Technologie en software zijn essentieel voor kleine ondernemingen. Alle regelgeving en complexe processen maken future proof bedrijfssoftware onmisbaar. Automatisering op de juiste manier opbouwen is cruciaal - en daarin speelt de accountant een cruciale rol, zegt Bart Schockaert, Growth Director bij Yuki, het boekhoudplatform voor accountants en ondernemers.
“Veel ondernemers zijn nog niet op niveau als het aankomt op automatisering”, zegt Schockaert. “Daardoor missen ze opportuniteiten. Of ze verliezen tijd met taken die software in een wip uitvoert. Maar ook adviesverlenende ondernemers zoals accountants kunnen niet zonder technologie. Om relevant te blijven in hun sector en om op elk moment ondersteuning op maat te kunnen bieden.”
Processen overboord gooien
Voor ondernemers die nieuwe technologie willen implementeren, zijn er een paar valkuilen. “Ondernemers kijken vaak eerst naar de technische specificaties van software, terwijl je eerst moet bepalen welke bedrijfsprocessen je wil verbeteren”, analyseert Schockaert. “Zaakvoerders gaan bovendien te vaak af op advies van medeondernemers. Relevant voor hun eigen activiteit is dat niet per se. Door foute keuzes ga je software suboptimaal gebruiken. Je moet dus goed weten wat je waarvoor nodig hebt. Vaak willen ondernemers ook alles in één keer uitrollen, maar het is beter om stap voor stap te werken.”
De grootste fout voor ondernemers die digitaal willen schakelen, is dat ze zich vastklampen aan processen die voor hen altijd gewerkt hebben, zegt Schockaert. “In hun workflow zijn ze een bepaalde manier van handelen gewend. Een eigen manier van werken in pakweg facturatie, matcht zelden met de standaardisering van bepaalde functies. Ondernemers nemen dus beter alle processen onder de loep. Dat kan gaan over finance, HR, marketing… Op zich zijn ERP, CRM, voorraad- of prospectbeheer vrij eenvoudig te benaderen, op voorwaarde dat je bepaalde gewoontes laat vallen.”
Ondernemers kijken vaak eerst naar de technische specificaties van software, terwijl je eerst moet bepalen welke bedrijfsprocessen je wil verbeteren.
Nieuwe generatie accountancy software
Een positieve trend is dat accountants inzien dat samenwerken mét – en niet enkel werken vóór - de ondernemer de toekomst is. Schockaert: “Nieuwe software speelt daar slim op in. De paradox is dat hoe meer we uniformiseren via software, hoe groter het belang wordt van het menselijke aspect. Processen als factuurverwerking en btw- of vennootschapsaangifte kan je sowieso automatiseren, maar persoonlijk contact is nu het onderscheidende vermogen van wat je met software kan bereiken. De klant-ondernemer krijgt toegang tot de accountancy software. Communicatie wordt niet meer opgesplitst per type software of dienstverlening, want toepassingen worden compatibel.”
Erg vaak neemt de accountant de ondernemer daarin mee. Schockaert: “Meestal vanuit een eigen efficiëntiewens. De ondernemer wordt dan geprikkeld en neemt ook andere flows onder de loep. Daarin kan de accountant opnieuw de lead nemen.”
Change management via Yuki
Het boekhoudplatform voor accountants en ondernemers Yuki richt zich op KMO’s. Is de ondernemer mee met het softwareconcept rond directe, persoonlijke interactie, dan is Yuki daar de beste tool voor, benadrukt Schockaert. “We zetten sterk in op change management, waarbij de accountants ervoor open staan om de relatie met de klant nauwer te maken. Enkel contact opnemen tijdens kwartaaleindes gaat eruit.”
Accountants leren anticiperen en nemen een meer adviserende rol op. Niet door zelf proactief advies te geven, wel door de ondernemer te triggeren om vragen te stellen. Dat leidt naar mogelijke adviezen die de accountant anders niet had gegeven, of vragen de die klant nooit had gesteld.
Yuki zet in op communicatie en neemt de accountant mee in het runnen van een digitaal kantoor. De software geeft stap voor stap instructies. De accountant fungeert als filter tussen de ondernemer en Yuki. Een chatfunctie faciliteert rechtstreeks contact met de ondernemer. Schockaert: “Het doel is interne excellentie. Het proces volledig stroomlijnen en efficiënter maken. Accountants leren anticiperen en nemen een meer adviserende rol op. Niet door zelf proactief advies te geven, wel door de ondernemer te triggeren om vragen te stellen. Dat leidt naar mogelijke adviezen die de accountant anders niet had gegeven, of vragen de die klant nooit had gesteld.”
E-facturatie wordt de doorbraak
Accountants hebben koudwatervrees om klanten te vragen om digitaal facturen aan te leveren. Toch wordt vanaf januari 2026 e-facturatie verplicht. “We willen alle klanten mee met Peppol e-invoicing”, zegt Schockaert. “Daarbij is vrijheid in de softwarekeuze belangrijk. Lucy is de juiste oplossing: het zet je op weg naar een boekhoudsysteem zonder boekingsscherm. Enkel een controlescherm geeft de output van de procesautomatisatie weer.”
Dat de engine van Yuki AI-gedreven is op basis van Visma-software is daarbij een groot voordeel. Yuki maakt sinds 2020 als eerste Belgische accountancy platform deel uit van de Noorse Visma-groep. Daarna volgden Silverfin en Admisol, net als de bedrijfssoftware van Teamleader en AdminPulse. “Voor nieuwe Visma-technologie zitten we aan de bron. Kennisdeling is een enorme troef van Visma. De volledige verwerking op basis van herkenning OCR (Optical Character Recognition) is nu AI-gedreven. We maken snelheid in standaardisering, ook op portaalniveau. E-invoicing - dat in Noorwegen al veel langer bestaat - zal daarbij verder zorgen voor verdere boekhoudkundige efficiëntiewinst. Voor Peppol-facturen is OCR overbodig om gegevens te herkennen zoals leverancier, bedrag, BTW en vervaldatum. Voor andere facturen helpt OCR om de data om te zetten naar een gestructureerd formaat dat Yuki kan verwerken.”
Het enorme Visma-netwerk
Op het vlak van security is Visma bovendien ongezien. “In fintech kan geen concurrent daaraan tippen”, zegt Schockaert. “De schaalgrootte van Visma is ook interessant voor Yuki om nieuwe mensen aan te trekken. Die vinden het grote netwerk aan softwarebedrijven in de groep erg aantrekkelijk. Het is de bedoeling dat kennis die opgebouwd wordt binnen Visma-bedrijven gemeenschappelijk benut wordt. Een groot voordeel is de connectiviteit, de openheid. Eén plus één is drie binnen Visma. De eindgebruiker wordt er beter van, want het creëert een betere user experience en interactie.”
Bovendien behoud je als bedrijf binnen Visma je eigenheid. “Precies wat we bij Yuki willen voor onze accountantskantoren: ze kunnen hun unieke identiteit bewaren en een persoonlijke band met klanten creëren. Ook wanneer ze allemaal dezelfde software gebruiken. Bij Yuki staat de accountant daarbij centraal. Als enige aanbieder van boekhoudsoftware zorgen we dat ondernemers altijd via een accountant klant worden. Toch staan we daarbij open voor rechtstreekse communicatie met de eindgebruiker. Het sterke partnerschap van Yuki met accountantskantoren combineert expertise en persoonlijk maatwerk, mét de krachtigste software voor de ondernemer als backbone.”
