, en de dataleverancier Wolters Kluwer, blijkt dat accountants zich hierdoor steeds vaker genoodzaakt zien om nieuwe klanten te weigeren. Digitaliseren kan een deel van de oplossing vormen voor dit probleem.

Processen optimaliseren

Het digitaliseren en op die manier optimaliseren van processen biedt veel kansen voor accountantskantoren. “Het stelt hen in staat om meer klanten te bedienen met hetzelfde aantal medewerkers, wat uiteraard goed is voor de rendabiliteit van het kantoor. Bovendien verhoogt hierdoor de kwaliteit van de dienstverlening, wat dan weer leidt tot tevreden klanten én meer werkplezier en voldoening voor het personeel. Een win-win, dus.” Aan het woord is Bart De Keersmaeker, CTO bij AdminPulse. Het Belgische softwarebedrijf, met hoofdzetel in Bornem, biedt een oplossing waarmee boekhoudkantoren hun taken en processen kunnen standaardiseren, beheren en automatiseren. Dagelijks maken ruim 5.000 accountants en bedrijfsrevisoren in België, Nederland en Luxemburg gebruik van AdminPulse, dat in 2021 werd overgenomen door de Visma-groep.

Bart ging in 2018 aan de slag bij het toen pas opgerichte bedrijf. “Het was allemaal nog pril. Het product was net op de markt en de digitalisering was aan een opmars bezig”, herinnert hij zich. Op zes jaar tijd is er veel veranderd: automatisering is nu all over the place. Toch maken veel accountantskantoren nog steeds onvoldoende gebruik van de vele mogelijkheden die dit biedt, merkt De Keersmaeker. “Dat is jammer, want kantoren die de stap wel zetten halen er veel voordelen uit.”

Hart van het boekhoudkantoor

Die voordelen zijn niet van de minste. Kantoren die de digitalisering omarmen, kunnen meer klanten bedienen. Bovendien zijn die klanten meer tevreden door de persoonlijkere en proactieve service die ze krijgen, afgestemd op hun eigen behoeften en vragen. Met het all-in-one CRM-pakket van AdminPulse kunnen accountants die voordelen zelf ervaren. “Onze gebruiksvriendelijke software biedt verschillende functionaliteiten, waarvan kantoren volgens hun eigen noden kunnen gebruikmaken. Ze krijgen een 360° overzicht van de klanten en de taken die voor elke klant moeten uitgevoerd worden. Dankzij features als taak- en documentbeheer, uurregistratie, betalingsopvolging en kwaliteitscontrole behouden ze op elk moment het overzicht over de vele kantoordossiers”, licht De Keersmaeker toe. Dankzij de rapportages die AdminPulse mogelijk maakt, krijgen accountantskantoren inzicht in de tijdsbesteding per klant, medewerker en proces. Hiermee kunnen ze hun processen bijsturen en optimaliseren. Zo verhogen ze hun marge en besparen ze tijd, die kan gebruikt worden om meer toegevoegde waarde te creëren voor de klanten.

Dat het een open systeem is dat integreert met tal van andere softwarepakketten, beschouwt De Keersmaeker als een grote sterkte van Adminpulse. “Veel boekhoudkantoren gebruiken tegenwoordig meerdere systemen en platformen. Vandaag kunnen al een dertigtal softwarepakketten gekoppeld worden aan AdminPulse, en we breiden dat aantal voortdurend uit. Het echte verschil maken we door de kwaliteit van onze integraties, waarmee we de kantoren willen helpen om het bos door de bomen te blijven zien en het overzicht te bewaren. AdminPulse vormt als het ware het hart van het kantoor”, licht hij toe.

Evangeliseren

Slimmer en efficiënter werken, waardoor het accountantskantoor verder kan groeien terwijl het voldoet aan de wet- en regelgeving én vertrouwen uitstraalt naar de klanten. Dat lijkt als an offer you can’t refuse. Toch ziet de CTO nog veel kantoren die maar matig geïnteresseerd zijn in AdminPulse en de voordelen die de software hen kan bieden. “Alles hangt af van de mindset van het kantoor, onderstreept hij. “Het vraagt een totaal andere manier van werken, en dat ligt voor velen blijkbaar moeilijk. We krijgen nog vaak te horen: ‘het gaat goed op de huidige manier dus laat ons zo maar verder doen’ of ‘we hebben geen tijd voor die transitie wegens de drukte en het tekort aan medewerkers’. We hebben dus nog veel te evangeliseren. We doen veel inspanningen om de voordelen van digitaliseren en automatiseren toe te lichten in verkoopgesprekken. We organiseren ook geregeld webinars en events, soms in samenwerking met onze integratiepartners.”

Adviserende partner

De rol van de accountant is de laatste jaren ingrijpend veranderd. Doordat veel taken nu digitaal gebeuren, heeft hij meer tijd om mee te denken met klanten en hen te begeleiden met inzichten en oplossingen. “De boekhouder met stapels mappen en papieren heeft plaats gemaakt voor een proactieve, adviserende partner. Door repetitieve taken en processen te optimaliseren past AdminPulse past perfect binnen deze evolutie. Onze oplossing, die workflows automatiseert waar het kan, stelt boekhouders in staat om die gewijzigde rol te vervullen.”

Wat brengt de toekomst, willen we graag nog weten van De Keersmaeker. Zal AI voor grote omwentelingen zorgen in de boekhoudsector? “Artificiële intelligentie komt er sowieso aan en het zal veel veranderen, zoals overal. Daar kunnen we niet omheen. Maar gezien het prijskaartje zijn het voorlopig vooral de grote boekhoudkantoren die erop inzetten. Voor de kleinere kantoren verwacht ik in de eerste plaats een impact van de e-invoicing (verplicht voor alle belastingplichtige ondernemingen vanaf januari 2026, nvdr). Ik denk dat die verplichting ‘tragere’ kantoren wakker zal schudden om de digitale switch te maken.”

Schat aan data

Dat technologie en robots de job van de boekhouder op termijn volledig zullen overnemen, zal volgens De Keersmaeker science fiction blijven. “Door de digitalisering wordt het menselijke aspect van de accountant net extra belangrijk. Persoonlijk advies en betrokkenheid behoren stilaan tot het standaard verwachtingspatroon van klanten. Daar spelen wij met AdminPulse op in. Elk touchpoint met de klant wordt bijgehouden in de applicatie, van mails en telefoongesprekken tot de persoonlijke voorkeuren van de klant. Zo ontstaat een schat aan data waarmee de boekhouder persoonlijke service kan bieden.” Bovendien zijn alle medewerkers door deze manier van werken altijd van alles op de hoogte, wat handig is wanneer er eens een collega afwezig is of weggaat uit het kantoor.

Parallel met de evoluerende rol van de boekhouder verwacht De Keersmaeker dat kantoren hun prijsmodel zullen moeten aanpassen. Het ‘uurtje-factuurtje’-principe strookt volgens hem niet meer met de werkwijze van vandaag. “Steeds meer kantoren werken met een soort abonnementsformule, waarbij klanten een vast maandelijks bedrag betalen voor de dienstverlening, inclusief een vooraf bepaald aantal contactmomenten. Hoeveel uur je effectief werkt, is minder relevant. De kwaliteit van de dienstverlening en de persoonlijke aanpak: dat telt.”

Sterk om te groeien

AdminPulse is actief in België en Luxemburg en sinds de overname door de Visma-groep in 2021 ook in Nederland. “Het is onze ambitie om verder uit te breiden naar andere landen, al brengt dat de nodige uitdagingen met zich mee. De wet- en regelgeving verschilt per regio, wat betekent dat we onze software daaraan moeten aanpassen”, legt De Keersmaeker uit. Hij geeft toe dat de overname door Visma hem oorspronkelijk wat angst inboezemde. “Ik was bang om ‘opgeslorpt’ te worden door die grote groep. Maar het tegendeel is waar. We behouden onze eigen identiteit en mogen onze ambities zelf bepalen. Ze pushen ons niet in een bepaalde richting.”

Doordat ze een beroep kunnen doen op de kennis en expertise van de Visma-bedrijven, beschikken De Keersmaeker en het team van AdminPulse bovendien over een groot klankbord. “Zit je met een vraag of een probleem, dan kan je gaan luisteren bij de andere bedrijven hoe zij het aanpakken en als het ware gaan ‘shoppen’ bij mensen met specifieke kennis, van zeer technisch tot zeer commercieel. Dat maakt ons sterk om verder te groeien. Visma heeft ons bijvoorbeeld geholpen bij onze recente rebranding. Die is heel geslaagd, vind ik. Een moderne, frisse look kan helpen om het duffe imago dat de boekhoudsector toch nog altijd heeft van ons af te schudden”, klinkt het.

Dezelfde richting

Net als de boekhoudsector is ook AdminPulse sterk geëvolueerd de voorbije jaren. De Keersmaeker: “In het begin richtten we ons op kleine accountantskantoren, om na een drietal jaar een versnelling hoger te schakelen naar kantoren van meer dan 20 medewerkers. Vandaag bedienen we ook kantoren met meer dan 100 werknemers.” Zelf beschikt AdminPulse over een team van 30 medewerkers, waarvan vier in Nederland. Het Belgische hoofdkantoor is gelegen in Bornem, maar niemand is verplicht om naar kantoor te komen. “We werken fully remote en dat werkt perfect. Onze mensen krijgen veel vrijheid en autonomie en ik hoor van hen dat ze deze manier van werken appreciëren”, licht De Keersmaeker toe. “We organiseren elke maand een meetup om te sparren met elkaar en de teamcohesie te bevorderen. Want uiteraard is het belangrijk dat je elkaar af en toe in levenden lijve ziet.”

Naast zelfstandigheid is entrepreneurship een belangrijk onderdeel van de bedrijfscultuur van AdminPulse. “Iedereen mag voorstellen en ideeën lanceren; ze worden altijd in overweging genomen als ze binnen onze strategie passen. We hebben een vlakke hiërarchie, waardoor er geen goedkeuringsflow van maanden nodig is om concrete acties te ondernemen. Op die manier werken we samen naar één doel toe: oplossingen creëren om het werk van de boekhouder te optimaliseren en aangenamer te maken. Als je allemaal dezelfde richting uit gaat, maakt het volgens mij niet uit waar je werkt”, besluit hij.